Учет расчетов с подотчетными лицами

Порядок выдачи денежных средств под отчет должен быть установлен в учетной политике учреждения.

Учреждения вправе выдавать денежные средства под отчет на расходы, связанные с осуществлением своей деятельности.

Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, применяется счет 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе групп:

- 0 208 10 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда";

- 0 208 20 000 "Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам";

- 0 208 30 000 "Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов";

- 0 208 60 000 "Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению";

- 0 208 90 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам".

Денежные средства выдаются под отчет из кассы учреждения согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме выдаваемых в подотчет наличных денег, подпись руководителя и дату. В данном заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" в разрезе кодов группы и вида синтетического счета объекта учета.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, на командировочные расходы (в пределах сумм, причитающихся на эти цели), для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий).

Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на административно-хозяйственные нужды, сроки и цели использования данных средств утверждаются приказом руководителя. Кроме того, приказом руководителя учреждения утверждается перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий).

Денежные средства, выданные под отчет, можно использовать только на те цели, на которые они были выданы.

Под отчет могут выдаваться также денежные документы, например почтовые марки, маркированные конверты, оплаченные путевки, авиа- и железнодорожные билеты и др. Их выдача оформляется и отчеты об их использовании представляются подотчетными лицами в том же порядке, что и при выдаче под отчет наличных денежных средств.

По израсходованным суммам подотчетное лицо представляет в бухгалтерию учреждения Авансовый отчет (ф. 0504049). К данному Авансовому отчету должны прилагаться оправдательные документы: кассовые чеки, билеты, бланки строгой отчетности, приходные документы (подтверждающие факт принятия материальных ценностей на склад учреждения от подотчетного лица), счета-фактуры и др.

При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002).

Отчет об использовании подотчетных сумм подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который ему были выданы денежные средства, или со дня выхода на работу. Если аванс выдан на командировочные расходы, то отчет об израсходованных суммах представляется и окончательный расчет производится в течение трех рабочих дней со дня возвращения подотчетного лица из командировки или со дня выхода на работу.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Служебной командировкой является поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы по распоряжению работодателя на определенный срок (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В командировку могут направляться только работники, состоящие с учреждением в трудовых отношениях.

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер.

Особенности направления работников в служебные командировки определены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, установлен Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

При направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Такими расходами могут быть представительские расходы, которые понесены работником в период нахождения в командировке, расходы по оплате услуг по оформлению проездных документов, расходы по оплате предоставленных в поездах постельных принадлежностей, расходы по оформлению загранпаспортов, виз, других выездных документов, расходы по оплате обязательных консульских и аэродромных сборов, расходы по оплате сборов на оформление обязательного медицинского страхования и др.

В соответствии с п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, конкретный порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.