double arrow

Объяснительная записка


1. Документ, включающий поясняющие замечания к содержанию отдельных положений основного документа (отчета, плана, проекта и т.д.) и сопровождающий его. Имеет другое название — пояснительная записка.

Оформляется на общем бланке учреждения. Основной текст состоит из двух частей :

вводной части, в которой дается общая характеристика объекта (плана, отчета и т.д.), история разработки, и

заключительных выводов, в которых обосновывается целесообразность проведения тех или иных мероприятий, работ, рассматриваются варианты решения проблем, и т.п.

Подписи ставятся на титульном листе руководителем предприятия или главным инженером.

2. Документ, содержащий информацию должностного лица вышестоящему должностному лицу о сложившейся ситуации, о причинах невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины и т.п.

Оформляется на стандартном листе бумаги с воспроизведением реквизитов и подписывается составителем.

Включает следующие обязательные элементы (реквизиты):

1) адресат — наименование должности, фамилия и инициалы;

2) наименование вида документа (Объяснительная записка);

3) дата;

4) номер;

5) заголовок к тексту;

6) основной текст, который должен быть убедительным (содержать неопровержимые доказательства);

7) наименование должности автора;

8) подпись автора и ее расшифровка.

Близок к рассуждению функционально-смысловой тип речи объяснение. Этот тип речи, как и рассуждение, позволяет автору установить причинно-следственные связи между явлениями и показать их читателю:

Семинарское занятие доцента Поповой Г.В. переносится на 12 февраля по причине болезни преподавателя;

Нуждаюсь в материальной помощи в связи с рождением ребенка, так как мой муж погиб и на моем попечении находятся еще двое детей и моя мать.

Пример объяснительной записки:

Директору центра «Кадры» Иванову Н. И.

10.04.97 №34

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

09.04.97 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель (подпись) Г.И. Григорьева

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период ответственному должностному лицу, собранию, организации.




Основная форма отчета — письменная; в устной форме отчет предъявляется на основе полного письменного текста.

Внутриучрежденческая отчетность, в отличие от государственной и ведомственной отчетности, составляющихся на основе унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными актами, оформляется в относительно произвольной форме на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Основные элементы отчета:

наименование организации; структурного подразделения (если это отчет о работе подразделения);

наименование вида документа (отчет);

дата;

номер документа;

место составления;

заголовок к тексту, в котором указывается наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе (например, о работе лаборатории…), отчетный период (...за 2006 г., ...за период с сентября по декабрь 2005 г.).

наименование должности автора;

подпись автора и ее расшифровка.

Содержательно отчет основывается на фактах, демонстрирующих ход и результаты выполненной работы. Эти факты группируются, соотносятся с предварительным планом работы, вводятся в определенную логическую систему. Преобладание типа речи (описание, повествование, констатация) зависит от характера работы.

Нередко отчет оформляется в виде статистических и других таблиц, схем, диаграмм, графиков. Финансовый, в частности бухгалтерский, отчет почти утрачивает свойства связного речевого высказывания, опираясь на язык таблиц и цифр.



Общая логика построения текста определяется соотношением понятий: «начало отчётного периода» и «конец отчётного периода» с акцентом на результативности действий подотчётного лица или организации во время и по окончании этого периода.

Воздействие на адресата осуществляется в отчете на логической основе: важность результатов, которая обосновывается цифрами.

Протокол – текст, который составляется при проведении важных совещаний и фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений.

В заголовок протокола входит указание заседания и название коллегиального органа. Если во время заседания обсуждается один вопрос, он также входит в название протокола.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. После заголовка в протоколе указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Если принятие решение требует кворума, указывается не только количество присутствующих на заседании, но и сколько человек должно было присутствовать. Вводную часть протокола заканчивает повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Наиболее подробно заполняется основная часть.

Текст протокола разделяется на абзацы. Абзац может содержать конспективную запись выступления или использоваться для облегчения восприятия текста – каждая новая мысль излагается с красной строки.

