Предварительное рассмотрение документов

 

3.1. Ответственным за делопроизводство Учреждения проводится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей документации, требующей обязательного рассмотрения руководством.

3.2. Документы, поступившие в учреждение по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются ответственным за делопроизводство непосредственно в структурные подразделения Учреждения.

3.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

3.4. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение руководителем или лицом его замещающим резолюции (поручения (указания) по исполнению документа).

 

Регистрация поступающих (входящих) документов

 

4.1. Все входящие документы, подлежащие регистрации, после их предварительного рассмотрения регистрируются ответственным за делопроизводство Учреждения. Регистрация документов проводится независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются в день их поступления либо, в случае если документы поступили после 16 часов или в нерабочее время, – на следующий рабочий день. Документы с отметками "Срочно" и "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

4.2. При регистрации входящим документам присваивается порядковый номер в пределах календарного года.

4.3. Зарегистрированные в системе электронного документооборота документы доставляются работниками сектора автоматизации в приемную директора Учреждения. Документы с грифом «Для служебного пользования» на подписание директору Учреждения доставляются под подпись. Срочная корреспонденция доставляется в приемную директора Учреждения незамедлительно.

 

Порядок рассмотрения документов и доведения

Их до исполнителей

 

Корреспонденция, поступившая директору Учреждения, должна рассматриваться, как правило, в день ее доставки.

Указания по исполнению документов делаются в форме резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись руководителя.

Резолюция пишется напервом листе документа.

Указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу, а если нескольким лицам, то ответственным за исполнение документа в целом является первое должностное лицо, указанное в резолюции.

После рассмотрения документ передается ответственному за делопроизводство Учреждения который, в свою очередь, переносит поручение директора Учреждения, в соответствии с резолюцией в журнал регистрации входящей корреспонденции.

Передача документов директору Учреждения без регистрации не допускается.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им одновременно в копиях.

 

Организация работы с отправляемыми (исходящими)