IV. Организация документооборота

Принципы организации документооборота

1.1. Организация документооборота в Учреждении основывается на следующих принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

однократности регистрации документов;

внесения конкретных резолюций точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

1.2. В документообороте Учреждения в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая (входящая) документация, отправляемая (исходящая) документация, внутренняя документация.

1.3. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации могут выделяться:

обращения граждан;

документы, поступившие из Администрации Волгоградской области;

документы, поступившие из Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие из Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области;

документы, поступившие из других органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации.

1.4. В Учреждении доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, электросвязи.

 

Прием и первичная обработка поступающих документов

 

2.1. Вся корреспонденция, поступившая в Учреждение, принимается и учитывается ответственным за делопроизводство.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

2.3. При обнаружении некомплектности или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается у специалиста ответственного за делопроизводство, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа (приложение 4).

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и неподлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях – пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов;

другие виды документов.

2.6. Из общего потока входящих документов выделяются:

документы, не требующие обязательного рассмотрения директором Учреждения, и передаваемые непосредственно в структурные подразделения Учреждение.