Учет расчетов по выданным авансам

Аванс (франц. avance) - предварительная выплата заказчиком определенной денежной суммы в счет предстоящих платежей за поставленные ему товары, выполняемые для него работы, оказываемые ему услуги.

Суммы денежных средств, перечисленные государственным (муниципальным) учреждением в виде авансов в счет оплаты материальных ценностей, работ, услуг и прочих расходов, учитываются на счете 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам". Счет предназначен для формирования в денежном выражении информации о состоянии расчетов по произведенным предварительным оплатам в рамках государственных (муниципальных) договоров на нужды государственного (муниципального) учреждения, иным соглашениям и операций, изменяющих указанные расчеты.

Расчеты с подотчетными лицами на данном счете не отражаются, для учета учреждениями таких расчетов предназначен счет 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Размер авансовых платежей и сроки их перечисления с лицевых и банковских счетов учреждений должны быть прописаны в договорах учреждений.

Размеры авансовых платежей не могут превышать лимиты бюджетных обязательств (в сумме указанных выше процентов), подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в соответствующем финансовом году.

Аналитический учет расчетов с поставщиками по выданным авансам ведется в разрезе дебиторов по соответствующим им суммам выданных авансов в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071).

Отражение операций по счету осуществляется в Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Группировка расчетов по выданным авансам осуществляется на синтетическом счете 206 00 "Расчеты по выданным авансам".Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов по произведенным предварительным оплатам применяются следующие группы счетов:

- 0 206 10 000 "Расчеты по авансам по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда";

- 0 206 20 000 "Расчеты по авансам по работам, услугам";

- 0 206 30 000 "Расчеты по авансам по поступлению нефинансовых активов";

- 0 206 40 000 "Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям организациям";

- 0 206 50 000 "Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям бюджетам";

- 0 206 60 000 "Расчеты по авансам по социальному обеспечению";

- 0 206 90 000 "Расчеты по авансам по прочим расходам".

Перечисление (оплата) сумм авансов поставщикам материальных ценностей осуществляется в соответствии с условиями договора на нужды государственных (муниципальных) учреждений.

При получении от поставщиков оплаченных авансом материальных ценностей (выполненных ими работ, оказанных услуг) в учете учреждения погашается дебиторская задолженность в сумме выданного аванса.

В случае когда договоры не исполнены поставщиками и суммы выданных авансов не возвращены ими учреждению, дебиторская задолженность поставщиков, нереальная для взыскания, списывается с бухгалтерского учета по приказу руководителя учреждения по результатам проведенной инвентаризации.

Основанием для принятия решения о списании указанной задолженности могут быть:

- информация о ликвидации юридического лица и исключении его из реестра юридических лиц (при отсутствии правопреемников);

- истечение срока исковой давности, который в общем случае составляет три года (ст. 196 Гражданского кодекса РФ).

Если должник проводит реорганизацию, то его задолженность с учета не списывается, поскольку переходит к правопреемнику (ст. 58 ГК РФ).

Списанная с балансового учета учреждения задолженность неплатежеспособных дебиторов в течение пяти лет с момента ее списания учитывается на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов".