Принципы, сроки и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация всех ценностей проводится в установленные сроки, включая ценности, на предмет наличия которых проведены внеплановые проверки в течение года.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения и перечень имущества и обязательств, которые подлежат инвентаризации во время каждой из них, определяются руководителем учреждения — кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Проведение инвентаризации является обязательным (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.):

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при изменении материально ответственных лиц (на день принятия — передачи дел);

- при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

- после пожара или стихийного бедствия (наводнений, землетрясений и др.) — срочно после ликвидации пожара или стихийного бедствия;

- в случае ликвидации учреждения;

- согласно распоряжению судебных и следственных органов;

- при передаче имущества учреждения в аренду;

- при передаче предприятий, учреждений, организаций или их структурных подразделений из одного подчинения в другое (на установленную дату передачи).

Обязательная ежегодная инвентаризация должна охватывать все без исключения виды имущества и обязательств. Обязательную ежегодную инвентаризацию нельзя заменить какими-либо внешне схожими процедурами – внутренним или внешним аудитом, ревизией.

Учреждения обязаны проводить инвентаризацию:

Объекты инвентаризации	Частота
Библиотечные фонды	Раз в 5 лет
Здания сооружения, другие недвижимые объекты	Раз в 3 года
Другие основные средства и МБП, капитальные работы и ремонты, готовые изделия, сырье и материалы, незавершенное производство, полуфабрикаты	Раз в год
Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них (в т.ч. в ломе), расчеты с дебиторами и кредиторами	2 раза в год
Молодняк животных, животные на откорме, птица, кроли, меховые звери и семьи пчел, продукты питания, спирт, денежные средства и эквиваленты, бланки строгой отчетности, расчеты с бюджетом	Раз в квартал
Счета в банках	По мере поступления выписок банка

В сроки, которые указаны выше, подлежат инвентаризации материальные ценности, которые не принадлежат учреждению — как таковы, что находятся на учете (в арендном пользовании, на ответственном хранении и т.п.), так и не учтенные по любым причинам.

Инвентаризация может не проводиться в случаях передачи учреждений или их структурных подразделений, а также зданий и сооружений внутри одного министерства, другого центрального органа исполнительной власти (если инвентаризация была ранее проведена в сроки согласно требованиям этой Инструкции).

При проведении инвентаризации необходимо придерживаться принципов, позволяющих эффективно проводить проверку. Основные из них следующие:

Принцип	Характеристика
Объективность	Состоит в выявлении причин и условий, которые вызывают хозяйственные нарушения, недостачи или излишки ресурсов
Своевременность	Своевременная проверка не позволяет скрыть недостачу и предоставляет возможность предупредить нарушения при условии, что они носят частичный и незначительный характер
Точность	Предусматривает достоверное отображения фактического наличия имущества, его количественных и качественных характеристик
Сопоставимость	Состоит в том, что единицы измерения, применяемые в учете, должны совпадать с единицами измерения, которые указаны в инвентаризационных документах, как по способу вычисления, так и по системе расчетов
Полнота охвата объектов	Предусматривает сплошную проверку объекта инвентаризации. Соблюдение является обязательным при проведении полных или частичных инвентаризаций, когда выявляется наличие и состояние всего имущества, как принадлежащего предприятию, а также не принадлежащего ему
Эффективность	Каждая инвентаризация должна заканчиваться принятием эффективных решений и рекомендаций по результатам инвентаризации
Экономичность	На проведение инвентаризации затраты должны быть минимальными и ее проведение не должно создавать препятствий осуществления хозяйственных процессов
Гласность	С целью оказания помощи в проведении инвентаризации заинтересованными лицами этот процесс должен быть гласным
Юридичность	Предусматривает строгое соблюдение положений, которые позволяют отображать результаты инвентаризации в бухгалтерском учете
Документальное оформление результатов	Результаты инвентаризации должны быть обязательно оформлены документами, имеющими доказательную силу для юридического подтверждения ее итогов
Материальная ответственность	Ответственность за выявленные результаты (излишки, недостачи) и объективность проведения проверок ресурсов

Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения.

Главный бухгалтер, вместе с руководителями соответствующих подразделений и служб, обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Стадии инвентаризации:

1) Выбор объектов инвентаризации.

