Організація і проведення фінансово-господарського контролю в комп’ютерному середовищі

Значний прогрес досягається в контрольній роботі за рахунок широкого використання комп’ютерної техніки й сучасних інформаційних технологій як безпосередньо при здійсненні контрольного заходу, так і при обробці, зберіганні й передачі інформації. Це дозволяє підвищити якість роботи контролерів, скоротити час й ресурси, необхідні для виконання поставлених завдань.

Переваги застосування комп’ютерної техніки й інформаційних технологій в контрольній діяльності:

· зменшення обсягу даних, які обробляються вручну;

· економія часу на виконанні нескладних, однотипних операцій, наприклад, порівняння фактичних даних з плановими (нормативними), перевірка проміжних і кінцевих підсумків;

· здійснення в автоматичному режимі перевірки тотожності чи взаємоузгодженості показників різних форм фінансової звітності;

· зберігання і багаторазове використання великого обсягу даних;

· отримання інформації про відхилення;

· швидкий доступ до і пошук необхідної інформації;

· можливість пристосування інтерфейсу програми до потреб користувача;

· гнучкість і можливість оновлення інформаційних систем, портативність технічних приладів.

Умови практичного використання комп’ютерної техніки й інформаційних технологій в роботі суб’єктів контролю:

· наявність сучасних технічних засобів й відповідного програмного забезпечення, за допомогою яких на належному рівні можна реалізувати завдання контролю в комп’ютерному середовищі;

· наявність розроблених алгоритмів, моделей формування, обробки, передачі і зберігання інформації;

· вміння контролерів працювати з персональним комп’ютером, іншими технічними приладами, знання інформаційних систем і технологій, прикладних програм.

Комп’ютерні інформаційні системи (КІС) мають велике значення для організації діяльності суб’єктів контролю, дозволяють значно спростити здійснення внутрішнього контролю за виконанням контролерами своїх посадових обов’язків. Так, складання планів, програм перевірок, ведення обліку об’єктів контролю, обліку й контролю виконання робіт суттєво спрощуються в умовах автоматизації обробки даних. Під час планування використовується інформація тривалого зберігання, яку легко отримати, обробити, використати за допомогою комп’ютерів. У цей спосіб можна зберігати великі масиви даних, здійснювати пошук інформації за заданими критеріями, систематизувати показники, змінювати вхідні дані тощо.

Для ефективної організації роботи контролера необхідно створити автоматизоване робоче місце, що передбачає наявність:

· комп’ютера й інших технічних пристроїв;

· програмного забезпечення;

· довідкової бази нормативних документів, інших доречних відомостей;

· бухгалтерських програм, які часто застосовуються об’єктами контролю;

· набору автоматизованих прийомів контролю, алгоритмів, моделей, схем, інструктивно-методичного забезпечення роботи контролера.

Програмне забезпечення діяльності суб’єктів контролю представлене двома основними групами:

· пакети прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого призначення;

· спеціальні інформаційні системи контролю.

Група пакетів прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого призначення включає широкий набір готових універсальних програм, з якими повинен вміти працювати контролер. За функціональним призначенням і застосуванням їх у контрольній роботі виділяють такі підгрупи:

· текстові редактори;

· табличні редактори;

· графічні редактори;

· правові бази даних і довідники;

· спеціалізовані статистичні пакети загального призначення;

· бухгалтерські програми та їх окремі модулі;

· програми економічного аналізу та їх окремі модулі;

· програми електронного документообігу;

· системи підтримки прийняття рішень та експертні системи.

Організація контролю на підприємствах, що ведуть комп’ютеризований облік.

Експлуатаційні можливості комп’ютерної техніки й інформаційних технологій створюють передумови для автоматизації контрольного процесу. Вони дозволяють здійснювати контроль змісту господарських операцій шляхом використання програмно-методичних прийомів поточного контрою, перевірки достовірності економічних даних на усіх стадіях технологічного процесу їх обробки. При проведенні контролю в умовах комп’ютерної обробки даних зберігаються його мета, завдання, основні методичні прийоми. Однак комп’ютерне середовище суттєво впливає на зміст контрольного процесу, його алгоритми, перебіг, на особливості дослідження систем обліку і внутрішнього контролю зокрема та фінансово-господарської діяльності об’єкта контролю загалом.

Характерними змінами для систем обліку і контролю у випадку автоматизації їх функціонування є:

· можливість використання електронних первинних документів поряд з традиційними паперовими;

· зберігання нормативно-довідкових показників, іншої інформації у пам’яті комп’ютера;

· застосування форми обліку, що зорієнтована не на традиційні підходи ведення обліку, а на прогресивні методи формування вихідної інформації за запитом користувачів, забезпечення її достовірності, доречності;

· поєднання синтетичного й аналітичного обліку;

· поєднання систематичного і хронологічного обліку;

· підвищення оперативності і зручності використання облікової та звітної інформації.

