Тема 5: «Общая характеристика учетного процесса»

Лекция: «Организация учетного процесса»

Учетная работа проходит три основных этапа: обработку первичных учетных документов бухгалтером; регистрацию документов в соответствующих регистрах; обобщение данных текущего учета и составление баланса.

На первом этапе проверяется доброкачественность каждо­го первичного документа, поступившего в бухгалтерию. При­знав документ полноценным, главный или старший бухгал­тер составляет письменное распоряжение о принятии его на учет и регистрации отраженной в первичном документе хо­зяйственной операции на определенных счетах (регистрах). Это распоряжение называется бухгалтерской проводкой.

Технически проводка может быть оформлена в самом пер­вичном документе, в учетных регистрах проставлением в пер­вичном документе номера соответствующего учетного регис­тра (при журнально-ордерной форме учета проставляется но­мер (№) журнала-ордера).

Бухгалтерская проводка имеет большое доказательствен­ное значение для установления причастности конкретных счет­ных работников к сокрытию хищений и иных нарушений с помощью учета.

Следует иметь в виду, что подложные бухгалтерские про­водки могут быть либо бездокументарными, т.е. не подтвер­жденными первичными документами, либо неправильными, не соответствующими содержанию первичных документов, послуживших основанием той или иной неправильной про­водки.

На втором этапе хозяйственная операция на сновании пер­вичного документа с проводкой бухгалтера регистрируется во взаимосвязанных учетных регистрах (книгах, журналах, карточках и т.п.) в систематическом и хронологическом по­рядке. Книга для регистрации синтетических счетов называется Главной книгой.

На третьем этапе данные текущего учета обобщаются пу­тем составления оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам.

Итоговые суммы по ним должны быть равными, поэтому оборотные ведомости называют оборотным балансом.

Путь документа в учетном процессе от его возникнове­ния (составления) до сдачи в архив именуется документоо­боротом.

Правильность отражения хозяйственных операций в реги­страх бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. В первичных документах и регистрах бух­галтерского учета неоговоренные исправления не допускают­ся. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета дол­жно быть обосновано и подтверждено подписью лица, вне­сшего исправление, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

При заполнении учетных документов (регистров) могут быть сделаны неумышленные ошибки, порожденные утомлением, небрежностью работника, неисправностью каль­кулятора или иной техники.

Ошибки могут быть локальные — искажение информа­ции только в одном учетном регистре (например, неправиль­но поставлена дата) и транзитные – если ошибка автомати­чески проходит через несколько учетных регистров (напри­мер, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к серьезным ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

На практике наиболее распространены ошибки в записи текста операции, когда они ведут к составлению неправиль­ной проводки и к неточностям в расчетах.

Существуют следующие легитимные способы исправления ошибочных записей:

а) корректурный — зачеркивание одной тонкой чертой неправильных текста или суммы так, чтобы можно было про­ честь зачеркнутое, и вписывание над зачеркнутым текстом правильных сведений с соответствующей оговоркой.

Этот способ применяется в том случае, когда ошибка вы­явлена в отчетном периоде до подведения итогов учетного регистра;

б) дополнительной записи. Этот способ используют при обнаружении ошибок в следующих случаях: в учетном реги­стре пропущена отдельная запись (т.е. бухгалтерская провод­ка) из первичного документа; если при записи в учетный регистр ошибочно занижена сумма хозяйственной операции.

Дополнительная запись делается с той же корреспонден­цией счетов на сумму разницы между правильным (необхо­димым) и уже написанным показателем с указанием осно­вания такой проводки (с составлением соответствующей справки, в которой указано, что проводка сделана для ис­правления ошибочной записи; форма такой справки свобод­ная, подписи бухгалтера и его руководителя — обязательны);

в) сторнировочной записи (способ «красное сторно», т.е. ограничения). Это дополнительные записи чисел чернилами красного цвета. Выделенная красным цветом сумма при под­ счете итогов в регистрах вычитается (иногда сумма, подлежа­щая сторнированию, берется в рамку).

Важной особенностью всех документов бухгалтерс­кого учета является законодательное отнесение содержания регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности к категории сведений, составляющих коммерчес­кую тайну. Лица, получившие доступ к информации, содер­жащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они могут нести ответственность, установленную законодательством России (ст. 183 УК РФ незаконное получение и разглашение сведений, составляю­щих коммерческую или банковскую тайну).