Использовать клавишу Ins для переключения режимов вставки и замены. Введение

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ. 4

1. Ввод текста. 5

2. Редактирование текста. 8

3. Рецензирование документа. 11

Практическая работа 1. 12

4. Форматирование знаков и абзацев. 14

Практическая работа 2. 24

Форматирование знаков и абзацев. 24

5. Страничные форматы.. 25

Практическая работа 3. 34

6. Работа в режиме структуры.. 36

7. Использование главных документов. 38

Практическая работа 4. 39

8. Таблицы.. 40

Практическая работа 5. 48

9. Графическое оформление документов Microsoft Word. 51

Практическая работа 6. 59

10. Функция слияния. 63

Практическая работа 7. 66

11. Использование форм.. 67

Практическая работа 8. 69

12. Разработка макрокоманд. 71

Практическая работа 9. 73

ВВЕДЕНИЕ

В Microsoft Word 2007 используется контекстно-зависимая ленточная система.

Под строкой заголовка окна программы располагается строка с названиями вкладок. При выборе вкладки разворачивается лента команд данной вкладки. Каждая команда представлена пиктограммой и названием. Команды объединены в группы. Названия групп отображаются внизу ленты. Если установить указатель мыши на пиктограмме или названии команды, появится всплывающая подсказка с комментарием и указанием «быстрых» клавиш для обращения к команде.

При выделении объектов, созданных с помощью команд вкладки Вставка (таких как таблицы, рисунки, диаграммы) появляются дополнительные ленточные вкладки, содержащие команды для работы с этими объектами.

Доступ к ленте команд с помощью клавиатуры. При нажатии клавиши Alt (удерживать её не надо) рядом с названиями вкладок появляются буквы-указатели в рамочках. После нажатия на клавиши с буквами-указателями открывается соответствующая вкладка, причем рядом с каждой командой также выводятся буквы-указатели для доступа к команде.

Кроме того, после нажатия клавиши Alt можно использовать клавиши со стрелками вправо и влево для перемещения по названиям вкладок. Когда нужная вкладка будет выделена, надо нажать клавишу со стрелкой вниз, после чего можно будет перемещаться по командам данной вкладки с помощью клавиш со стрелками.

Контекстные меню содержат команды, которые могут быть выполнены в данный момент с выделенным объектом. Открываются щелчком по объекту правой кнопкой мыши. Кроме списка команд контекстного меню выводится мини-панель инструментов, содержащая наиболее часто используемые команды вкладки Главная (если эти команды могут быть выполнены в данный момент).

Панель быстрого доступа содержит кнопки для доступа к наиболее часто используемым командам. Располагается в левой части строки заголовка. По умолчанию на панели быстрого доступа содержатся три команды: Сохранить, Отменить и Вернуть. Но можно добавить и другие команды, щелкнув по кнопке со стрелкой справа от панели.

В левом углу строки заголовка располагается кнопка Office, открывающая доступ к командам для операций с документами, таких как открытие, создание, сохранение, печать, закрытие и др. Здесь же список последних по времени открытия документов, а также кнопки для открытия окна параметров работы с Word и выхода из Word.

1. Ввод текста

Окно Word

По верхнему и левому краям рабочей области экрана Word проходят горизонтальная и вертикальная линейки. Области линеек, закрашенные серым цветом, соответствуют нерабочим областям страницы: полям страницы, промежуткам между колонками текста и между ячейками таблицы. На горизонтальной линейке отображаются абзацные отступы и метки табуляции текущего абзаца. Линейки отображаются на экране, если установлен флажок Линейка, расположенный на вкладке Вид в группе Показать или скрыть.

По нижнему краю рабочей области проходит строка состояния. Для настройки строки состояния надо щелкнуть по ней правой кнопкой мыши.

Режимы ввода текста

Существуют два режима ввода текста: вставка и замена.

При вводе текста в режиме вставки символы, находящиеся справа от курсора, сдвигаются вправо, и текст вводится на освободившееся место. При вводе текста в режиме замены новый текст замещает существующий.

Переключение между режимами – клавиша Ins или щелчок по кнопке Вставка или Замена в строке состояния. Если эта кнопка отсутствует, надо в контекстном меню строки состояния включить режим Замена. Чтобы можно было использовать клавишу Ins для переключения между режимами, надо щелкнуть по кнопке Office, в открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word и на вкладке Дополнительно установить флажок Использовать клавишу Ins для переключения режимов вставки и замены.

Режимы просмотра документа

В MS Word имеются следующие режимы просмотра документа: разметка страницы, режим чтения, черновик, структура, веб-документ.

