Зміст та вимоги до документації

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Форма документів визначається змістом інформації, яка розміщується на документі, а також методом обробки цієї інформації.

Бухгалтерські документи виконують різноманітні функції і для того, щоб вони відповідали призначенню, вони повинні відповідати певним вимогам:

1) доказовість документу, яка повинна бути юридичною, тобто підтверджувати здійснення господарського факту. Крім того, доказовість документу повинна бути інформаційною, тобто давати можливість використовувати дані, які містить документ для отримання інформації;

2) документи повинні давати змогу порівнювати й аналізувати інформацію отриману по аналогічним операціям за поточний період;

3) документи повинні давати змогу контролювати господарські й технологічні процеси, роботи окремих осіб, зайнятих фінансовими операціями.

Бухгалтерський документ має достатньо складну структуру, що вимагає знань змісту господарських операцій. При цьому кожний господарських факт характеризується певними ознаками. Основними ознаками є:

- речові елементи, залучених у господарську діяльність фактів;

- місце здійснення господарського факту;

- час здійснення господарського факту;

- одиниці вимірювання господарського факту;

- характеристика сторін, які брали участь у здійсненні цього господарського факту.

До первинних даних про господарські факти входять ознаки та показники, які є змістом бухгалтерських документів, вони мають назву реквізитів.

Обов’язковими для всіх документів є назва документу, код форми документу, дата складання, зміст господарської операції, вимірники, найменування посадових осіб, що відповідають за здійснення операції, особисті підписи, розшифровка підписів.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Записи в документах повинні бути зроблені чорнилом або механізованим методом.

В документах забороняються виправлення. Допущена помилка виправляється чорнилом, неправильний запис закреслюється, пишеться правильний текст або сума, виправлення засвідчуються підписом особи, які зробила виправлення.

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широкого використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ.

Під стандартизацією документів розуміють становлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів.