Розрахунки з постачальниками і підрядниками проводяться на підставі наступних документів:
- рахунків-фактур;
- накладних;
- актів приймання-передачі;
- товарно-транспортних накладних;
- інших.
Заборгованість перед постачальником може бути погашена як у безготівковій, так і в готівковій формі. У випадку, якщо розрахунок з постачальником проводиться в готівковій формі, то документами, що підтверджують цей факт, будуть чек РРО, квитанція до прибуткового ордера, товарний чек.
Наприкінці кожного року підприємство повинно проводити інвентаризацію зобов’язань і встановлювати суми заборгованості, які не підлягають подальшому погашенню. Це безнадійна заборгованість, яка не підлягає стягненню. Суми такої заборгованості відносяться до складу доходів підприємства.
При застосуванні журнально-ордерної форми обліку для обліку заборгованості за товари, роботи, послуги використовують журнал №3, розділ 1 і відомість 3.3.