Легализация иностранных документов и апостилъ

Согласно сложившейся практике международного общения доку­менты, выдаваемые в одном государстве, принимаются на территории другого государства при условии их официального подтверждения со стороны властей этого другого государства. Для этого документы должны пройти процедуру так называемой легализации. Легализа­ция - это процесс последовательного проставления удостоверений на документе, следующем за рубеж, для подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе, а также подлинности печати, которой скреплен документ.

Документ, который направляется из России за границу, должен пройти ряд этапов:

Освидетельствование копии документа нотариусом;

2) удостоверение подлинности подписи и печати нотариуса долж­ностным лицом Министерства юстиции России;

3) удостоверение подлинности подписи и печати должностного лица Министерства юстиции РФ должностным лицом Департамента консульской службы МИД РФ;

4) удостоверение подлинности подписи должностного лица МИД РФ в консульстве того иностранного государства, куда следует до­кумент.

Кроме того, консул иностранного государства, ставя свою подпись на документе, подтверждает соответствие документов законодательству государства пребывания (то есть России). Соответственно легализация документов, исходящих из иностранного государства и направляемых в Россию, осуществляется в аналогичном порядке: сначала документ, составленный при участии иностранных властей, следует в МИД соответствующего иностранного государства, а далее из МИД пере­дается в консульское учреждение РФ в соответствующем иностранном государстве. Собственно на этом этапе и начинается процедура консульской легализации, то есть свидетельствование российским консулом подлинности подписей (печатей) на этих документах и соответствия оформления документов законам страны их проис­хождения. Для этого у консула есть образцы печатей (штампов) уч­реждений иностранного государства, находящихся в его консульском округе.

Для упрощения громоздкой процедуры легализации государства заключают международные договоры, в которых либо полностью отменяют требование легализации определенных документов, либо упрощают эту процедуру.

1. Согласно двусторонним договорам РФ о правовой помощи по гражданским делам документы, исходящие от властей (судов) соот­ветствующего государства, скрепленные гербовой печатью, должны приниматься без легализации. Аналогичный подход закреплен в Кон­венции о вручении за границей судебных и внесудебных документов по гражданским или торговым делам 1965 г., в которой Россия уча­ствует с февраля 2001 г.

2. Требование легализации отменено также многосторонней Кон­венцией, отменяющей требование легализации иностранных офици­альных документов, 1961 г., в которой участвуют более 70 государств, в том числе Россия. В соответствии с Конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства и пред­назначенных для использования на территории другого государства, проставляется апостилъ - специальный штамп (в виде квадрата со стороной 9 см), который заменяет консульскую легализацию. Апо-стиль содержит заголовок на французском языке («APOSTILLE, Convention de la Haye du 5 octobre 1961») и 10 пунктов (название страны происхождения документа; фамилия и должность лица, вы­давшего документ; название учреждения, выдавшего документ; наи­менование удостоверяющего органа; дата, номер, печать и подпись должностного лица, составившего апостиль). Апостиль проставляет­ся на свободном от текста месте документа либо на его оборотной стороне или на отдельном листе бумаги, который скрепляется с документом.

Каждое государство определяет перечень органов, которые вправе проставлять апостиль, и уведомляет об этом МИД Нидерландов (де­позитарий Конвенции). В России к таковым относятся:

1) органы юстиции субъектов Федерации (на документах, исхо­дящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов субъекта Федерации, а также на нотариальных копиях документов, совершенных в том же субъекте Федерации);

2) органы ЗАГСа субъектов РФ, а также подведомственные им органы ЗАГСа (на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от вышеуказанных органов);

3) Росархив и архивные органы субъектов РФ (на документах, выдаваемых центральными подведомственными архивными служ­бами);

4) управление делами Генпрокуратуры РФ (на документах, оформ­ляемых органами прокуратуры);

5) Министерство образования РФ (на документах об образовании).

Конвенция распространяется на:

1) документы, исходящие от государственных органов или долж­ностных лиц, включая документы, исходящие от прокуратуры, суда или судебного исполнителя;

2) административные документы;

3) нотариальные акты;

4) официальные пометки, такие как отметки о регистрации, визы.

Конвенция не распространяется на:

1) документы, совершенные дипломатическими или консульски­ми агентами;

2) административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

К административным документам письмо Министерства юстиции РСФСР «О некоторых вопросах проставления апостиля» от 7 августа 1992г. № 7-2/99 относит: доверенности на совершение сделок, пе­ремещение товаров через границу, договоры и соглашения о поставке товаров и предоставлении услуг, выполнении различных работ и рас­четов по ним и т.п. Однако в соответствии с указанным письмом апостиль должен быть проставлен на уставах и учредительных доку­ментах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистра­ции, лицензии и т.п.).

По мнению ГТК РФ, поскольку Гаагская конвенция 1961 г. не рас­пространяется на «административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции» (к таковым ГТК РФ относит доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, контракты о поставке товаров), такие доку­менты должны легализовываться обычным путем, то есть применя­ется консульская легализация, включающая в себя последовательное проставление удостоверительной надписи в нескольких учреждени­ях. Сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за дея­тельностью коммерческих предприятий».

Вместе с тем доверенности, контракты, счета-фактуры и т.д. являются коммерческой документацией и не только не подпадают под действие Гаагской конвенции 1961 г., но и вообще не нуждаются в консульской легализации, «поскольку в соответствии с междуна­родной практикой и обычаями не требуется легализации доку­ментов, имеющих прямое отношение к таможенным и коммерче­ским операциям». «Да и трудно себе представить, как можно было бы обеспечить легализацию таких документов, исходящих большей частью от частных лиц, если учесть, что легализация иностран­ных документов есть подтверждение их соответствия законодатель­ству государства происхождения (выдачи) и представляет собой формальный акт по засвидетельствованию подлинности подписи должностного лица и печати государственного учреждения на доку­ментах».

С такой категоричной оценкой трудно согласиться. Например, та же доверенность, следуя за границу, подвергается нотариальному удостоверению. Доверенность же, удостоверенная нотариально, при­обретает качество документа, исходящего от нотариуса, а, следова­тельно, она подпадает под действие Гаагской конвенции 1961 г. Важно при этом помнить, что лицо, проставляющее апостиль, будет удостоверять не доверенность как таковую, а подлинность печати и подписи нотариуса.