Класифікація документації

Велика кількість і різноманітність документів, які використовуються у бухгалтерському обліку, вимагає певної класифікації, яка здійснюється за слідуючими ознаками:

- характером оформлення документів;

- призначенням;

- місцем складання;

- масштабом охоплення інформації;

- ступенем охоплення господарських фактів;

- рівнем механізації й автоматизації документування.

За призначенням документи поділяються на: розпорядчі й виправдні.

Розпорядчі – документи, які містять розпорядження про здійснення господарської операції, але які не підтверджують здійснення цього факту, тому вони не можуть бути основою для запису в реєстрі. Такі документи дають тільки право здійснювати господарські операції. Це накази, розпорядження, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей.

Виправдні – документи, що підтверджують факт здійснення господарської операції, містять в собі дані про її виконання. Це акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касові ордери.

За місцем складання документи поділяються на: зовнішні й внутрішні.

Зовнішні - документи, які надходять на підприємство зі сторони, від інших підприємств. Це банківські документи, рахунки.

Внутрішні – документи, що складаються у господарстві відповідно до проведених операцій. Це вимоги, касові ордери.

За масштабом охоплення інформації документи поділяються на: одноразові й нагромаджувальні.

Одноразові – це документи, якими оформлюють господарські операції в момент їх здійснення, характерною їх особливістю є одноразове використання для початкової реєстрації господарських операцій. Це вимоги, акти.

Нагромаджувальні – документи, які дають можливість протягом дня, декади, місяця фіксувати однорідні операції в міру їх здійснення. Це лімітно-забірні картки, дорожні листки. Такі документи остаточно оформлюються тільки після закінчення терміну їх дії.

За ступенем узагальнення господарських фактів документи поділяються на: первинні й зведені.

Первинні – документи, в яких фіксується господарська операція, які є першим формальним доказом здійснення господарського факту. Це вимоги, облікові листки.

Зведені – документи, які складені на підставі первинних документів за ознакою груп. Прикладом цих документів є касові звіти, звіт про рух матеріальних цінностей, підсумок по яких записується у відповідні синтетичні та аналітичні рахунки. Зведені документи застосовуються у журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.

За характером оформлення документи поділяються на: бухгалтерського оформлення, не бухгалтерського оформлення і комбінованого оформлення.

До документів бухгалтерського оформлення належать документи, які повністю складаються працівниками бухгалтерії. Це журнали-ордери, бухгалтерські довідки.

До документів не бухгалтерського оформлення відносять такі документи, які складаються працівниками виробничих підрозділів. Це звіти комірника, майстра. Головною ознакою цих документів є те, що бухгалтери на цих документах ставлять тільки бухгалтерську проводку.

Документи комбінованого оформлення частково заповнюються працівниками бухгалтерії й частково працівниками виробничих підрозділів. Це акт на введення основних засобів, який підписує виробнича комісія, а вартісні дані заповнює бухгалтер.

За технікою складання й обробки документи поділяються на: документи, що складаються вручну і документи, що складаються за допомогою ЕОМ.

Отже, правильному складанню й використанню документів в обліку сприяє їх класифікація. Так, наприклад, залежно від змісту господарських операцій, які підлягають документуванню, первинні документи поділяють на грошові, матеріальні та розрахункові.