Создание отчета с параметрами

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

По условию задания необходимо создать отчет с параметрами: Наименование прибора, № лаборатории, дата поверки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

Ниже приведены этапы создания отчета:

Рисунок 12. Выбор полей для отчета

 

Рисунок 13. Выбор вида макета отчета

Рисунок 14. Выбор стиля оформления отчета

Рисунок 15. Задание имени отчета

Рисунок 16. Отчет в режиме конструктора

Готовый отчет с параметрами имеет вид:

Рисунок 17. Готовый отчет

Создание запроса

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос позволяет сформировать пользовательское представление о данных, не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Результат выполнения запроса — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связи.

Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запросов, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя объединять данные, содержащиеся в них. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

В системе управления базами данных Access может быть создано несколько видов запроса:

· запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос.

· запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице.

· запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах

Так как условие создание запроса – приборы одной из лабораторий, мной был создан запрос на выборку данных.

Этапы проектирования запроса:

Рисунок 18. Добавление таблиц для запроса

 

Рисунок 19. Добавление необходимых полей из таблиц и задание условий отбора

Примечание: В поле «Условие отбора» в данном случае по условию задачи внесено выражение «[Введите номер лаборатории (1-10)]». Это означает, что пользователь может ввести номер необходимой лаборатории, и затем будет выведен список приборов в ней.

Рисунок 20. Диалоговое окно запроса на выборку

 

Результат выполнения запроса:

Рисунок 21. Результат выполнения запроса

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Информатика: учебник / под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2007. – 639 с.

2. Боброа Л.В. Информатика: учеб. Пособие / Л.В. Боброва. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2007. – 309 с.

3. Информатика: учеб.-метод. комплекс, информ. ресурсы дисциплины, метод. указания к выполнению лабораторных работ с электронными таблицами в Microsoft Office и OpenOffice.org. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2008.

4. Информатика: учеб.-метод. комплекс, информ. ресурсы дисциплины, метод. указания к выполнению лабораторных работ с базами данных в Microsoft Office и OpenOffice.org. – СПб.: Изд-во СЗТУ, 2008.