Взаємодії між процесами

Усередині кожної групи процесів окремі процеси пов'язані своїми вхідними даними та отримуваними результатами. Зосередившись на цих зв'язках, кожен процес можна описати його термінами:

• Вхідні дані - документи або документовані одиниці Інформації, що впливають на процес

• Методи та засоби - механізм, що застосовується до вхідних даних для отримання результату

• Результати - документи або документовані одиниці Інформації, які є результатами процесу

Процеси ініціації. Ініціація проекту - це процес формального визнання того, що новий проект започатковано, або того, що наявний проект повинен продовжуватися до своєї наступної фази. Цей формальний запуск проекту пов'язує проект із поточною роботою організації, яка виконує проект Ініціацією називається також прийняття організацією рішення про те, щоб розпочати чергову фазу проекту. Зв'язки у процесах ініціації ілюструє рис. 3.21.

Рис. 3.21. зв’язки у процесах ініціації процесу

Процеси планування. Планування особливо важливе для кожного проекту, оскільки проект включає певні дії, які не виконувалися раніше. Зв'язки між процесами планування проекту показані на рис. 3.22.

Рис. 3.22. Зв'язки між процесами планування

Дані процеси до завершення планових робіт часто повторюються. Наприклад, якщо первинна дата завершення проекту неприйнятна, то може знадобитися проведення перевизначення ресурсів, вартості й навіть змісту проекту. Крім того, планування є не зовсім точною наукою - дві різні команди можуть розробити абсолютно різні плани одного і того ж проекту.

Розглянемо основні види процесів планування.

Базові процеси Деякі процеси планування мають чіткі залежності, які вимагають їх виконання у більшості процесів у певному порядку. Наприклад, перелік робіт має бути визначений перед затвердженням календарного плану і кошторису робіт. Ці базові процеси планування можуть повторюватися кілька разів протягом однієї фази проекту. Вони містять:

• Планування змісту - розроблення (письмово) документа про зміст проекту, який буде основою для майбутніх проектних рішень.

• Визначення змісту - поділ основного компонента на дрібніші, більш керовані компоненти.

• Визначення дій - ідентифікація певних робіт, котрі мають бути виконаними для отримання результатів окремих елементів проекту.

• Завдання послідовності робіт - ідентифікація та документування взаємозв'язків між роботами.

• Оцінка тривалості робіт - визначення кількості робочих періодів, потрібних для завершення окремих робіт.

• Розроблення календарного плану - аналіз послідовності робіт, їх тривалості та вимог до ресурсів з метою складання календарного плану проекту та складання самого плану.

• Планування ресурсів - визначення того, які ресурси (людські ресурси, обладнання, матеріали) і в якій кількості мають бути використані для виконання робіт проекту.

• Оцінка вартості - визначення приблизної оцінки вартості ресурсів, необхідних для виконання робіт проекту.

• Визначення бюджету — складання кошторису з кожної роботи проекту.

• Розробка плану проекту - отримання результатів інших процесів планування та об'єднання їх в один погоджений чіткий плановий документ.

Процеси удосконалення. Взаємодії між різними процесами планування переважно залежать від природи проекту. Наприклад, у деяких проектах ризик, який ідентифікується, може бути малим або взагалі відсутнім аж до етапу завершення процесу планування, і саме тоді команда проекту може усвідомити, що вартісні та планові цілі проекту нереальні, а звідси - їх досягнення пов'язане зі значним ризиком. Хоча процеси удосконалення виконуються у процесі планування проекту дискретно і тільки за потреби, не можна стверджувати, що вони необов'язкові. Ці процеси містять:

• Планування якості - визначення того, які стандарти якості застосовані до даного проекту і як домогтися відповідності цим стандартам продукту проекту.

- Організаційне планування - визначення, документування, розподіл обов'язків і відповідальностей, звітність у проекті.

- Комплектування штату - отримання необхідних трудових ресурсів для виконання робіт у рамках проекту.

- Планування інформаційного зв'язку - визначення інформаційних і комунікаційних потреб зацікавлених осіб: хто і якої інформації потребує, коли потрібна ця інформація і як вона надходитиме.

- Ідентифікація ризику - визначення того, які ризики можуть впливати на проект, і документування характеристик кожного з них.

- Кількісна оцінка ризику - оцінка ризику та ризикованих взаємодій для визначення діапазону можливих наслідків для проекту.

- Розвинення реакції на ризик - визначення кроків для підсилення сприятливих можливостей і захисних реакцій на загрози.

- Планування закупівель - визначення того, що і коли треба придбати.

- Планування запитів - документальне оформлення вимог до певного продукту, необхідного для виконання проекту, та визначення потенційних джерел його отримання.

Процеси виконання. Процеси виконання включають базові процеси і процеси удосконалення, як це описано вище.

Рис. 3.23 ілюструє взаємодію таких процесів:

• Виконання плану проекту - реалізація плану проекту шляхом виконання робіт, що до нього увійшли.

• Перевірка змісту - формалізація розгляду і затвердження змісту проекту.

• Забезпечення якості - оцінка загального стану виконання проекту на регулярній основі для підтвердження того, що продукт проекту задовольнятиме стандарти якості.

• Робота з командою - удосконалення індивідуальних і групових навичок для поліпшення роботи у рамках проекту.

• Поширення інформації - своєчасне надання потрібної інформації зацікавленим особам проекту.

• Запити — отримання тендерної документації, тендерних пропозицій або інших слушних пропозицій.

• Вибір джерела - вибір серед потенційних продавців.

• Адміністрування контракту - управління зв'язком із продавцем або • виконавцем підрядних робіт.

Рис. 3.23. зв’язки у процесах виконання проекту

Процеси здійснення контролю. Виконання проекту має регулярно перевірятися для своєчасного визначення відхилень від плану. Розбіжності, що неодмінно виникають, призводять до необхідності введення процесів контролю у різних прикладних сферах. У разі виникнення значних відхилень (тобто таких, які наражають на небезпеку саму мету проекту), до плану вносяться зміни шляхом "аварійного" дублювання відповідних процесів планування. Наприклад, змінена дата фінішу роботи може зажадати внесення змін до поточного плану завантаження персоналу, використання понаднормових для досягнення планових цілей. Контроль також включає здійснення превентивних дій для запобігання можливих проблем.

Група процесів контролю містить базові процеси і процеси удосконалення, як це описано вище. Рис. 3.24 ілюструє взаємодію таких процесів:

• Загальний контроль за змінами - координація змін з кожної роботи проекту і з усього проекту в цілому.

• Контроль за змінами змісту - контроль змін у змісті проекту.

• Контроль за дотриманням календарного плану - контроль за змінами у календарному плані проекту.

• Контроль вартості - контроль за змінами у бюджеті проекту.

Рис. 3.24. зв’язки у процесах здійснення контролю проекту

• Контроль якості - відстеження певних результатів виконання проекту для встановлення того, чи відповідають вони чинним стандартам якості, і для визначення шляхів усунення причин незадовільного виконання окремих робіт.

• Звітування про виконання проекту - збір і поширення інформації про виконання проекту. Цей процес включає складання звіту про стан, контроль виконання та прогнозування.

• Контроль за реакцією на ризик - реагування на зміни ризиків у ході виконання проекту.

Процеси закриття. Рис.3.25 ілюструє, як пов'язані такі процеси:

• Адміністративне закриття проекту - отримання, збирання і поширення інформації для документально оформленого завершення всього проекту або однієї з його фаз.

• Закриття контракту - завершення і врегулювання виконання завдань контракту, включаючи вирішення всіх відкритих питань.