Анализ «поглотителей» времени

Шаг 3. В заключении автор предлагает идентифицировать пять главных полготителей времени из 30 представленных.

Автор предлагает устранить своих поглотителей для повышения своей продуктивности. Для этого автор советует составить таблицу из 3х глав: «поглотитель» времени, возможные причины потерь времени, меры по устранению. [5, с. 10 - 20]

На мой взгляд, методика эффективна и является базовой, она не теряет свою актуальность со временем, однако нуждается в дополнениях и современных разработках.

Калинин С.И. в своей книге «Практикум по управлению временем» разработал алгоритм инвентаризации и анализа времени, состоящий из четырех этапов, включающих в себя 10 шагов.

Перед началом инвентаризации своего времени автор считает, что необходимо определиться с целью этой процедуры. Может быть выделено три основные исследовательские цели, ради которых затевается инвентаризация времени.

1. «Разведывательное» исследование, когда целью выступает описание какого-нибудь совершенно нового, непознанного явления.

2. Объяснительное исследование, основная цель которого — выявление причинно-следственных связей между элементами изучаемой системы. «Сверхзадачей» здесь будет формализация выявленных закономерностей в виде строгих математических формул (функций), позволяющих количественно отобразить изучаемые связи. В большинстве ситуаций можно обойтись простыми графическими методами, отображая характер взаимосвязей, например, в виде графиков, диаграмм и т. п.

Однако необходимо помнить, что все выявленные закономерности временных затрат локальны (специфичны для отдельного человека или организации), а использование слишком «навороченных» методов анализа само по себе может легко превратиться в поглотителя времени.

3. Прогностическое исследование, когда целью является предсказание поведения системы в случае изменения характеристик одного или более из ее элементов (или, в случае целенаправленного воздействия, на этот элемент).

Сопоставляется характер распределения времени до моделирования и после него, включая в себя моменты и описания и перепроверки причинно-следственных связей.

В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает

в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных шагов.

ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации

Шаг 1. Определить виды временных затрат, характерных для вашей жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества).

Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки изучаемых временных затрат.

Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки.

ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж)

Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки.

Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их к дальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели.

ЭТАП 3. Анализ времени

Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям:

1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам);

2) затраты на внерабочую активность;

3) затраты на временные помехи;

4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность.

Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования. Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений целостной системы ТМ при направленном воздействии на один (или более) из ее элементов.

Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени.

ЭТАП 4. Изменение стратегии/способов управления временем

Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (целей деятельности организации). Оформить письменно.

Шаг 10. Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов ТМ на практике (перейти к оперативному ТМ). [7, с. 107 - 111]

Человеком, который вывел тайм-менеджмент на новый уровень, который сделал его более доступным и практичным на мой взгляд является Архангельский Г.А. – эксперт в области управления временем. С его помощью у различных методов тайм менеджмента появились лица – реальная история успешного применения в жизни. В своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» автор предлагает общий метод борьбы с любыми «поглотителями времени» — хронометраж. Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно

реально тратится.

Методика заключается в следующем: провести хронометраж и отследить показатели.

Провести хронометраж легко: нужно взять любой удобный и яркий блокнот и с самого утра фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Фиксировать дела нужно каждые полчаса с точностью 5-10 минут, мелочи помечать галочками и в конце дня посчитать их и умножить на 2-3 минуты.

Необходимо, что бы учет вошел в привычку, хотя это получится и не сразу.

В итоге получается портрет своего дня — объективные данные о том, на что тратится время. Вести такой учет следует постоянно — чтобы оставаться в «тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени.

Сам процесс учета уже весьма полезен. Он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет, где время тратится неэффективно

Отслеживание показателей.

Далее автор говорит о целесообразности использования количественных показателей. Для формирования некоторых измерителей необходимы данные, некоторые измерители можно применять и не ведя хронометраж.

К первым относится ряд вопросов, разработанных автором, которые направлены на получение результата по данным хронометража.

Затем на сформированный в ходе хронометража «портрете» дня и отмечаются дела, относящиеся, соответственно, к приоритетным долгосрочным; тем, которые можно было бы делегировать; поглотителям. Считаются затраты времени на каждую категорию. Дальше начинается самое интересное. Необходимо каждый день отмечать эти показатели на графике. По горизонтали — дни недели, по вертикали — показатель, выраженный в часах либо минутах.

Наглядный (теперь уже) показатель повлияет улучшения. Время на поглотители начнет снижаться, время на приоритетное — повышаться.

Если сплошной хронометраж вызывает трудности, автор рекомендует воспользоваться показателями, для отслеживания которых не нужна полная картина дня. Например:

· количество времени, ежедневно выделяемого на приоритетный для вас проект;

· количество времени на «ресурсное занятие» — хобби, спорт, прогулки, общение с близкими людьми и т.п.;

· длительность ежедневной задержки на работе после формального окончания рабочего дня;

· длительность общения с неприятными для вас людьми и т.п.

Хронометраж и формирование показателей помогают бороться с любыми поглотителями времени, это универсальная методика. [2, с.141 - 146]

Методика проста, не требует серьезных усилий для выполнения.

В своей работе мы будем пользоваться методикой, разработанной Ситниковой Т.В., соединившей в себе различные черты уже рассмотренных методик, как наиболее подходящей для проведения исследований.

Методика направлена на исследование использования фонда рабочего времени (характеристика экстенсивного использования рабочего времени) и оценку структуры затрат рабочего времени (степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости работников различными видами робот).

Последовательность анализа включает в себя 6 основных этапов.

1. На первом этапе на основе первичных данных (собранных с помощью методов исследования затрат рабочего времени) по разработанному формуляру составляется фактический баланс рабочего времени менеджера. Он представляет собой таблицу (Таблица 1).

Таблица 1