Принципы организации и проведения проблемных совещаний

Понятие «совещание» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями. Однако служебные совещания является один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом. Сутью делового совещания является обеспечение свободной дискуссии и выработка общего решения на основе учета самых разных мнений.

Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Однако в вопросе организации служебных совещаний следует остерегаться крайностей — их чрезмерного количества и длительности.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Необходимо четко определить целевую направленность и предмет совещания; выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение); не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке». При этом следует помнить, что служебное совещание — это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.

Важным общим правилом этики деловых отношений является недопустимость проведения неподготовленного совещания — результатом его будет потеря времени и доверия к организатору.

При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.

Инструктивное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.

Залогом успешного совещания является разработка подробной повестки дня и регламента. Правилом организации управления и этики служебных отношений должна стать обязательная предварительная рассылка участникам совещания повестки дня с указанием круга намечаемых к обсуждению проблем, ответственных за их подготовку и примерного регламента. Кроме того, нормой этики деловых отношений следует считать предварительную рассылку краткой письменной информации по существу рассматриваемых на совещании вопросов.

Недопустимо, если подобной рассылкой будет заниматься человек, некомпетентный в выносимых на совещание проблемах, — это заведомо снижает ощущение его актуальности.

Проблемные совещания предназначены для выработки и принятия решений. Их главная задача: найти наилучшее решение вынесенной на обсуждение общественной, хозяйственной, технической или иной проблемы. Проблемное совещание представляет собой полноценный системный анализ при соблюдении следующих основных условий: во-первых, когда оно осознается самими участниками как сложноорганизованная система и, во-вторых, когда в ходе его проведения участники руководствуются общенаучными методологическими требованиями к процессу принятия решения.

1, Совещание как сложноорганизованная система должно отражаться его участниками многоаспектно.

а) Проблемное совещание как форма деятельности, направленной на достижение цели, заданной его участникам организацией или вышестоящими органами. В указанном аспекте, пожалуй, главной трудностью в организации совещания является приведения его содержания, формы и процесса в соответствие с реальными задачами управленческой деятельности организации, где проводится совещание.

Каждому участнику совещания следует знать, что существуют значительные по силе объективные и субъективные факторы для ухода (уклонения, соскальзывания) работы совещания от реальных проблемных ситуаций. Так, по месту и времени совещание, как правило, отдалено от решаемой проблемной ситуации, а у его участников, есть свои собственные, близкие им интересы и беспокоящие их проблемы и цели. Следует приблизить, если только это возможно, работу совещания к месту реальной проблемной ситуации или пригласить представителей с места возникновения проблемной ситуации, чтобы осуществить “эффект присутствия” участников совещания в “гуще” самой проблемной ситуации. По нашему мнению, в указанном “эффекте присутствия” участников совещания в проблемной области, в их погруженности в проблему заключается главная тайна искусства проведения совещания.

Эффекту присутствия могут способствовать следующие факторы:

· спонтанные, раскованные, свободные выступления участников, образно докладывающих ситуацию, разумеется, в рамках принятого регламента совещания;

· создание атмосферы доверия, понимания и откровенности;

· наличие специалистов, знающих обсуждаемые вопросы со всеми тонкостями, со всеми особенностями и способных донести до участников совещания;

· жесткая ориентация конкретной работы совещания на высшие ценности организации, ее стратегические задачи и на существенные интересы всех участников.

Участники совещания должны не только обсуждать проблему, но и постоянно рефлектировать те моменты, когда совещание отрывается от реальности, от решения проблем, когда оно искажает или подменяет собой реальность, что, безусловно, сказывается на качестве в итоге принимаемых решений.

б) Проблемное совещание, как человеческая общность, ее ценностные ориентации и преобладающее настроение.

Проблема, обсуждаемая на совещании, только тогда по-настоящему ставится и решается, когда она "живет" в сознании участников совещания как глубоко значимая, затрагивающая ценности, интересы и чувства каждой личности. А это означает, что на совещании не обойтись без средств искусства, которые позволяют наполнить личностным смыслом решаемые проблемы.

Поэтому, здесь могут помочь предлагаемые ниже принципы искусства проведения совещания, которыми задаются определенного рода модели, или образцы его проведения.

