Контроль и регулирование проекта

Все основные элементы проекта должны контролироваться руководством, которое должно определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, проводить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Основные принципы построения эффективной системы контроля

включают:

• наличие четких планов:

• наличие ясной системы отчетности;

• наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций;

• наличие эффективной системы реагирования.

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. В ряде случаев может потребоваться пересмотр плана.

В процессе контроля можно выделить три основных шага:

• отслеживание фактического состояния работ – сбор и документирование фактических данных;

• анализ результатов и измерение прогресса – оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными;

• корректирующие действия – планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом или минимизацию несоответствий,

Отслеживание фактического выполнения работ

Первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фактическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и исходя из текущего состояния делать оценки параметров выполнения будущих работ. Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.

Существует два основных метода контроля фактического выполнения: простой контроль и детальный контроль.

Метод простого контроля также называют методом «0-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных задач (существуют только две степени завершенности задачи: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат.

Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения задачи (например, завершенность детальной задачи на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели задачи достигнуты наполовину). Данный метод более сложен, поскольку требует от менеджера оценки процента завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения.

Используя один из этих методов, менеджер может разработать интегрированную систему контроля, которая сосредоточивает внимание на степени завершенности работ, а не только на временных и объемных параметрах проекта и удовлетворяет критериям обоснования финансирования.

Измерение прогресса и анализ результатов

Собранные данные используются для расчета прогресса выполнения работ проекта по показателям:

• время;

• стоимость;

• качество;

• организация проекта;

• содержание работ.

С момента начала реализации проекта задача оценки фактических параметров работ и сравнения их с запланированными становится основной обязанностью менеджера. Фиксация исходного плана необходима для отслеживания процесса его выполнения и выявления будущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующими руководящими органами и документально оформлены до начала работ.

После получения первого же отчета с фактическими данными получается два графика работ: исходный график и текущий график, включающий влияние последних фактических данных. Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов.

Используются следующие методы и направления анализа и контроля:

• предсказание сроков окончания работ;

• выполненное и потраченное время;

• пересмотр оценок длительности работ;

• определение причин задержек;

• оценка стоимости выполнения и прогноз стоимости проекта.

Данные подходы позволяют получить более точную картину состояния дел по проекту и предоставить ее высшему руководству и заказчику.

Корректирующие действия

Определив отклонения проекта от плана, менеджер должен предпринять соответствующие действия. Чем раньше корректирующие действия предприняты, тем лучше. Действия по восстановлению контроля над проектом рекомендуется также тщательно планировать.

Существуют пять основных возможных направлений действий в случае отклонения проекта от плана:

• найти альтернативное решение;

• произвести пересмотр стоимости;

• осуществить пересмотр сроков;

• пересмотреть содержание работ;

• принять решение о прекращении проекта.