Общие требования к тексту документов

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приво­димых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности информации, фиксируемой в документе, максималь­ной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Тексты документов могут содержать одну часть: приказы – распорядитель­ную без констатирующей части; письма – просьбы без пояснения; справки, докладные записки – констатацию фактов без пояснения.

4.3. Лингвистические особенности текстов
служебных документов

Служебные документы отличает нейтральный тон. Пере­писка ведется от третьего лица, единственного или множест­венного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или на­правляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распоря­дительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни­тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего ли­ца единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, поста­новили), а запись выступлений ведется от третьего лица единст­венного числа (Иванов возражает... и предлагает).

Для лучшего восприятия документа его текст делится на аб­зацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обыч­но абзац содержит не более двух-трех предложений. С абза­ца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подраз­делы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92. Номер каждой части включает номера соответ­ствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраз­дела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделя­ются точками, но в конце номера точка не ставится. Например:1.2.1,1.2.2, 2.9.1 и т.д.

Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке. Оно должно точно характеризовать объект, не допускать возможности двоякого или неопределенного толкования или мно­гозначности.

При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически ней­тральным единицам.

Например: из двух форм – “надо” и “необходимо”, предпочтение следует отдать второму варианту, поскольку первый вариант имеет разговорный от­тенок.

Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обо­роты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу.

Например: вместо “ настоящим предлагается...” следует писать “ предлагаем...”; вместо “ настоящий акт составлен...” – “ акт составлен...”; вместо “ упомянутое на 3 л....” – “ на 3 л …”; вместо “ при сем направляем...” – “ направляем...”.

Следует избегать в тексте документов неологизмов (новых слов или оборо­тов), неоправданно дублирующих общепринятые наименования.

Например: “приемка”– прием;

Подобные образования не отвечают требованиям языковой нормы.

В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а упо­требление его в данном тексте необходимо, требуется дать его объяснение в скобках.

Употребление профессионализмов, т.е. слов, свойственных людям какой-ли­бо профессии, должно быть ограничено.

Например: “стендист” (человек, оформляющий стенды), “дневник” (студент дневного отделения).

Следует избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).

Например: “свободная вакансия”.

В документах употребляются только общепринятые сокращения.

Сокращённые наименования предприятий, учреждений, организаций употреб­ляются в соответствии с правовым актом, согласно которому действует учреждение.

Слова в предложении должны подбираться и учетом их смысловой сочетаемости, большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Например: приказ – издается, должностные оклады –устанавливаются, контроль – возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор – объявляется, пори­цание – выносится.

Сложные предложения чаще употребляются в констатирующей части рас­порядительных документов, в вводной части писем, докладных, объяснительных записок, актах, протоколах, инструкциях и других сложных документах. Из слож­ных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения, от­ражающие характерную для управленческой ситуации последовательность иерархи­чески связанных фактов. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом.

Например: “В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...”.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконичность текста.

Например: “Направляем для сведения Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06. 02. 2002 г.)...”.

Причастный оборот может следовать за определяемым словом (“ тема, выпол­ненная институтом ”) или предшествовать ему (“ выполненная институтом тема ”). Наиболее нейтральным является расположение причастного оборота после определяе­мого слова (первый пример).

Место деепричастного оборота в предложении относительно свободное. В зависимости от синтаксической функции и смыслового значения он может предшест­вовать сказуемому или следовать за ним.

Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Например:

“Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели” (неверно);

“Сле­дует - четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для достижения цели” (верно).

Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными.

Например: “после установления”, “согласно до­говоренности”, “по окончании”, “в соответствии с указанием...”, “в связи с расши­рением...”.

При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации.

В документах наиболее распространенными являются односоставные предложе­ния со сказуемым в качестве главного члена, с которого, как правило, предложение начинается.

Например: “Просим выслать технический проект на разработку энергобло­ка”.

В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов, т.е. подлежа­щее предшествует сказуемому.

Например: “Органы Госнадзора проверяют качество изготовленного теплоэнергетического оборудования”.

Для текстов документов характерно также преобладание пассивных (страдательных) конструкций над активными (дейст­вительными).

Например: “Институтом разработан проект”, а не “Институт разработал проект”.

В текстах сложных документов (инструкциях, положениях и др.) широко используется параллелизм языковых выражений.

Например: “ Основными задачами института являются: осуществление исследова­ний..., подготовка рекомендаций..., прогнозирование развития..., изучение достиже­ний... и т. д. ”.

В этих случаях действие обычно передается отглагольным существительным.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых оборотов следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в дедовой речи, для которой ха­рактерно широкое употребление отглагольных существительных (“ внедрение ”, “ раз­витие ”), глагольно-именных сочетаний (“ оказать поддержку ”, “ проявить заботу ”), отыменных предлогов (“ на основании ”, “ в соответствии ”, “ в целях ”), сложных союзов (“ вследствие того, что ”, “ в связи с тем, что ”).