Складання тексту міжнародної телеграми

Міжнародна телеграма може бути написана відправником ла­тинськими літерами будь-якою мовою.

Для міжнародних телеграм встановлено спеціальні бланки. У текстах цих телеграм застосовуються такі ж розділові знаки, як і для внутрішніх. Римські цифри у телеграмах не використовуються, а при потребі передаються арабськими цифрами.

Адреса в міжнародній телеграмі подається відправником у та­кій послідовності:

• позначка про категорію або вид телеграми;

• найменування адресата (у називному відмінку);

• місце проживання адресата (вулиця, бульвар тощо, номер будинку, номер квартири);

• найменування пункту й країни призначення. В одній міжнародній телеграмі не повинно бути більше чоти­рьохсот слів.

Телефонограма. Радіограма

Телефонограма — це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записуєть­ся). Це найпростіша й найшвидша форма передання службових документів.

Телефонограми мають такі реквізити:

1. Назва документа — заголовок.

2. Номер і дата телефонограми. Слово «Телефонограма», її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата теле­фонограми — дата її передання.

3. Назва організації і службової особи —відправника теле­фонограми.

4. Назва організації і службової особи — одержувача (кому).

5. Текст телефонограми (стислий, як і текст телеграми, не біль­ше 50 слів).

6. Підпис службової особи — керівника організації або йогозаступника.

7. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, іні­ціали, прізвище того, хто передає і хто приймає.

У багатьох установах використовують спеціальні бланки, на яких нотуються телефонограми.

Радіограма —це повідомлення, передане по радіо.

Факси

Факс — це узагальнена назва різноманітних за змістом до­кументів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Факс — це ксерокопія документа, що передається до орга­нізації..

Реквізити факсу такі:

1. Назва документа.

2. Дата.

3. Назва адресанта, установи, яка передає факс.

4. Прізвище, посада особи, що підписала документ.

5. Назва адресата, організації та службової особи —одержувача факсу.

6. Тема.

7. Текст.

8. Кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження про те, -що адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі:

1. Назва (код) фірми-одержувача.

2. Номер телефаксу.

3. Дата.

4. Кількість одержаних сторінок (р).

5. Результат — у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляється «Ок»; якщо були помилки, то вка­зуються сторінки, на яких сталися перебої.