Документами, регистрация их

Исходящая корреспонденция, переданная из структурных подразделений подлежит отправке в день поступления или не позднее следующего рабочего дня.

При получении документов для отправки ответственный за делопроизводство Учреждения проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах ссылку на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в Учреждении.

Не допускается регистрация исходящих служебных писем с нарушением установленного порядка и при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.

Отправка исходящих документов

Отправку исходящих документов производит ответственный за делопроизводство Учреждения, который проверяет правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.). Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурные подразделения Учреждения. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется основным исполнителем отправляемого (исходящего) документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, для отправки телеграфной связью – в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших на имя директора Учреждения несут руководители и сотрудники структурных подразделений Учреждения.