Бухгалтерські програми, які використовуються суб’єктами господарювання, повинні відповідати таким вимогам:

· простота введення записів про господарські операції, формування бухгалтерських проведень;

· багаторівневий аналітичний облік;

· можливість складання різних звітів, аналітичних відомостей з різним ступенем деталізації та узагальнення;

· здійснення ручного й автоматичного заповнення документів, звітності;

· формування і друк бланків, документів;

· наявність алгоритмів розрахунків, можливість їх перегляду, редагування;

· мобільність і доступ до програми з різних АРМ за умови дотримання вимог інформаційної безпеки;

· санкціонування доступу й авторизація користувачів;

· наявність текстового, табличного і графічного редакторів;

· сумісність з іншими програмами, які застосовуються в роботі працівників об’єкта контролю.

Об’єкт контролю повинен надати контролеру доступ до КІС. Поряд з цим можуть бути надані матеріали на паперових носіях.

Застосування обчислювальної техніки суттєво змінює систему джерел інформації про об’єкти, які контролюються. Інформація може фіксуватись на паперових носіях, або ж бути збереженою і передаватись на електронних носіях. При цьому контролер повинен знати, як отримати й обробити дані, що містяться у електронному вигляді. Доцільно також при проведенні контрольного заходу на об’єкті, де працюють в умовах КІС, залучати спеціаліста з комп’ютерних систем та інформаційних технологій, аби підвищити ефективність та забезпечити успішність перевірки.

Особливості (основні напрями і ділянки) контролю в умовах автоматизації обліку:

· оцінка законності придбання і використання бухгалтерського програмного забезпечення, його ліцензійність;

· оцінка надійності КІС, ступеня захисту, порядку доступу, з’ясування прав, повноважень працівників, схеми розташування АРМ і взаємозв’язків між ними;

· перевірка правильності і надійності алгоритмів розрахунків, що застосовуються;

· з’ясування можливостей формування з використанням програмного забезпечення необхідних для контролера реєстрів аналітичного і синтетичного обліку, відомостей, звітів, інших документів;

· вивчення схеми і порядку організації комп’ютерної обробки інформації.

Загалом перевіряють саму КІС та інформацію (за формою і змістом). Контроль здійснюють на рівні реквізитів з метою уникнення механічних помилок (тип, шаблон, діапазон), а також з’ясовують, чи дотримано технологічного процесу обробки інформації, що передбачає неможливість виконання наступної процедури без належного завершення попередньої. Відтак оцінивши надійність та ефективність КІС, приступають до перевірки даних, які відображають результати господарських операцій, фінансово-майновий стан об’єкта контролю, його грошові та матеріальні потоки, розрахунки з контрагентами, працівниками і державою, планові й фактичні показники роботи тощо (залежно від завдань, які визначають напрям та особливості проведення конкретного контрольного заходу).

В ході перевірки необхідно вивчити й оцінити систему документообігу об’єкта контролю, порядок формування, реєстрації, зберігання, обробки документів, трансформації первинних даних в систему записів на рахунках бухгалтерського обліку. Доцільно встановити місця виникнення первинної інформації, ступінь автоматизації її збору та обробки, надійність.

Контролеру потрібно враховувати, що застосування комп’ютерної техніки та інформаційних технологій для ведення бухгалтерського обліку на об’єкті контролю великою мірою впливає на ризик появи помилок, відхилень, порушень в обліку. При чому дія автоматизації окремих процесів та операцій проявляється у двох напрямах: ризик помилок і порушень може підвищуватись і знижуватись.

Ризик появи помилок і відхилень в обліку

підвищується при:

- децентралізації електронної мережі;

- географічній віддаленості АРМ;

- недостатньому рівні знань працівників об’єкта контролю в галузі інформаційних систем й технологій;

- відсутності чи незадовільному рівні внутрішнього контролю за ефективністю роботи КІС об’єкта, діяльність якого перевіряється.

знижується при:

- застосуванні ліцензійних програмних продуктів з автоматизації обліку, сучасних технічного обладнання та інформаційних технологій;

- застосуванні єдиного середовища комп’ютерної обробки даних і межах діяльності об’єкта контролю, його філій, підрозділів, дочірніх підприємств;

- наявності й ефективності внутрішнього контролю за станом КІС;

- наявності розробленої політики щодо КІС, плану і стратегії її розвитку;

- наявності висококваліфікованого персоналу.