Какие существуют характеристики документа?

характеристики каждого документа:

• система документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.);

• форма документа (для документов ручного заполнения – форма бланка, для машинного документа – экранная форма, машинограмма);

• реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе;

• характеристики объема информации документа (количество экземпляров документа, документострок или символов за фиксированный интервал времени – год,месяц).
• схема документооборота, которая отражает состав и последовательность выполнения управленческих процедур.

Каким образом производится кодирование полученной документации?

Для того, чтобы стало возможно проведение комплексного информационного анализа необходимо провести кодирование полученной документации. Для этого разработан метод кодирования, позволяющий в дальнейшем проводить анализ по различным критериям.

Кодированию подлежат:

- задачи и функции структурных элементов;

- предприятия/отделы/сектора/рабочие места в которые входит и исходит информация;

- тип документа;

- направление передачи (входящий, исходящий, внутренний);

- характеристики его использования (время оперативного использования, срок хранения).

Пример кодирования

Кодирование производилось следующим образом:

Название поля Пример кода

Функциональная принадлежность документа

УК02 УК – код задачи (управление кадрами)

02 – код функции (Подготовка приказов по личному составу)