Характеристика отдельных видов товаросопроводительных документов

Раздел 7Информация о товарах

Лекция29 Товаросопроводительные документы

Товаросопроводительные документы: понятие, назначение, классификация.

Характеристика отдельных видов товаросопроводительных документов

Технические документы, содержащие информацию о товарах, подразделяют на:

- товарно-сопроводительные;

- эксплуатационные документы.

Товарно-сопроводительные документы (ТСД) — документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий на всем пути их товародвижения. ТСД предназначены для изготовителей и продавцов, поэтому относятся к коммерческой информации. В зависимости от характеристик товара ТСД подразделяют на следующие виды: количественные, по качеству, расчетные и комплексные. Разновидности ТСД определяются назначением конкретных документов.

Количественные ТСД — технические документы, предназна­ченные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров или товарных партий. Кроме размер­ных характеристик (масса, длина, объем и т. п.), в них обязатель­но содержатся сведения, идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относятся (наименование, при необходимо­сти сорт, марка и т. п.). Информация о ценах также может содер­жаться в количественных ТСД, но она не является самоцелью.

К количественным ТСД относятся отвесы, заборные листы, упаковочные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты, акты отбора образцов. Некоторые из перечисленных документов (от­весы, заборные листы) имеют внутрихозяйственное назначе­ние, другие служат приложением к накладным (упаковочные листы, спецификации), поэтому нет необходимости расширять в них перечень сведений о товаре — его изготовителе, дате вы­пуска и пр.

Акты об установленном расхождении в количестве товаров составляют в тех случаях, когда фактическое количество това­ров при приемке не совпадает с количеством, указанным в до­кументах. Наиболее часто такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Их составляют в присутствии мате­риально ответственного лица предприятия-получателя, пред­ставителя иностранного поставщика, а при его отсутствии и со­гласии — эксперта Торгово-промышленной палаты или компе­тентного представителя незаинтересованной организации.

Коммерческий акт составляют при обнаружении количест­венных расхождений между фактическими и документальными данными при приемке товарных партий от органов железнодо­рожного транспорта, представитель которых обязательно дол­жен при этом присутствовать. Указанные документы предна­значены для передачи поставщику сведений о количественных потерях товаров при транспортировании, обнаруженных при их приемке.

ТСД по качеству — документы, предназначенные для пере­дачи и хранения информации о качестве товаров (образцов, то­варных партий, каждого изделия). В эти документы включают не только сведения о качестве товаров, значениях показателей качества, градациях качества (стандартная, нестандартная, брак, отход), но и о наименованиях товаров, их изготовителях (поставщиках, отправителях), датах выработки (отгрузки), а также другие необходимые сведения.

ТСД по качеству подразделяют на обязательные и необяза­тельные. К первым относятся сертификаты соответствия и дек­ларации соответствия по показателям безопасности для това­ров, подлежащих обязательной сертификации или декларирова­нию удостоверения о качестве, если в стандартах предусмотрено их наличие. Обязательность сертификатов соответствия для ука­занной группы товаров (продукции) установлена Федеральным законом «О техническом регулировании», а также Правилами продажи отдельных видов товаров.

Другие виды сертификатов — ветеринарный, фитосанитар-ный, а также сертификаты соответствия при добровольной сер­тификации не являются заменой обязательных ТСД. Лишь са­нитарно-эпидемиологическое заключение может стать обяза­тельным документом для товаров, подлежащих проверке на безопасность, если для них предусмотрено проведение санитар­но-эпидемиологической экспертизы без обязательной сертифи­кации.

Удостоверения о качестве предназначены для информации о градациях качества и идентифицирующих партию данных. Пе­речень сведений, которые должны содержать эти удостовере­ния, устанавливается в стандартах. Такие сведения включают: номер документа и дату его выдачи; регистрационный и учет­ный номера сертификата, срок его действия; номер партии для упакованной продукции; наименование и адрес отправителя; наименование и адрес получателя; наименование продукции и сорта (природного и/или товарного); номер партии; результаты определения качества по действующим стандартам; количество упаковочных единиц; массу брутто и нетто; номер и вид транс­портного средства; обозначение действующего стандарта.