Объектами инвентаризации на предприятии являются объекты бухгалтерского учета, которые имеют материально-вещественную форму, количественное измерение и стоимостную оценку, а также финансовые обязательства.

Инвентаризация отдельных объектов осуществляется по месту нахождения объекта или по центрам ответственности.

Объектами инвентаризации в системе бухгалтерского учета являются:

1. Необоротные активы

2. Оборотные активы

3. Денежные средства

4. Дебиторская задолженность

5. Расчеты

6. Кредиторская задолженность

7. Капитал

2) Создание инвентаризационной комиссии.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается постоянно действующая комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера. Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель учреждения или его заместитель. В состав комиссии включаются специалисты, руководители структурных подразделений, технологи.

Приказом устанавливаются также сроки начала и завершения работ по проведению инвентаризации и порядок отображения ее результатов в учете.

В учреждениях, в которых вследствие большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, образовываются также рабочие комиссии, возглавляемые руководителями соответствующих структурных подразделений, на которые возлагается проведение инвентаризации в структурных подразделениях этих учреждений. В их состав входят представители руководства предприятия, руководители структурных подразделений, бухгалтера, экономисты.

Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии в одном и том же учреждении одного и того же работника два года подряд. В состав рабочей комиссии включается работник бухгалтерии. Работа рабочих комиссий организовывается и контролируется постоянно действующей комиссией.

Рабочие инвентаризационные комиссии проводят снятие фактических остатков материальных ценностей, сверяют наличие указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и составляют свои выводы о выявленных недостачах и излишках, вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их хранением.

3) Инструктаж инвентаризационной комиссии

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

- своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации согласно приказу руководителя учреждения;

- полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

- правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации согласно установленному порядку.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проверка остатков материальных ценностей в натуре членами комиссии проводится при обязательном участия материально ответственных лиц.

4) Проведение инвентаризации

К началу инвентаризации в бухгалтериях необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, провести соответствующие записи в регистрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.

На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть разложены по наименованию, сортам, размерам и т.п. На материальных ценностях нужно вывесить ярлыки с подробными сведениями, которые характеризуют эти ценности, с указанием их качества, количества, веса и меры.

Инвентаризационная комиссия приступая к проведению инвентаризации предъявляет свои полномочия, уточняет места хранения ТМЦ и останавливает работу с ними. Если в подотчете материально ответственного лица есть ценности в других помещениях, то они должны быть опечатаны.

Лица, ответственные за хранение материальных ценностей, к началу инвентаризации дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, которые поступили на хранение, оприходованы, а те, что выбыли — списаны.

Если инвентаризация на складах или в других закрытых помещениях не закончена в тот же день, то помещение нужно опечатать в конце рабочего дня инвентаризационной комиссией. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Наличие ценностей при инвентаризации выявляется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное, исходя из установленных единиц измерения. Определение веса (или объема) материалов, которые хранятся насыпью, можно проводить на основании технических расчетов, о чем в описях делаются соответствующие отметки (путем обмера).

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуре части этих ценностей.

Для оформления результатов инвентаризации используются инвентаризационные описи, акты инвентаризации и сличительные ведомости.

Наименование инвентаризованных ценностей и объектов (предметов) и их количество отображаются в инвентаризационные описях по субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Оформление результатов инвентаризации денежных средств в кассе, драгоценных металлов, расходов будущих периодов, продукции в пути осуществляется актами.

На ценности, которые не принадлежат учреждению, но находятся в его распоряжении, составляются отдельные описи с распределением: на арендованные, принятые на ответственное хранение и тому подобное.

Данные инвентаризации по каждому виду ценностей записываются в инвентаризационные описи отдельно, по местонахождению ценностей и лицам, ответственным за их хранение.

Инвентарные описи составляются в двух экземплярах.

При изменении материально ответственных лиц составляется три экземпляра описи.