В режиме разметки страницы документ отображается на экране так, как будет выглядеть на бумаге после печати. Режим чтения – полноэкранный режим, в котором увеличена область документа. В режиме черновика документ отображается в упрощенном виде для быстрого редактирования документа. Режим структуры предназначен для упорядочения структуры документа большого объема и организации системы заголовков. Режим веб-документа изменяет разметку страниц для упрощения процесса чтения документа на экране и для создания веб-страниц.

Выбрать нужный режим можно на вкладке Вид в группе Режимы просмотра документа, а также с помощью кнопок в строке состояния.

Служебные символы, такие как знаки абзаца и конца строки, табуляция, пробел, помогают ориентироваться при редактировании и форматировании документа, но на печать не выводятся. Включить или выключить отображение служебных символов можно с помощью кнопки Отобразить все знаки, расположенной в группе Абзац на вкладке Вид.

Проверка правописания

Функция проверки правописания позволяет находить слова с ошибками (поверка орфографии), а также грамматические ошибки или неудачные в стилистическом отношении фразы (проверка грамматики).

Проверку правописания можно выполнять как в автоматическом режиме, т.е. в процессе ввода текста, так и по окончании ввода текста.

Автоматическая проверка правописания при вводе

Для включения режима автоматической проверки правописания надо:

1. Щелкнуть по кнопке Office.

2. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Выбрать вкладку Правописание.

4. В открывшемся диалоговом окне включить нужные режимы проверки грамматики и орфографии.

В процессе проверки правописания Word подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки – зеленой волнистой линией.

Когда появляется отмеченное таким образом слово или фраза, можно выполнить одно из следующих действий:

- исправить ошибку непосредственно в тексте;

- вывести на экран диалоговое окно, щелкнув по кнопке Правописание в группе Правописание на вкладке Рецензирование;

- вывести на экран диалоговое окно Орфография (или Грамматика), выбрав соответствующую команду в контекстном меню помеченного слова

- вызвать на экран контекстное меню помеченного слова и выбрать один из предложенных вариантов исправления выделенной ошибки.

Проверка правописания по окончании ввода текста

Для проверки правописания готового документа надо на вкладке Рецензирование в группе Правописание щелкнуть по кнопке Правописание. Для каждого слова или фразы с возможной ошибкой будет открываться диалоговое окно Правописание.

Автозамена

Автозамена – это автоматическое исправление текстовым редактором некоторых типичных ошибок или опечаток.

Кроме того, имеются следующие функции автозамены: исправление двух прописных букв в начале слова, исправление строчной буквы в начале предложения, устранение последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK и некоторые другие.

Для настройки параметров автозамены надо:

1. Щелкнуть по кнопке Office.

2. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Выбрать вкладку Правописание.

4. Щелкнуть по кнопке Параметры автозамены.

5. В открывшемся диалоговом окне включить нужные режимы.

В диалоговом окне этой команды имеется список элементов автозамены, содержащий слова, в которых часто встречаются ошибки. Чтобы выполнялась автозамена приведенных в списке слов, должен быть включен режим Заменять при вводе.

Пользователь может дополнить список элементов автозамены. Для этого надо в поле Заменить ввести слово с типичной ошибкой, затем в поле На ввести правильное написание этого слова и щелкнуть по кнопке Добавить.

Для удаления элемента надо выделить его и щелкнуть по кнопке Удалить.

Расстановка переносов

Если слово не умещается в текущей строке, Microsoft Word перемещает его в начало следующей строки целиком. Но с помощью средства расстановки переносов можно расставлять переносы в тексте автоматически, или вручную, вставлять мягкие переносы или неразрывные дефисы.

Автоматическая расстановка переносов

При использовании автоматического переноса Word 2007 автоматически вставляет переносы в нужных местах. При изменении длины строки в процессе редактирования переносы автоматически расставляются заново.

1. На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выбрать команду Расстановка переносов.

2. Включить режим Авто.

Ручная расстановка переносов

Чтобы выполнить расстановку переносов вручную в части документа, надо выделить эту часть. Для расстановки переносов во всем документе в нем не должно быть выделенных фрагментов.

1. На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выбрать команду Расстановка переносов.

2. Включить режим Ручная.

3. Для каждого слова, которое необходимо перенести, на экран будет выведено диалоговое окно Расстановка переносов. В этом диалоговом окне выводится разделенное на слоги слово. Вертикальная линия указывает место в слове, на которое приходится конец строки. Мерцающий курсор указывает предлагаемое место переноса.

4. В случае согласия с предложенным в программе разбиением надо щелкнуть по кнопке Да.

Чтобы вставить перенос в другой части слова, надо перевести курсор к нужному месту и щелкнуть по кнопке Да.

