double arrow

Регистрация и прохождение внутренних документов


8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

8.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются юрисконсульту для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Контроль за правильностью их оформления, осуществляет ответственный за кадровое делопроизводство.

8.3. Оформленные документы передаются на подпись директору Учреждения.

После подписания документы регистрируются ответственным за кадровое делопроизводство Учреждения.

8.4. Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются ответственным за кадровое делопроизводство в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

8.5. Договоры гражданско-правового характера регистрируются в административно-хозяйственном секторе Учреждения, а подлинники договоров хранятся в отделе бухгалтерского учета и отчетности.




8.6. Регистрация внутренних информационно-справочных документов (докладных, пояснительных, аналитических и объяснительных записок и др.) производится ответственным за делопроизводство Учреждения.

8.7. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.

 

Учет и анализ объемов документооборота

9.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Учреждение, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

9.2.Учет количества документов (дел) за определенный период времени (год, месяц) проводится ответственным за делопроизводство регистрации входящих и исходящих документов (дел) или по регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК). Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству.

9.3. За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Размноженные экземпляры в объеме документооборота не учитываются.

Учет количества документов может проводиться по Учреждению в целом или по структурным подразделениям.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 5).



 

Работа исполнителя с поступившими (входящими)

Документами

Все документы, поступившие в Учреждение, направляются для исполнения в структурные подразделения через ответственного за делопроизводство Учреждения.

Входящие документы поступают исполнителям (соисполнителям) в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день, срочные входящие документы передаются исполнителю незамедлительно.

Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших документов. Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурные подразделения.

Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то головным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. Он несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения в целом, согласно своей сферы ведения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.



Работники структурных подразделений в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Учреждении;

согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;

предоставление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителя;

регистрация отправляемого (исходящего) документа в системе электронного документооборота.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

 







Сейчас читают про: