Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

188. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:

при изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)»;

из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дела в сводную опись в соответствии с требованиями пункта 204 настоящей Инструкции на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, предусматривается место для указания наименования соответствующего государственного архива.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

189. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

ГЛАВА 14
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

190. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.

191. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

192. Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) (далее – описи дел структурных подразделений) и в архиве организации (далее – сводные описи дел).

193. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16.

194. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности или выполнение функций).

195. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел в архив организации.

196. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи – валовой;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);

переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены;

Например:

Документы за 2006 год см. также в описи № 3/2005 за 2005 год, дела № 5, 7, 15.

графа описи «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.

197. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».

198. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

199. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.

200. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения – в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.

201. На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

202. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел.

203. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

ГЛАВА 15
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

204. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.

205. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел.

206. Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

ГЛАВА 16
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

207. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.

208. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

209. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

210. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17. В акте указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

Например:

План работы отдела документоведения на 2001 год

или

Планы работы структурных подразделений института

дата или крайние даты дел;

Например:

или

2001–2005

номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Например:

5 л., п. 461

211. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел.

Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или органом Государственной архивной службы Республики Беларусь сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

212. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 17
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

213. С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

214. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся в коробках у секретаря коллегиального органа. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи.

215. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

216. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19.

ГЛАВА 18
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

217. Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

218. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

219. Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

220. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде при его внешнем представлении^* должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 35 настоящей Инструкции.

______________________________

*Внешнее представление документа в электронном виде – его воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком.

221. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 222 настоящей Инструкции.

Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП.

222. Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными локальными нормативными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.

Подписание исходящих документов без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) – автора документа, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

223. При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой ДОУ организации.

224. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ.

Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации.

После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

225. При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка:

подлинности ЭЦП;

соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;

действительности сертификата ключа подписи.

226. Проверка действительности сертификата ключа подписи включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован).

227. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 139 настоящей Инструкции.

Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др.

228. Во внутренних и исходящих документах в электронном виде, удостоверенных с использованием ЭЦП, реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» проставляются после подписания при сохранении подлинности и целостности подписанного документа.

Во внутренних и исходящих документах, удостоверенных без использования ЭЦП в соответствии с требованиями пункта 222 настоящей Инструкции, реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс», как правило, включаются в исходный файл документа.

229. Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в их формуляр не вносится. Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы, и при необходимости прикрепляется в виде самостоятельных документов в электронном виде (файлов) к регистрируемому (учитываемому) документу.

230. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.

231. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.

232. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:

экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;

экспортировать в АСДОУ;

распечатывать на бумажном носителе.

233. При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или АСДОУ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях.

234. При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.

235. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 9 настоящей Инструкции.

Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными нормативными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.

236. Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации, составляемой в соответствии с требованиями главы 10 настоящей Инструкции.

При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело (том, часть) ведется в электронном виде.

237. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 11 и 13 настоящей Инструкции.

Особенности формирования и оформления электронных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.

238. Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.

239. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 12 настоящей Инструкции, а также иными актами законодательства Республики Беларусь.

240. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства Республики Беларусь.

Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерная форма табеля унифицированных форм документов организации

	УТВЕРЖДАЮ __________________________________
	(наименование должности
	__________________________________
	руководителя организации)
	Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

Наимено- вание формы документа	Дата утверждения, наименование организации (должностного лица), утвердившей форму документа	Подразделение (должностное лицо), ответственное за подготовку	Согласование	Подпись	Утвержде- ние	Печать	Перио- дичность составле- ния	Приме- чание
внутреннее	внешнее

Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ)

Подпись

Расшифровка подписи

Примечание. Табель может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др.

Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма списка на рассылку

_______________________________________________________________

(название, дата, индекс документа)

Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата	Почтовый адрес	Количество экземпляров	Примечание

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих утверждению

1. Акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.).

2. Графики (отпусков, личного приема и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).

4. Заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные, капитальных вложений, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ и т.д.).

10. Положения (уставы) (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

11. Программы (проведения работ, мероприятий и т.д.).

12. Расценки (на производство работ, оказание услуг).

13. Сметы (расходов, доходов и расходов внебюджетных средств, на капитальное строительство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Унифицированные формы документов.

17. Штатные расписания.

Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Образец оформления листа согласования

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта постановления Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь «Об утверждении Инструкции о порядке ведения первичного учета использования вод»

СОГЛАСОВАНО Министр жилищно- коммунального хозяйства Республики Беларусь Подпись В.М.Белохвостов 21.09.2008	СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Председателя Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь Подпись В.В.Назаренко 21.09.2008

СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Брестского областного исполнительного комитета Подпись М.И.Юхимук 20.09.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Витебского областного исполнительного комитета Подпись В.П.Андрейченко 27.09.2008

СОГЛАСОВАНО Председатель Гомельского областного исполнительного комитета Подпись А.С.Якобсон 22.09.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Гродненского областного исполнительного комитета Подпись В.Е.Савченко 22.09.2008

СОГЛАСОВАНО Первый заместитель председателя Минского городского исполнительного комитета Подпись А.Я.Кунцевич 22.09.2008	СОГЛАСОВАНО Председатель Минского областного исполнительного комитета Подпись Л.Ф.Крупец 24.09.2008

