double arrow

Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа

 

13.1. Регистрация отправляемого (исходящего) электронного документа осуществляется специалистом, подготовившим документ.

Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа присваиваются автоматически.

13.2. На данном этапе производится распечатывание отправляемого (исходящего) электронного документа на бумажном носителе в необходимом количестве экземпляров, его верификация с электронным документом и направление на подпись руководителю.

13.3. После завершения процедуры регистрации документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап – сканирование.

Сканирование документа, сформированного на бумажном носителе

 

14.1. Специалист административно- хозяйственного сектора ответственный за отправку электронного документа сканирует документ, сформированный на бумажном носителе, и прикрепляет электронный образ документа к РКК.

При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры: размер документа – А4; формат файла – PDF; цветовую палитру – ч/б; разрешение – 200 dpi (200 точек на дюйм).

14.2. В случае наличия нескольких вложений, прикрепленных к РКК электронных образов документа, определяется электронный документ, загружаемый автоматически средствами АСЭД в качестве основного.

14.3. После завершения процедуры сканирования, документ, сформированный на бумажном носителе, автоматически направляется на отправку.

Отправка электронного документа

 

15.1. В органы исполнительной власти Волгоградской области электронный документ направляется средствами АСЭД параллельно с отправкой документа, сформированного на бумажном носителе (документ направляется адресатам, указанным в РКК).

15.2. После завершения данной задачи документ автоматически направляется адресату и одновременно направляется в электронное дело Учреждения – автора документа в соответствии с номенклатурой дел.

15.3. После предварительной обработки поступившего (входящего) электронного документа адресатом, отправитель получает уведомление о доставке отправляемого (исходящего) документа и присвоении входящего регистрационного номера.

15.4. В случае невозможности дальнейшей обработки электронного документа (отсутствие вложений, несоответствие РКК вложению, наличие ошибок в заполнении основных реквизитов, ошибочное адресование документа, повторная отправка) – поступивший (входящий) электронный документ возвращается отправителю и не подлежит регистрации.

15.5. Специалист административно- хозяйственного сектора ответственный за отправку электронных документов, вносит соответствующие изменения в РКК, устраняет замечания и направляет документ адресату повторно или отменяет его отправку с разрешением исполнителя отправляемого (исходящего) электронного документа.

 


Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:  



Сейчас читают про: