Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

3.1. Документы Учреждения составляют часть Архивного фонда Волгоградской области и являются собственностью государства, подлежат хранению в архиве Учреждения.

Для хранения документов архивного фонда, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учету, использованию, отбору и подготовки к передаче на постоянное хранение Учреждение образует архив.

3.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение включает:

работу ответственного за архив и работников структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, по формированию и оформлению дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

3.3. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Волгоградской области.

Экспертиза ценности документов в Учреждении на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив Учреждения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Учреждении создается постоянно действующая ЭК.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется Положением, которое согласовывается с ЭК Учреждения, далее с ЦЭК Управления, после чего утверждается директором Учреждения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно руководителями в структурных подразделениях Учреждения совместно с ЭК, под методическим руководством ответственного за архив Учреждения.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Учреждения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Учреждения; а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Учреждении путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения

подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Учреждения.

3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 12), а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей приведен в приложении 11.

3.5. По завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела Учреждения подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение 13).

Оформление дел производится работниками структурных подразделений Учреждения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат хранению в скоросшивателях.

3.6. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложения 14 - 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.