Контроль исполнения документов

2.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

2.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом верхнем поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "Контроль" и оформляется РКК (приложение 6).

2.3. Контроль исполнения документов осуществляется ответственным за делопроизводство Учреждения, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Учреждения.

2.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются директором Учреждения исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

2.5. Контроль за выполнением приказов по основной деятельности, осуществляется заместителем директора Учреждения и руководителями структурных подразделений; других поступивших документов – ответственным за делопроизводство.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте отметку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие отметку "оперативно" - в 10-дневный срок,

остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции директора Учреждения и фиксируется в РКК.

2.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель, не позднее 5 дней до истечения срока, представляет на имя директора Учреждения, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство Учреждения для внесения изменения в РКК (новый срок, дата изменения, подпись)

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

2.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

2.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, передает другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и ответственным за делопроизводство, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы под роспись.

2.9. Снятие документа с контроля осуществляется директором Учреждения и по его поручению ответственным за делопроизводство. Оформляется отметкой об исполнении документа: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в РКК проставляется отметка об исполнении, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ дату, подпись исполнителя.

2.11. Ответственный за делопроизводство на основании ежемесячных справок, предоставляемых руководителями структурных подразделений не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Учреждении, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства Учреждения в установленные сроки или по запросам.