При проведении совещания следует руководствоваться принципом фольклористичности, который заключается в возможности рассматривать его в значительной степени как устное творчество его участников. В соответствии с этим принципом участники совещания должны использовать все условности и ритуалы проведения совещания как средства повышения качества своей работы. Искусственность совещания должна быть поставлена на службу более глубокого раскрытия, дешифрирования реальности проблемной ситуации. Условности совещания должны стать техникой личной работы его участников. Конструктивная реализация принципа близости совещания к фольклору возможна, если участники совещания будут ориентироваться на аналогию между совещанием и фольклором:

· совещание всегда имеет свой сюжет, фабулу, в которой можно выделить завязку, кульминацию и развязку.

· совещание должно осознанно проводится как устное творчество его участников, на совещании отказываются от письменности, лишь стенографистка или диктофон фиксирует выступления на совещании;

· совещание должно проводится как коллективное действо (спектакль, представление), на котором каждый должен продемонстрировать свою должностную роль или деятельностную позицию, умение понять роль и позицию другого участника и взаимодействовать с ними;

· на совещании должна быть выражена определенная идеология или ее ценности и установки, например, на поддержание стабильности, на проведение небольших улучшений или на коренные изменения в проблемной области;

· совещание, как и фольклор, должно быть изменяемо, переменчиво, связано с ситуацией, должно допускать творческую импровизацию со стороны его участников;

· совещание, подобно фольклору, является искусством синкретическим, в нем всегда сочетаются словесная интонация, мимика, жестикуляция, ему присуща, как музыке, определенная мелодика и ритм;

· совещание бывает, усыпляющее или возбуждающее, повышающее напряжение внимания, поднимающие до высоких состояний духа, доводящие до экстаза или расслабляющее и успокаивающее;

· следует осознавать, что совещание в определенных моментах может осуществляться в известных всем жанрах: эпическом, элегическом, драматическом, сатирическом, юмористическом.

Существенные отличия между фольклором и совещанием в представлениях об "авторе произведения". Так, для фольклора характерна безличность авторства. Но для совещания, где произведением можно считать принятое на нем решение, авторство установить легко. Обычно - это определенное соотношение вкладов в работу совещания руководителя и наиболее активных участников. Есть и некоторые другие незначительные отличия, которые не мешают в целом рассматривать совещание как в значительной степени искусство, как фольклор.

Для коллективной творческой деятельности на совещании важен эффект сопереживания, соприсутствия, связанный параллельностью и одновременностью переживаний выступающего на совещании и участников. Следует иметь в виду, что одна из важнейших целей каждого выступающего на совещании - порождение сопереживания. Если в момент доклада произойдет сопереживание докладчика и слушателей, тогда и далее за пределами комнаты для совещаний каждый слушатель захочет стать докладчиком, повторяющим выступление первого для своих подчиненных и т. д. Этим самым повышается коллективное единство и информированность работников, находящихся на разных уровнях иерархии управления. Вот почему каждый, но особенно руководитель организации на совещании должен научиться вести себя так, чтобы он мог эмоционально захватить, увлечь участников совещания.

Особенность проблемных совещаний в том, что они сочетают в себе науку и искусство, индивидуальное и коллективное творчество, физическую удаленность от проблемной ситуации и духовную близость к ней. Чтобы научиться совещаться и проводить совещания следует активно работать на совещаниях, но одного этого мало - надо осознать свои приемы, умения и навыки участника совещаний, выявить лучшие, отбросить или скорректировать неудачные, развить новые.

в) Проблемное совещание как иерархическая структура и совокупность безличных связей, норм и правил.

Проблемное совещание возглавляет руководитель, либо председательствующий, ответственный за регламент совещания. Остальные участники подчинены им, но между собой они являются равноправными. Приглашенные на совещание эксперты (консультанты) являются независимыми от указанной иерархии.

Все участники совещания должны заботиться об устойчивости структуры совещания, выдерживать его регламент, соблюдать правила и нормы поведения, принятые на совещаниях.

В целях повышения эффективности работы совещания важно также ориентироваться на представленные ниже методологические рекомендации к процессу принятия решения. Рекомендации могут служить средством организации проведения проблемных совещаний для руководителя и их участников.