Чтобы пропустить это слово, не вставляя в него переносов, нужно щелкнуть по кнопке Нет.

Перевод текста на другие языки

1. Выделить текст, который необходимо перевести.

2. На вкладке Рецензирование в группе Правописание щелкнуть по кнопке Перевод.

В правой части окна появится панель Справочные материалы, на которой будет приведен перевод текста.

По умолчанию русский текст переводится на английский, а английский – на русский. Для изменения исходного языка и языка перевода надо на панели Справочные материалы выбрать нужные языки из соответствующих списков.

2. Редактирование текста

Выделение фрагмента текста

В редакторе Microsoft Word выделить текст можно одним из следующих способов:

- установить курсор в начало выделяемого фрагмента, включить режим выделения клавишей F8, с помощью клавиш управления курсором переместить курсор к концу фрагмента, выключить режим выделения клавишей Esc;

- установить курсор в начало выделяемого фрагмента, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, с помощью клавиш управления курсором переместить курсор к концу фрагмента;

- установить указатель мыши на начало выделяемого фрагмента, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель к концу фрагмента;

- щелкнуть мышью в начале выделяемого фрагмента, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть мышью в конце фрагмента;

- для выделения нескольких полных строк установить указатель мыши на полосе выделения напротив первой строки, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель мыши вдоль полосы выделения к последней строке (полоса выделения – область вдоль левого края документа, при попадании в которую указатель мыши принимает вид стрелки, направленной вправо вверх).

Кроме того, можно выделить:

- отдельное слово – двойным щелчком мыши по нему или двукратным нажатием клавиши F8;

- предложение – щелчком мыши в любом месте предложения при нажатой клавише Ctrl или трехкратным нажатием клавиши F8;

- абзац – тройным щелчком мыши в любом месте абзаца или двойным щелчком по полосе выделения напротив абзаца или четырехкратным нажатием клавиши F8;

- весь документ – щелчком мыши по полосе выделения при нажатой клавише Ctrl или пятикратным нажатием клавиши F8.

Для выделения несмежных фрагментов текста надо выделить первый фрагмент, затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, мышью выделить остальные фрагменты.

Для выделения прямоугольного блока текста существуют следующие способы:

- установить курсор в начало выделяемого блока, включить режим выделения клавишами Ctrl + Shift + F8, с помощью клавиш управления курсором переместить курсор к противоположному углу блока, выключить режим выделения клавишей Esc;

- нажать клавишу Alt и кнопку мыши в начале выделяемого блока и, не отпуская их, переместить указатель мыши к противоположному углу блока.

Для снятия выделения надо щелкнуть мышью вне выделенного фрагмента или нажать любую из клавиш управления курсором.

Перемещение и копирование блока текста через системный буфер обмена

1. Выделить нужный фрагмент текста.

2. Для перемещения фрагмента в буфер обмена выполнить одно из следующих действий:

- на вкладке Главная в группе Буфер обмена выбрать команду Вырезать;

- в контекстном меню фрагмента выбрать команду Вырезать;

- нажать клавиши Ctrl + X;

для копирования фрагмента в буфер обмена выполнить одно из следующих действий:

- на вкладке Главная в группе Буфер обмена выбрать команду Копировать;

- в контекстном меню фрагмента выбрать команду Копировать;

- нажать клавиши Ctrl + C.

3. Установить курсор в место вставки фрагмента (при этом можно перейти в другой файл).

4. Для вставки фрагмента в документ из буфера обмена выполнить одно из следующих действий:

- на вкладке Главная в группе Буфер обмена выбрать команду Вставить;

- в контекстном меню выбрать команду Вставить;

- нажать клавиши Ctrl + V.

Использование буфера обмена Office для накопления и вставки фрагментов текста

Буфер обмена Office предназначен для накопления и вставки нескольких элементов. В версии Office 2007 можно выполнить вставку любого из последних 24 элементов, помещенных в буфер обмена.

Чтобы вставить фрагмент из буфера обмена, надо:

1. На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкнуть по кнопке вызова области задач Буфер обмена Office (пиктограмма с маленькой стрелкой, расположенная в строке с названием группы).

2. В области задач Буфер обмена Office щелкнуть по пиктограмме нужного элемента.

Чтобы удалить фрагмент из буфера обмена, надо подвести указатель мыши к этому фрагменту, щелкнуть по кнопке раскрытия списка и выбрать вариант Удалить (эта операция необратима).

Кроме того, в области задач Буфер обмена Office имеются кнопки Вставить все для вставки в документ всего содержимого буфера обмена и Очистить все для удаления всей информации из буфера обмена (эта операция также необратима).

