Разработка и ведение номенклатуры дел

1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом об Учреждении и положениями об его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

В Учреждении составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 7 и сводная номенклатура дел Учреждения (приложение 8).

Номенклатура дел структурных подразделений составляется работником структурного подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется ответственному за архив Учреждения. Вновь созданное структурное подразделение Учреждение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее ответственному за архив Учреждения.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения оказывает ответственный за архив Учреждения.

Сводную номенклатуру дел Учреждения составляет ответственный за архив на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области (далее Управление), если не было коренных изменений в функциях и структуре в Учреждении.

Сводная номенклатура дел Учреждения, подписанная ответственным за архив Учреждения, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) Учреждения, и утверждается директором Учреждения не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Сводная номенклатура дел печатается в двух экземплярах: (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело и хранится у ответственного за кадровое делопроизводство, 2-й экземпляр получает ответственный за архив Учреждения, выписку из сводной номенклатуры дел получают структурные подразделения).

Сводная номенклатура дел Учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

Сводная номенклатура дел Учреждения составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Учреждения.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел Учреждения являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел Учреждения разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Учреждения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Учреждения.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

1.4. При составлении номенклатуры дел используются Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, Федеральные законы и Порядок заполнения граф номенклатуры дел (приложение 9).