Способи перевірки документів

Документальна перевірка є основним методологічним прийомом ревізії.

Перевірка документів – це не тільки ізольоване їх вивчення. З документів робиться ряд висновків та узагальнень, що ґрунтуються на взаємозв’язках різних документів, на їх групуванні та протиставленні. В ході ревізії вивчати документи можна в несистематизованому хронологічному порядку або в систематизованому вигляді, тобто із групуванням за типами операцій.

Щоденна господарська діяльність породжує велику кількість різних за змістом, та призначенням документів та, природно, кожен їх вид має свої специфічні властивості. Документи, що є носіями матеріальних наслідків здійснених на підприємстві операцій, використовуються в ревізії для оцінки законності та ефективності діяльності об’єкта, яка ревізується. Вони представляють собою засіб доказу фактів виявлених порушень. Виступаючи засобами відображення господарських операцій, документи в той же час можуть бути і засобом приховування порушень.

До документів в ревізії відносять будь-який письмовий акт спеціально виготовлений з метою закріплення відомостей про факти, що здійснилися, які відповідним чином закріплюють факти дійсності. В якості документів ревізором можуть бути прийняті будь-які надані зацікавленими особами письмові відомості, включаючи дані позасистемного обліку, листування особистого характеру тощо. Всі вони можуть підтверджувати, доводити або спростовувати події. Доказова природа документа визначається не технікою його виготовлення та відображення дійсності, а характером і сутністю відображених фактів, які мають значення для ревізії.

В процесі ревізії розглядається та вивчається велика кількість різних документів, кожна однорідна сукупність яких має свої особливості і потребує специфічних прийомів їх вивчення. З цією метою розробляється класифікація документів, за допомогою яких відображаються факти дійсності.

Класифікація документів в ревізії:

1. за способом виконання:

Ø рукописні

Ø машинописні

Ø типографічні

Ø звукодокументи

Ø фотодокументи

Ø виконані на комп'ютері

Ø малюнки, креслення, ескізи

2. за джерелом:

Ø офіційні

Ø приватні

3. за способом передачі інформації:

Ø відкриті

Ø кодовані

4. за юридичною силою:

Ø дійсні

Ø недійсні

5. за відповідністю їх правилам складання:

Ø доброякісні

Ø недоброякісні:

а) містять інтелектуальну підробку:

· безтоварні

· безгрошові

б) містять матеріальну підробку:

· частково підроблені

· повністю підроблені

Доброякісний документ - це первинний документ, що відповідає діючим законам, вимогам і положенням про документи і записи в бухгалтерському обліку.

Недоброякісним вважається документ, що не відповідає вимогам і відображає здійснену операцію в спотвореному вигляді. Недоброякісні документи за змістом відображених в них операцій вважаються підробленими і поділяються на дві групи: з матеріальною підробкою та з інтелектуальною підробкою.

Матеріальна підробка - це зміна змісту оригіналу документа шляхом підчисток, виправлень, дописок, відмітки заднім числом та інших способів (наприклад, чек з підробленим підписом, платіжна відомість з підробленою розпискою про отримання по ній грошей тощо). Ревізору важко встановити подібні факти. Якщо ж в документі видно сліди підчисток, виправлень та інших підробок, то вони повинні вилучатися ревізором для експертизи.

Документи, що містять сліди матеріальної підробки поділяють на дві групи: документи з частковою підробкою і документи підроблені повністю.

При частковій підробці в документі можуть бути виявлені зміни тексту (дописки, виправлення), сліди підчисток, травлення тощо.

Документи, підроблені повністю, можуть бути виготовлені на заздалегідь викрадених бланках інших підприємств, містити підроблені підписи посадових осіб тощо.

Підчистка - це механічне знищення документів тексту шляхом стирання (гумкою) або вирізання гострим предметом (лезом, ножем, голкою).

Травлення - це знищення фрагментів тексту безпосередньо хімічним способом.

Дописки - це вставки, приписки, переробки, які вносять з метою зміни початкового обсягу чи змісту операції.

Інтелектуальна підробка — це складання і видача документа, правильно оформленого з формальної сторони, але такого, що заздалегідь містить неправдиві дані. Наприклад, рахунок підприємства із завищеними цінами або платіжна відомість із завищеною сумою заробітної плати, що нарахована і видана організатору крадіжки або його спільнику. Документи з інтелектуальною підробкою, що містять заздалегідь неправдиві дані, поділяються на безтоварні і безгрошові (повністю або частково).

Безтоварні - це документи, якими оформлено рух виробничих засобів в той час, як вони в дійсності не надходили, витрачені на інші цілі, або взагалі залишились без руху. Наприклад, рахунки на ніби-то відпущені товари, які були викрадені.

Безгрошові - це оформлені операції з руху грошових коштів, які в дійсності не відбулись. Наприклад, рахунок приватної особи за виконану ним роботу, що додається до авансового звіту, в той час як в дійсності робота не виконана, гроші не виплачені, а привласнені авансоодержувачем, який і склав безгрошовий документ.

Фальшивими документами слід вважати документи, реквізити і зміст яких не відповідає дійсності.

Підроблені документи можуть бути дійсними і недійсними. Недійсним вважається документ, що втратив свою силу на момент надання (наприклад, чек на отримання грошей або довіреність, строк дії яких минув). Підробленими можуть бути й документи не пов'язані безпосередньо з оформленням господарських операцій. Наприклад, підроблений паспорт, диплом про закінчення вузу тощо.