Подготовка отправляемого (исходящего) электронного документа

 

Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов осуществляется с использованием АСЭД и включает в себя следующие этапы:

подготовка проекта отправляемого (исходящего) электронного документа, создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла документа к РКК);

создание вложения и прикрепления файла документа к РКК;

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа (внесение этапов согласования документа, проверки оформления, подписания, регистрации, сканирования и отправки);

отправка исходящего электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

 

 

Согласование, проверка оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа

 

11.1. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с использованием средств АСЭД включает в себя:

выполнение процедуры согласования проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с сотрудниками заинтересованных структурных подразделений Учреждения. Документ согласовывается с руководителями структурных подразделений;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю в случае, если в согласовании отказано.

11.2. Проверка оформления документа, в том числе проверка соответствия документа установленным требованиям (наличия всех необходимых реквизитов, правильность их оформления),- функция специалистов административно- хозяйственного сектора в Учреждении.

При наличии замечаний - выполнение проверки оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа с замечаниями;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнителю.

11.3. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку исполнитель может или доработать документ в соответствии с полученными замечаниями или создать новую версию проекта отправляемого (исходящего) электронного документа.

11.4. После внесения необходимых изменений в проект отправляемого (исходящего) электронного документа:

он сохраняется с соблюдением версионности создаваемых документов;

повторно формируется маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (согласование, проверка оформления, подписание, сканирование, отправка);

проект отправляемого (исходящего) электронного документа направляется повторно на согласование (или проверку оформления) в зависимости от этапа обработки документа, с которого документ был возвращен на доработку.

11.5. После завершения процедуры согласования, проверки оформления проект отправляемого (исходящего) электронного документа автоматически направляется на подписание.

 

Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа

 

Документ подписывает директор или заместитель директора Учреждения.

После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется автоматически на регистрацию.