Розділ 2. Регулювання та контроль у системі менеджменту

Тема 4. Контроль як загальна функція менеджменту.

Лекція 4.1.

1. Контроль як загальна функція менеджменту.
2. Види контролю.
3. Етапи процесу контролювання.

Функція контролю – вид управлінської діяльності, спрямований на забезпечення досягнення цілей організації за допомогою аналізу результатів її діяльності і внесення необхідних коректив у разі відхилення фактичних результатів від запланованих.

Цілі контролю:

1. Оцінювання результатів діяльності організації та її структурних підрозділів.

2. Оцінювання гнучкості управління, його здатності реагувати на зміни зовнішнього середовища.

3. Виявлення і аналіз факторів, які перешкоджають досягненню запланованих результатів.

4. Формування зворотного зв'язку в організації.

5. Мінімізація витрат.

6. Подолання проблем, пов'язаних зі зростанням організації.

Контроль безпосередньо впливає на ефективність інших управлінських функцій. Планування не буде здійснено, якщо не забезпечити контроль за його реалізацією. Ефективне функціонування організаційної структури можливе лише за умови належного контролю за роботою її підрозділів. Функція мотивації буде виконуватися лише за умови відповідності розміру винагороди досягнутим результатам.

Види управлінського контролю:

1. За змістом:

· фінансовий – контроль за надходженням і використанням фінансових ресурсів;

· виробничий – контроль виробничих процесів, запасів матеріалів, якості продукції;

· маркетинговий – спрямований на оцінку ефективності маркетингової стратегії підприємства.

2. За характером відносин між керівниками та підлеглими:

· внутрішній – виконавець сам контролює якість своєї роботи;

· зовнішній – дії виконавця контролює безпосередньо керівник.

3. За сутністю завдання:

· лінійний – контролюється об'єкт в цілому;

· функціональний – контролюється окремий напрямок діяльності;

· операційний – контроль однієї окремої характеристики об'єкту.

4. За якісними характеристиками об'єкту:

· одиничний – контроль одного параметра;

· множинний – контроль багатьох параметрів;

· багатофункціональний – контроль параметрів, які використовуються для оцінювання різних управлінських функцій.

5. За етапами проведення:

· попередній – здійснюється до фактичного початку роботи, з метою оцінки якості ресурсів;

· поточний – здійснюється безпосередньо в процесі виконання робіт у вигляді регулярних перевірок роботи підлеглих, обговоренні виникаючих проблем, розробці пропозицій по удосконаленню роботи. В процесі поточного контролю використовують систему зворотного зв'язку, яка передбачає надання керівництву інформації про виконану роботу у вигляді періодичної звітності.

Поточний контроль може бути:

- спрямовуючим – триває від початку операції і до досягнення результату;

- фільтруючим – має періодичний характер.

· заключний – порівняння отриманих результатів з необхідними після виконання робіт.

Процес контролю складається з трьох етапів:

1. Встановлення стандартів – визначення критеріїв, стосовно яких можна встановити ступінь виконання роботи у визначений проміжок часу.

2. Порівняння досягнутих результатів із встановленими стандартами – визначення масштабу припустимих відхилень, вимір результатів і отриманої інформації.

Якщо масштаб відхилень дуже великий, це може стати загрозою для організації. Якщо масштаб відхилень дуже малий – то організація буде реагувати на дуже малі відхилення, що потребує багато часу і великих витрат. При вимірі результатів повинна бути вибрана одиниця виміру і визначені частота і точність контролю. При оцінці інформації менеджер повинен визначати, наскільки отримана інформація є достовірною і необхідною.

3. Вибір дій – прийняття необхідних управлінських дій при відхиленні результату від стандарту.

Можливі дії:

а) нічого не робити – результат відповідає стандарту;

б) усунути відхилення – результат нижче стандарту;

в) переглянути стандарт – стандарт не реальний.

Вимоги до ефективного контролю:

1. Встановлювати жорсткі, але реальні для досягнення стандарти. При завищених стандартах контроль перестає мотивувати робітників. При занижених стандартах організація несе непродуктивні витрати.

2. Наявність зворотного зв'язку – двостороннє спілкування між менеджерами і підлеглими по питанню параметрів виконуваних робіт.

3. Уникати надмірного і прихованого контролю, - не перевантажувати підлеглих численними формами контролю.

4. Повинна бути ефективна система винагород за досягнення стандартів.

5. Контроль повинний бути своєчасним, простим, гнучким.

6. Бути економічним – порівняння витрат на контроль із його результатами.

7. Повинні використовуватися сучасні технічні засоби контролю.