Порядок составления описей дел постоянного

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Срок хранения

Примечание

Название раздела

Временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Ежегодно в структурных подразделениях Учреждении составляются описи дел под методическим руководством специалиста, ответственного за архив. По этим описям дела сдаются в архив Учреждения.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Учреждения, которую готовит ответственный за архив Учреждения.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) и представляются ответственному за архив Учреждения через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый (порядковый);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, подписывается ответственным за архив, и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения Учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Учреждения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Приложение 12

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ ПО КРАСНООКТЯБРЬСКОМУ РАЙОНА ВОЛГОГРАДА»

_____________________________________________________________________

(Наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия Дата

ОПИСЬ №_____