Перемещение и копирование фрагмента текста при помощи мыши

Для перемещения:

1. Выделить нужный фрагмент.

2. Подвести указатель мыши к выделенному фрагменту так, чтобы он принял форму направленной влево стрелки.

3. Нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужное место.

Копирование фрагмента текста выполняется так же, как и перемещение, но при нажатой клавише Ctrl.

Еще один способ перемещения и копирования – перетащить выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выбрать нужную операцию.

Удаление фрагмента текста

Удалить выделенный фрагмент текста можно одним из следующих способов:

- командой Вырезать в группе Буфер обмена на вкладке Главная;

- клавишами Ctrl + X;

- клавишей Delete.

Поиск текста

Для поиска всех вхождений слова или фразы надо:

1. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Найти.

2. В поле Найти ввести искомый текст.

Текст может содержать подстановочные знаки. Например, знак «?» означает один любой символ, знак «*» – любую строку символов..

В полном диалоговом окне имеется кнопка Специальный, с помощью которой можно быстро ввести подстановочный знак в поле Найти: надо щелкнуть по этой кнопке и выбрать нужный знак. Для вывода полного диалогового окна надо щелкнуть по кнопке Больше

3. Если необходимо ввести дополнительные условия поиска, следует вывести полное диалоговое окно и сделать нужные установки.

4. Щелкнуть по кнопке Найти далее.

Первый найденный фрагмент будет выделен. Для поиска следующего вхождения искомого текста нужно снова щелкнуть по кнопке Найти далее.

Чтобы выделить одновременно все фрагменты, надо щелкнуть по кнопке Выделение при чтении и выбрать строку Выделить все. Чтобы снять выделение, надо в списке кнопки Выделение при чтении выбрать строку Снять выделение.

Замена текста

1. На вкладке Главная в группе Редактирование выбрать команду Заменить.

2. В поле Найти ввести искомый текст.

3. В поле Заменить на ввести текст для замены.

4. Если необходимо ввести дополнительные условия, следует щелкнуть по кнопке Больше для вывода полного диалогового окна..

5. Щелкнуть по одной из кнопок:

- Найти далее – для поиска следующего вхождения искомого текста;

- Заменить – для замены найденного вхождения искомого текста и перехода к следующему вхождению;

- Заменить все – для автоматической (без запросов) замены всех вхождений искомого текста в документе.

3. Рецензирование документа

Режим рецензирования предназначен для записи исправлений.

Запись исправлений – это пометка вставки, удаления, изменения форматирования и других изменений, внесенных в документ. Для пояснения исправления можно создать примечание.

При просмотре исправлений их можно принять или отклонить. При просмотре примечаний можно удалить и или ответить на них.

Для включения/отключения режима рецензирования надо на вкладке Рецензирование в группе Отслеживание щелкнуть по кнопке Исправления или в раскрывающемся списке этой кнопки выбрать команду Исправления.

Вставка примечания

1. Выделить фрагмент текста, к которому надо добавить примечание.

2. На вкладке Рецензирование в группе Примечания щелкнуть по кнопке Создать примечание.

3. Ввести текст примечания в выноске или в области проверки.

Настройка режима рецензирования

Выбрать способ отображения исправлений можно в списке кнопки Выноски в группе Отслеживание: исправления можно отображать непосредственно в тексте или в выносках на полях документа.

Для выбора режима просмотра изменений предназначена кнопка Исправления в измененном документе в группе Отслеживание: можно просматривать исходный документ без исправлений, измененный документ, а также измененный или исходный документ с исправлениями.

С помощью команд кнопки Область проверки в группе Отслеживание можно вывести на экран горизонтальную или вертикальную панель рецензирования, где отображается информация об изменениях. Повторное обращение к команде удаляет панель с экрана.

Принятие или отклонение исправлений

1. Установить курсор в начале документа.

2. На вкладке Рецензирование в группе Изменения щелкнуть по кнопке Далее для перехода к первому исправлению.

3. Для принятия исправления щелкнуть по кнопке Принять, для отклонения – по кнопке Отклонить.

4. Повторить п.3 для всех исправлений.

Для удаления примечания надо установить курсор внутри примечания или внутри относящегося к нему текста и щелкнуть по кнопке Удалить в группе Примечания. При отклонении исправления связанное с ним примечание удаляется автоматически. Чтобы ответить на примечание, надо щелкнуть по тексту примечания, затем ‑ по кнопке Создать примечание в группе Примечания и ввести текст в новую выноску примечания Для перемещения между примечаниями предназначены кнопки Предыдущее и Следующее в группе Примечания.

Практическая работа 1