13.1. Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа осуществляется специалистом, подготовившим документ.
Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа присваиваются автоматически.
13.2. На данном этапе производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа на бумажном носителе в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись руководителю.
13.3. После завершения процедуры регистрации документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап – сканирование.
Сканирование документа, сформированного на бумажном носителе
14.1. Специалист административно- хозяйственного сектора ответственный за отправку электронного документа сканирует документ, сформированный на бумажном носителе, и прикрепляет электронный образ документа к РКК.
При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры: размер документа – А4; формат файла – PDF; цветовую палитру – ч/б; разрешение – 200 dpi (200 точек на дюйм).
|
|
14.2. В случае наличия нескольких вложений, прикрепленных к РКК электронных образов документа, определяется электронный документ, загружаемый автоматически средствами АСЭД в качестве основного.
14.3. После завершения процедуры сканирования, документ, сформированный на бумажном носителе, автоматически направляется на отправку.
Отправка электронного документа
15.1. В органы исполнительной власти Волгоградской области электронный документ направляется средствами АСЭД параллельно с отправкой документа, сформированного на бумажном носителе (документ направляется адресатам, указанным в РКК).
15.2. После завершения данной задачи документ автоматически направляется адресату и одновременно направляется в электронное дело Учреждения – автора документа в соответствии с номенклатурой дел.
15.3. После предварительной обработки поступившего (входящего) электронного документа адресатом, отправитель получает уведомление о доставке отправляемого (исходящего) документа и присвоении входящего регистрационного номера.
15.4. В случае невозможности дальнейшей обработки электронного документа (отсутствие вложений, несоответствие РКК вложению, наличие ошибок в заполнении основных реквизитов, ошибочное адресование документа, повторная отправка) – поступивший (входящий) электронный документ возвращается отправителю и не подлежит регистрации.
15.5. Специалист административно- хозяйственного сектора ответственный за отправку электронных документов, вносит соответствующие изменения в РКК, устраняет замечания и направляет документ адресату повторно или отменяет его отправку с разрешением исполнителя отправляемого (исходящего) электронного документа.