Кроме того, для плодоовощной продукции в удостоверении по качеству указывают даты сбора, упаковывания и отгрузки, а также дату последней обработки ядохимикатами и их наимено­вания (при доставке из хозяйств в магазины).

Декларации соответствия — документы, удостоверяющие соответствие продукции требованиям технических регламентов. Декларация может быть составлена для товаров, которые не во­шли в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации, а включены в Перечень продукции, подлежа­щей декларированию. Номенклатура и Перечень утверждаются постановлением Правительства РФ.

Акты списания — это документы, предназначенные для пе­редачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Обычно такие акты составляют на недоброкачест­венную продукцию, опасную для потребления. Кроме работни­ков торговли, в их составлении должны принимать участие представители Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Акты списания являются основанием для вывоза опасных товаров на свалку и их уничтожения, а также для списания от­ходов как актируемых качественных потерь.

Расчетные ТСД — документы, предназначенные для доку­ментального оформления соглашения о ценах, оплате транс­портных расходов, совместном (или одностороннем) покрытии расходов, в том числе транспортных, других издержек, если в составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти све­дения были не предусмотрены.

К расчетным ТСД относятся протокол согласования цен, счет-фактура, счет и иные документы о ценах.

Основным назначением счетов является информация о цене и стоимости товара для его оплаты. Сведения о количестве то­варов, упаковке также присутствуют, но они не являются ос­новными.

Счет-фактура является обязательным документом. Он вы­писывается поставщиком для документального сопровождения партий товара вместе с накладной и является основанием для оплаты поступившего товара по безналичному расчету с оформ­лением платежного поручения.

Счет содержит аналогичные данные, но в нем могут быть и дополнительные сведения об оказываемых услугах (по упако­выванию, транспортированию, пересылке и т. п.).

Комплексные ТСД — это документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных, качест­венных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвиже­ния. К комплексным ТСД относятся приходно-расходные, то­варно-транспортные и железнодорожные накладные.

Документы чаще всего используются при передаче товара от изготовителя продавцу (посреднику), а также от одного посред­ника к другому или органам транспорта.

В приходно-расходной накладной содержится следующая ос­новная информация: наименование и другие идентифицирую­щие признаки товара (сорт, артикул и т. п.), его количество (в единицах), а также цена, общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость и спецналога) отпуска товара. Наклад­ную подписывают материально ответственные лица, сдавшие и принявшие товар, и заверяют круглыми печатями предприятий поставщика и получателя.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — первичный при­ходный документ, заполняемый поставщиком и предназначен­ный для информации получателя о комплексе характеристик товара. Накладная имеет два раздела: товарный и транспорт­ный.

В товарном разделе содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар. К ним относятся: наименование, ад­рес и банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведе­ния о товаре и таре (наименование, сорта, артикулы, количест­во мест, масса брутто, нетто и тары, вид упаковки, цена, сум­ма). Кроме того, могут быть указаны суммы НДС. Здесь же должны быть подписи ответственных лиц, разрешивших отпуск товара, отпустивших и принявших его.

Транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки товара и содержит информацию о дате отправки, но­мере автомобиля и путевого листа, наименовании и адресе за­казчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополу­чателя, пункте погрузки и разгрузки, грузе (наименование, сорт, артикул, единицы измерения, количество единиц, цена за единицу, сумма, на которую поставляется товар), а также о документах, следующих с грузом, виде упаковки, количестве мест.

Железнодорожная накладная — ТСД, оформляемый при от­правке товара железнодорожным транспортом. По назначению и содержанию она аналогична товарно-транспортной наклад­ной, но имеет незначительные отличия (например, данные о номере вагона). Транспортный раздел этой накладной заполня­ется при перевозке и погрузочно-разгрузочных работах.

Эксплуатационные документы — документы, предназначен­ные для передачи и хранения информации о правилах эксплуа­тации сложнотехнических товаров.

Они рассчитаны на использование и обслуживание этих то­варов лицами, не прошедшими специальной подготовки. Если для использования их требуется специальная подготовка персо­нала, в эксплуатационных документах должно быть соответст­вующее указание.

