Інвентаризація як метод бухгалтерського обліку

Як визначалось не всі факти господарської діяльності можливо відобразити за допомогою документів. Так не можливо відобразити у документах природні витрати, збитки від стихійних явищ, крадіжки, помилки.

Методом бухгалтерського обліку, за допомогою якого можна виявити і врахувати те, що не можна обчислити при щоденній документації, є інвентаризація.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки, визначити об’єкти, кількість і строки проведення інвентаризації, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим.

Для проведення інвентаризації на підприємстві розпорядчим документом керівника підприємства створюється інвентаризаційна комісія з представників апарату управління підприємства, бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії) та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери). Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.

У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться безпосередньо керівником підприємства, інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства самостійно.

На підприємстві, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії.

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та у присутності матеріально відповідальної особи.

Залежно від повноти охоплення засобів (коштів) інвентаризації поділяються на повні і часткові.

Інвентаризація, що охоплює всі засоби, кошти і розрахунки підприємства, називається повною. Повні інвентаризації – річні.

Часткова інвентаризація охоплює лише якийсь один вид засобів, коштів. Вони проводяться для забезпечення точності звітних даних, посилення боротьби з втратами і зміцнення фінансової дисципліни.

Крім того, інвентаризація може бути плановою (передбачається планом роботи підприємства) і понадплановою (проводиться в міру потреби або певними органами).

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства. Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка. При цьому забезпечуються:

- виявлення фактичної наявності активів та перевірка повноти відображення зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат майбутніх періодів;

- установлення лишку або нестачі активів шляхом зіставлення фактичної їх наявності з даними бухгалтерського обліку;

- виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість та споживчу властивість, застарілих, а також матеріальних та нематеріальних активів, що не використовуються, невикористаних сум забезпечення;

- виявлення активів і зобов’язань, які не відповідають критеріям визнання.

Завдання інвентаризації включають:

1) забезпечення контролю за наявністю і станом майна, його рухом і використанням;

2) виявлення майна, що втратило свою якість, зіпсованого, невикористаного і непотрібного і у господарстві;

3) виявлення стану розрахунків, встановлення фактичної наявності або підтвердження дебіторської заборгованості;

4) перевірка дотримання правил і умов збереження майна;

5) визначення розмірів природного убутку та інших втрат.

Проведення інвентаризації є обов’язковим:

- при передачі майна державних підприємств в оренду, його приватизації;

- перед проведенням господарських операцій, що пов’язані з реструктуризацією суб’єктів господарювання;

- при ліквідації підприємства;

- у разі пожежі, стихійного лиха чи аварії;

- у випадках зміни керівника;

- при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

- за приписом судово-слідчих органів;

- при переоцінці майна;

- при зміні матеріально-відповідальної особи;

- перед складанням бухгалтерського звіту.

Принципи інвентаризації:

1. Раптовість – передбачає неочікуванність для матеріально-відповідальної особи перевірки їх дій з обліку і зберігання цінностей, що знаходяться в їх підзвіті.

2. Співставленність – полягає в тому, що одиниці виміру, які застосовуються в обліку, повинні збігатися з одиницями виміру, що вказані в інвентаризаційних документах.

3. Точність – означає, що результати інвентаризації повинні достовірно відображати фактичну наявність майна, його кількісні та якісні характеристики.

4. Об’єктивність – забезпечує законність інвентаризації та полягає у виявленні причин та умов, які спричиняють господарські порушення, нестачі або лишки.

5. Ефективність – передбачає, що кожна інвентаризація повинна закінчуватися прийняттям рішень і рекомендацій, загальним виявленням недоліків.

Документи, в яких реєструються наслідки інвентаризаційного процесу, можна згрупувати в п’ять груп:

- інвентарний ярлик;

- інвентаризаційні описи;

- порівняльна відомість;

- акт інвентаризації;

- протокол інвентаризаційної комісії.

Інвентарний ярлик використовується для обліку фактичної наявності матеріальних цінностей на складі, коли за умовами організації виробництва немає можливості відразу провести перерахунок матеріальних цінностей і записати їх до інвентарних описів. Ярлики заповнюються комісією і зберігаються разом з занесеними матеріальними цінностями за місцем їх знаходження.

Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням назви, відмітних ознак, включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількість фактично виявлених натуральних одиниць записуються до інвентаризаційного опису. Кожна сторінка опису підписується всіма членами комісії і матеріально-відповідальною особою. На останній сторінці матеріально-відповідальна особа підтверджує, що всі матеріальні цінності обчислені і відображені в інвентаризаційному описі правильно і повністю, ніяких пропусків і не включених до опису предметів немає.

Порівняльна відомість відображує підсумкові результати, які представляють собою розбіжності між обліковими і фактичними залишками, тобто між показниками за даними бухгалтерського обліку і даними інвентарних описів.

Акт інвентаризації застосовується для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності матеріальних цінностей і грошових коштів. Акт складається на підставі виявлення за документами залишків, які обліковуються на відповідних рахунках, підписується і передається до бухгалтерії.

В інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) помарок і підчисток не допускається. Виправлення помилок повинно робитися в усіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів і написання над ними правильних.

Виправлення повинні бути підписані всіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальними особами.

В інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) записи робляться послідовно у кожному рядку на окремому аркуші (крім останнього), мають бути заповнені всі рядки. На останніх аркушах інвентаризаційного опису (акта інвентаризації) незаповнені рядки прокреслюються.

Висновки і пропозиції щодо результатів інвентаризації інвентаризаційна комісія викладає у протоколі. Тут зазначають причини нестач, втрат і лишків, визначають відповідальних осіб, дають пропозиції щодо врегулювання розбіжностей фактичної наявності цінностей із даними бухгалтерського обліку.

Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здаються до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних інвентаризаційного опису і шляхом співставлення виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку. Також бухгалтерська служба підприємства проводить перевірку всіх підрахунків у інвентаризаційних описах (актах інвентаризації). Виявлені помилки у цінах, таксуванні та підрахунках повинні бути виправлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) і матеріально відповідальних осіб.

У разі співставлення облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти:

1) фактичні і бухгалтерські залишки співпадають;

2) фактичний залишок менше облікового – нестача;

3) фактичний залишок більше облікового – лишки.

Розходження фактичної наявності матеріальних цінностей і коштів з даними бухгалтерського обліку, встановлені при інвентаризації та інших перевірках, регулюються підприємством у такому порядку:

- основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти та інше майно, що виявилось у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності або збільшення фінансування з наступним встановленням причин виникнення надлишку і винних осіб;

- убуток цінностей у межах затверджених норм списування за рішенням керівника підприємства відповідно до витрат виробництва, обігу або на зменшення фінансування. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач. При відсутності норм – убуток розглядається як понаднормова нестача;

- понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від розкрадання, нестач, знищення та псування матеріальних цінностей;

- понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винуватців не встановлено або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки або зменшення фінансування.