Прием, первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по АСЭД

4.1.1. Документы из органов исполнительной власти Волгоградской области поступают по АСЭД в электронном виде в форме РКК с прикрепленным электронным образом документа, подписанным ЭЦП.

Специалисты административно- хозяйственного сектора проверяют правильность заполнения основных реквизитов и адресования документа, его комплектность, наличие электронного образа документа, ЭЦП и проверка ее подлинности.

При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии обязательных реквизитов, электронного образа документа, ЭЦП, электронный документ возвращается исполнителю без регистрации с отметкой о причинах отказа в регистрации.

4.1.2. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ автоматически регистрируется и направляется на предварительное рассмотрение директору, заместителю директора Учреждения.

Прием, первичная обработка и регистрация документов в АСЭД, поступивших по электронной почте

5.1. Участниками обмена информацией по электронной почте являются Учреждения, юридические и физические лица.

5.2. Электронные сообщения, поступающие по электронной почте и являющиеся объектом обмена сведениями (информацией) между работниками Учреждения и Управления, регистрации в АСЭД и рассмотрению не подлежат.

5.3. Электронные сообщения, поступившие в Учреждение от иных внешних участников (юридических и физических лиц) и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в АСЭД в установленном порядке.

5.4. В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного сообщения Учреждение, получив такое электронное сообщение, вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, оригинал документа на бумажном носителе.

5.5. В АСЭД производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

Первичная обработка электронного документа завершается регистрацией в РКК, в которой в соответствующих полях проставляется регистрационный номер и дата регистрации полученного электронного документа. После регистрации поступивший электронный документ пересылается на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.

Прием, первичная обработка и регистрация документов в АСЭД, поступивших на бумажном носителе

После проведения первичной обработки и предварительного рассмотрения документа, поступившего на бумажном носителе, Специалисты административно- хозяйственного сектора регистрируют его в АСЭД путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа.

Документ, поступивший на бумажном носителе, сканируется, к РКК прикрепляется электронный образ документа, формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.