В эксплуатационных документах могут содержаться сведе­ния о размерных характеристиках (масса, габариты, напряже­ние или сила тока и т. п.), необходимых для эксплуатации бы­товой техники.

В отличие от ТСД, предназначенных в основном для про­давцов, эксплуатационные документы выступают носителями потребительской информации, хотя ее могут использовать и продавцы для создания потребительских предпочтений при консультировании покупателей и разъяснении им преимуществ потребительских свойств конкретных товаров, особенностей их эксплуатации. Основополагающая информация, содержащаяся в эксплуатационных документах, носит идентифицирующий характер и не является самоцелью.

Номенклатура эксплуатационных документов согласно ГОСТ 2.606-71 «Эксплуатационные документов изделий быто­вой техники» представлена руководствами по эксплуатации, паспортами и этикетками.

Руководство по эксплуатации — эксплуатационный доку­мент, предназначенный для обеспечения потребителя всеми сведениями, необходимыми для правильного использования и обслуживания изделия.

Руководства содержат описание конструкции изделия, принципы действия, сведения, необходимые для правильной эксплуатации (использования, хранения) и технического обслу­живания, а также основные параметры и характеристики, га­рантированные предприятием-изготовителем. Описание работ и операций, проводимых при эксплуатации изделий, указывает в технологической последовательности порядок их выполне­ния. Руководство должно содержать следующие разделы: общие указания, технические данные, комплект поставки, требования по технике безопасности, устройство изделия, подготовка к ра­боте, порядок работы, техническое обслуживание, правила хра­нения, возможные неисправности и методы их устранения, свидетельства о приемке, гарантийные обязательства, цена, приложения.

Паспорт — эксплуатационный документ, удостоверяющий гарантированные изготовителем основные параметры и харак­теристики изделия.

Паспорт содержит следующие разделы: общие указания, технические данные, комплект поставки, свидетельство о при­емке, гарантийные обязательства, цена.

Этикетка — эксплуатационный документ, предназначен­ный для изложения основных показателей и сведений, требую­щихся для эксплуатации изделия.

В этикетках указывают наименование изделия, обозначение его или индекс, технические данные, номер стандарта или тех­нического условия, требованиям которых соответствует изде­лие, сведения о приемке изделия отделом технического контро­ля (ОТК), сведения о качестве, цену, дату выпуска.

Допускается объединение или исключение некоторых разде­лов эксплуатационных документов.

Разные виды эксплуатационных документов отличаются назначением, что и обусловливает перечень сведений, которые в них указываются. Наибольшей информационной насыщен­ностью отличаются руководства по эксплуатации, наимень­шей — этикетки. Эксплуатационные документы содержат в основном информацию, которую изготовитель хочет довести до потребителя. Однако в некоторых случаях они могут стать носителями и торговой информации. В дополнение к произ­водственной информации изготовителя продавец ставит в пас­порте штамп магазина об оплате покупки и проставляет дату реализации товара. При наличии такого штампа потребитель в случае выявления недостатков товара, не оговоренных продав­цом, в соответствии с Законом «О защите прав потребите­лей» и Правилами продажи отдельных видов товаров может потребовать либо устранения недостатков, либо замены това­ра, либо соразмерного уменьшения покупной цены, либо воз­врата уплаченной денежной суммы.

Эксплуатационные документы не относятся к обязатель­ным, однако нередко их отсутствие связано с риском нанесе­ния вреда жизни, здоровью и имуществу потребителей. Поэто­му для потенциально опасных товаров их следует внести в раз­ряд обязательных ТСД.

Особую группу эксплуатационных документов составляют паспорта безопасности вещества (материала), которые являют­ся обязательной составной частью технической документации на вещество (материал), отходы промышленного производства. Они предназначены для обеспечения потребителя достоверной информацией по безопасности промышленного применения, хранения, транспортирования и утилизации веществ и материа­лов, а также их использованию в бытовых целях. Паспорт безо­пасности составляет и определяет ответственность за полноту и достоверность информации в нем организация (лицо), изготав­ливающая и поставляющая вещество (материал) на рынок. Ин­формация, необходимая для составления паспорта, должна быть получена из источников, признанных компетентными в данной области.