Описи могут быть заполнены как ручным способом, так и средствами вычислительной и другой оргтехники. Описи, которые составляются вручную, заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно. Никакие исправления и подчистки не являются допустимыми. На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и тому подобное) эти ценности показаны. В тех случаях, когда материально ответственные лица укажут после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (к открытию склада, амбара, секции и тому подобное) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия выполняет проверку указанных фактов и, в случае их подтверждения, проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Исправления должны быть указаны и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В описях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах описей незаполненные строки прочеркиваются.

В случае изменения материально ответственного лица в описях лицо, которое приняло ценности, расписывается об их получении, а то, которое сдало, — об их сдаче.

Материальные ценности, полученные во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оприходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под названием “Материальные ценности, полученные во время инвентаризации”. В описи указывается когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью главы инвентаризационной комиссии делается отметка “После инвентаризации” со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти ценности.

На больших складах при продолжительном проведении инвентаризации, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения, в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности вносятся в отдельную опись под названием: “Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации”. Оформление описи должно осуществляться в таком порядке, как и при поступлении материальных ценностей во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

При осуществлении инвентаризации расчетов всем дебиторам предприятия кредиторы должны передать выписки об их задолженности. Дебиторы обязаны в течение 10 дней с дня получения выписок подтвердить задолженность или заявить свои возражения. На суммы задолженности поставщиков по неотфактуренным поставкам после их проверки бухгалтерия должна потребовать от поставщиков расчетно-платежные документы или сообщить причины их неподачи и об отсутствии такой задолженности. (Акты сверки дебиторской и кредиторской задолженности, акты инвентаризации расчетов)

На счетах учета расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться согласованные суммы. Если до окончания отчетного периода различия не устранены или не выяснены, каждая сторона отражает в своем балансе задолженность в сумме, которая вытекает из записей в бухгалтерском учете и признается правильной. Не допускается оставление в учете неурегулированных сумм по расчетам с банками, финансовыми и налоговыми органами.

К акту инвентаризации расчетов прикладывается справка о дебиторской и кредиторской задолженности, срок исковой давности по которой прошел. Он составляет три года. Для отдельных видов требований законом может устанавливаться сокращенная или более длительная исковая давность.

Просроченная дебиторская задолженность списывается по решению руководителя предприятия на результаты финансово-хозяйственной деятельности. Но такое списание не является основанием для отмены задолженности. Она должна отражаться в балансе не менее трех лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее возмещения в случае изменения имущественного состояния должника.

Кредиторскую задолженность между предприятиями негосударственной формы собственности, относительно которой срок исковой давности прошел, относят на результаты финансово-хозяйственной деятельности в следующем месяце после окончания срока исковой давности. Во всех других случаях кредиторская задолженность, срок исковой давности по которой прошел, подлежит перечислению предприятиями и учреждениями в соответствующий бюджет не позднее десятого числа следующего месяца после окончания срока исковой давности.

Подлежат списанию безнадежный налоговый долг, в том числе пеня, начисленная на такой налоговый долг, а также штрафные санкции.

В межинвентаризационный период в учреждениях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, которые проводят в межинвентаризационный период, выполняются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя учреждения.

5) Передача результатов в бухгалтерию и отражение данных бухгалтерского учета

Первый экземпляр инвентаризационной описи передается в бухгалтерию предприятия, а второй МОЛ.

Данные бухгалтерского учета, которые проставляются в описях, подтверждаются подписью работника бухгалтерии. Материалы инвентаризации рассматриваются и утверждаются лицами, которые были назначены комиссией для проведения инвентаризации и материально ответственными лицами.

6) Сопоставление - составление сличительной (сопоставляющей) ведомости в которой сравниваются данные инвентаризации с данными бухгалтерского учета.

Работники бухгалтерии с участием членов инвентаризационной комиссии определяют расхождения и составляют протокол результатов инвентаризации, где указано состояние складского хозяйства, рекомендации по списанию недостач в пределах норм естественной убыли, пересортицы, решение руководителя.

Стоимость излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях приводится в соответствии с их оценкой в учетных регистрах.

7) Определение конечного результата

Если в ходе проведения инвентаризации будут выявлены расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, то бухгалтерия организации составляет соответствующие сличительные ведомости.

8) Выявление возможных причин (естественных, технических…) и виновных.

9) Корректировка – отражение результатов инвентаризации на бухгалтерских счетах