Допустимые в MS Access типы данных, их назначение и размеры

Тип данных	Назначение	Размер
текстовый	− текст, − комбинация текста и чисел, − числа, не требующие вычислений (например, номера телефонов или почтовые индексы)	до 255 символов (байт)
поле MEMO	длинный текст или числа (например, примечания или описания)	до 64 000 символов (байт)
числовой	числовые данные (целые или дробные), используемые для вычислений	1,2, 4 или 8 байт. 16 байт для кодов репликации*
дата/время	даты и время	8 байт
денежный	денежные значения. Используется для предотвращения округлений во время вычислений, предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной	8 байт
счетчик	автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении в таблицу каждой новой записи. Обычно используется в качестве ключа. Значения в этих полях не могут обновляться	4 байт. 16 байт для кодов репликации
логический	логические значения (да/нет, истина/ложь, вкл/выкл)	1бит
поле объекта OLE	объекты, созданные в других приложениях, использующих протокол OLE (например, таблица MS Excel или документ MS Word)	до 1 Гб
гиперссылка	адрес ссылки (путь) на документ или файл, находящийся в Internet, интрасети или локальном компьютере	до 64 000 символов (байт)
мастер подстановок...	создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы	тот же, что и у ключевого поля, используемого в подстановке (обычно, 4 байта)

 

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТИПОВ ДАННЫХ ПОЛЕЙ ТАБЛИЦЫ

 

При выборе типа данных конкретного поля таблицы необходимо учесть следующее:

− какие именно значения должны храниться в поле (например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных);

− сколько места необходимо для хранения значений в поле, т.е. определить размер этого поля;

− будут ли над значениями в поле производиться вычисления (например, нельзя суммировать значения в текстовых и MEMO полях);

− нужно ли создавать индекс по этому полю для ускорения операций поиска и сортировки (невозможно индексирование полей со следующими типами данных: поле MEMO, гиперссылка, поле объекта OLE);

нужно ли производить сортировку значений в поле (например, числа в текстовых полях сортируются как строки цифр (1, 10, 100, 2, 20,200 и т.д.), а не как числовые значения; для корректной сортировки значений дат в разных форматах необходимо использовать тип данных дата/время).

 

20.

ЗАПРОСЫ

Запрос - объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из одной либо нескольких таблиц базы данных или для выполнения определенных действий с данными.

Например, чтобы из базы данных «Библиотека» получить информацию о книгах всех издательств, расположенных в Москве, необходимо сформировать запрос, в котором будут указаны конкретные условия отбора (город - Москва). Для записи подобных условий поиска данных используются специальные операторы.

При выполнении запроса из всей совокупности информации будут отобраны и выведены на экран в табличном виде только те данные, которые удовлетворяют поставленным условиям. Представленный на экране результат выполнения запроса обычно называют выборкой или динамической таблицей.

Слово «динамическая» здесь не случайно. Дело в том, что в базе данных запрос сохраняется в виде конкретных условий отбора. А это значит, что при каждом выполнении запроса выборка формируется всякий раз заново на основе реальных таблиц, т.е. с учетом всех последних изменений данных.

 

ФОРМЫ, ОТЧЁТЫ

 

Для ввода, редактирования и просмотра данных можно использовать как таблицы, так и запросы. Однако Access предоставляет для этого еще одно средство - формы. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде. Создавая форму, можно выбрать, какие поля и в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить их на логически связанные группы, задать удобное расположение на экране. Кроме того, формы могут содержать иллюстрации, графически представлять хранящуюся в базе данных информацию.

Таким образом, форма - объект базы данных, позволяющий создать удобный пользовательский интерфейс для работы с данными.

Конечно, создание форм требует дополнительных усилий. Однако потраченное время будет возмещено за счет уменьшения ошибок при вводе, удобства доступа к информации, наглядности ее представления. Кроме того, форма может служить защитой базы данных от действий неквалифицированных пользователей.

Выводить на печать данные можно как из таблиц или запросов, так и из форм. Если достаточно получить распечатку в виде простого списка записей, то можно воспользоваться именно этим способом. Наилучшим же средством для представления данных в виде печатного документа являются отчеты. Отчет предоставляет возможность наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. В отчетах можно отобразить данные в виде диаграммы или графика, использовать другие средства оформления.

Отчет - объект базы данных, который используется для представления данных в виде печатного документа.

 

 

21.