Cтруктура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учётной, анализа, контрольной, стимулирования.

Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.д., с указанием подчинённости, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.д. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование - в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учётная функция - в разработке или использовании уже готовых форм и методов учёта показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учёт, финансовый учёт, управленческий учёт и т. п. В общем случае учёт можно определить как получение, регистрацию, накопление, разработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ -связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденции развития и т.д. Выполняется анализ различными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчинённых работников:

• финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;
• психологические стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски почёта и т.п.

В последние годы в сфере управления всё активнее стали применяться понятия "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятие решении.

Принятие решений - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели разработки программы, достижения этой цели.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для её решения. При этом следует понимать, что простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен более низкий, где принимаются решения оперативно. Необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет учитывать фактор времени. На рис. 2.2 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Операционный ( нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объём выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объём занимают учётные задачи.

Некоторые учётные задачи:

· учёт количества проданной продукции;

· yчёт затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций;

· учёт произведённой продукции;

· бухгалтерский учёт и т.д.

 

Уровни управления

 

Рис. 2.2. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание

власти, ответственности, сложности и динамику принятия

управленческих решений

 

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объём решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удаётся выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т. п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Например, на основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений пропускаются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Например, на основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятия с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

Персонал организации

Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней На рис. 2.3 показано соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления:

 

Уровни управления

 

		Исполнители, менеджеры нижнего звена

 

 

Рис. 2.3. Квалификация персонала по уровням управления

 

• стратегический УУ - менеджеры высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители), их основная задача - стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления;
• Функциональный УУ - менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.), их задача- тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;
• Операционный УУ - исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.), их задача - оперативное реагирование на изменение ситуации.

На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции. Например, Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.