СОГЛАСОВАНО Первый заместитель председателя Могилевского областного исполнительного комитета Подпись В.В.Кравцов 22.09.2008

Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

Срок исполнения

Название вида документа

Автор (корреспондент)

Дата и индекс поступления

Дата и индекс документа

Заголовок (краткое содержание)

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона





		Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Реквизиты	Пояснения к заполнению

Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступления	Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документа	Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)	Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документ	Переносится текст резолюции руководителя
Срок исполнения	Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа	Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа
Дело №	Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел

Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Расписка в получении	Отметка об исполнении

Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа

Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма номенклатуры дел организации

Наименование вышестоящей организации Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ____________________________ (место составления) на _____________ год	УТВЕРЖДАЮ _______________________________ (наименование должности _______________________________ руководителя организации)

Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню	Примечание

Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________

(названия и выходные данные

___________________________________________________________________________

нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)

Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ)

Подпись

Расшифровка подписи

Заведующий архивом (наименование должности лица, ответственного за архив)
Подпись	Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) _________________________________________ (наименование организации) ____________ № ____________

СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _____________________________________________ (наименование _____________________________________________ государственного архива или органа _____________________________________________ Государственной архивной службы _____________________________________________ Республики Беларусь, _____________________________________________ вышестоящей организации) _________________ № _________________________

______________________________

*В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.

Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации

Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ______________ ____________________________ (место составления) на _____________ год

Индекс дела	Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню	Примечание

Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________

(названия и выходные данные

___________________________________________________________________________

нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)

Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации)

Подпись

Расшифровка подписи

Заведующий архивом (наименование должности лица, ответственного за архив)
Подпись	Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭК _____________________________________ (наименование структурного подразделения) ____________ № _______________________

______________________________

*Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ году в _________________________________

(наименование организации)

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»

Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Итоговые сведения переданы в архив организации

Наименование должности лица, передавшего сведения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись

документов дела № ____

№ п/п	Дата документа	Индекс документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание

Итого _____________________________________________________ листов документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________

(цифрами и прописью)

лист(ов), в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

+ листов внутренней описи:

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма обложки дела


Ф. № _____________________ Оп. № ____________________ Д. № _____________________
________________________________________________________________________ (наименование государственного архива)* ________________________________________________________________________ (наименование вышестоящей организации) ________________________________________________________________________ (наименование организации) ________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения (общественной организации), ________________________________________________________________________ функции или направления деятельности) Дело № ________________ Том № ___________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ (заголовок дела) _______________________ дата (крайние даты) На ______________ листах Хранить _______________
	Ф. № _______________ Оп. № ______________ Д. № ________________

______________________________

*Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.

Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) Опись № __________________________ дел _______________________________ (наименование категории дел) за _____________ год	УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности ____________________________________ руководителя структурного ____________________________________ подразделения (общественной ____________________________________ организации)
Подпись	Расшифровка подписи
Дата

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)^*	Примечание

В данную опись внесено ______________________________________________________

(цифрами и прописью)

дел с № ________________________ по № ___________________________ в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ)
Подпись	Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО** Протокол заседания ЭК _________________________________________ (наименование структурного подразделения) _________________________ № ______________

Передал _____________________________ дел и _________________________________

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности работника, передавшего дела	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Принял _________________________________ дел и _______________________________

(цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

______________________________

*Графа 6 не оформляется в описях дел постоянного хранения.

**Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Наименование вышестоящей организации Наименование организации АКТ _________ № ____________ ________________________ (место составления)	УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности ____________________________________ руководителя организации)
Подпись	Расшифровка подписи
Дата

О выделении к уничтожению

документов и дел, не подлежащих

хранению

На основании _______________________________________________________________

(названия и выходные данные нормативных правовых актов,

___________________________________________________________________________

использованных при проведении экспертизы ценности)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда №* ______________________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера номенклатур (описей) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню	Примечание

Итого __________________________________________ дел за ________________ год(ы).

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________________________ год(ы) утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _____________________________

___________________________________________________________________________

(наименование государственного архива, органа Государственной архивной службы

___________________________________________________________________________

Республики Беларусь или вышестоящей организации)

(протокол ___________ № _________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) __________________________________ (наименование организации) ____________ № ___________________

СОГЛАСОВАНО** Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _____________________________________ (наименование _____________________________________ государственного архива или органа _____________________________________ Государственной архивной службы _____________________________________ Республики Беларусь, _____________________________________ вышестоящей организации) _________________ № __________________

Документы в количестве ___________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в _______________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ № ____________

Наименование должности работника организации, сдавшего документы	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива (лица, ответственного за архив), внесшего изменения в учетные документы	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

______________________________

*Номер фонда указывается в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

**Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Приложение 18 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Форма листка-заместителя документа

ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

Вид документа _______________________________ Дата __________ Индекс ___________

Корреспондент ______________________________________________________________

Заголовок (или краткое содержание документа) ____________________________________

___________________________________________________________________________

Выдан _____________________________________________________________________

(дата выдачи)

Выдал _____________________________	Получил ___________________________
(наименование должности, подпись,	(наименование должности, подпись,
____________________________	____________________________
расшифровка подписи лица,	расшифровка подписи лица,
____________________________	____________________________
выдавшего документ)	которому выдан документ)