В протоколах используются две формы представления материала. Выступление докладчика может быть подано после указания фамилии в форме косвенной речи. Или же говорящий сам представляет материал; в этом случае вместо изложения текста выступления после тире пишется: Текст доклада прилагается.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Пример начала протокола:

ПРОТОКОЛ № 2

Присутствовали: Бачило А.Л., Булдык Г.М., Комяк К..А., Дятлов О.М., Руцкий А.В., Ноздрин-Плотницкий В.И., Тумилович А.Ф., Паращенко В.Н.,Стадуб И.Д., Специан Л.М., Уржинский К.К., Сокол Л.М., Ханкевич Л.А., Осипова А.Т., Григальчик Е.К., Колесников А.В., Крошинская Л.И., Захаренко В.Е., Ушаков С.Ф.

ПОВЕСТКА ДНЯ

заседания научно – методического Совета БИП:

О совершенствовании научно – методического обеспечения занятий по юридическим дисциплинам

Докладчики: Сокол С.К., Паращенко В.Н., Комяк К.А., Ханкевич Я.А., Дятлов О.М.

Сущность и содержание рейтинговой системы оценки знаний студентов и задачи по ее применению

Докладчик: Ушаков С.Ф.

О результатах приема в аспирантуру

Докладчик: зав. отделом аспирантуры Батенин А.С.

Разное

Справка – документ, отражающий деятельность предприятия или подтверждающий сведения биографического или служебного характера без мнения автора документа о существе излагаемого материала. Справка составляется на бланке предприятия, содержащем адрес предприятия и трафаретный текст.

Содержащие информацию о деятельности предприятия справки подразделяются на внешние и внутренние.

Основные элементы справки:

наименование организации

адресат — наименование должности, фамилия и инициалы или наименование организации (указывается в правом верхнем углу);

наименование вида документа (справка);

дата подписания;

порядковый номер документа (если ведется учет выдачи справок);

город (если нет в названии организации);

заголовок, который отвечает на вопрос (о чем?);

основной текст

наименование должности автора;

подпись автора и ее расшифровка.

Пример справки:

Белорусский Негосударственный Управление жилыми и

институт правоведения административными домами

СПРАВКА

Батюк Надежда Ивановна работает преподавателем кафедры теории и истории права Белорусского Негосударственного института правоведения.

Ректор БНИП,

профессор Сокол С.Ф.

Кадровая документация – это документы, сообщающие о личном составе предприятия.

Автобиография – жизнеописание человека, составленное им самим при поступлении на учебу в вуз или работу. Соблюдается повествовательная форма изложения от первого лица и хронологический принцип.

Резюме– текст с краткой информацией о себе, составляемый ищущим работу для предложения работодателю. Резюме отличается от автобиографии тем, что сведения излагаются в обратном хронологическом порядке. Открывает текст справочная информация: полное имя, точный адрес, телефон. Далее сообщается о полученном соискателем работы образовании: указывается дата окончания учебного заведения, серия и номер документа, выданного по его окончании (престижность вуза повышает шансы соискателя). Если образование прошло несколько ступеней, начинают с самой высокой или ограничиваются самой высокой. Затем описывается опыт работы: указываются места работы, награды и поощрения. В графе «дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных работ, профессиональные навыки по другой специальности.

Характеристика – официальный документ о деятельности сотрудника в хронологическом порядке, дающий оценку его деловых и моральных качеств. Документ выдается сотруднику администрацией организации при выдвижении на выборную должность, избрании по конкурсу или по запросу других организаций. Вверху справа располагается реквизит «адресат», ниже по центру строки – название вида документа, на следующей строке слева – дата, ниже под словом характеристика указывается фамилия и инициалы сотрудника с предлогом на.

Рекомендательное письмо в отличие от характеристики не содержит реквизита «адресат», и подписи предшествует формула вежливости.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) и адресованный учреждению или должностному лицу. Изложение просьбы составляет главный фрагмент в основной части текста Дополнительный содержательный компонент – мотивировка просьбы. Например: В связи с вызовом на экзаменационную сессию прошу предоставить мне отпуск без сохранения содержания для сдачи экзаменов сроком с 15 по 30 января с.г.

Факсы – документы, полученные с помощью телефакса по телефонным каналам связи – оформляются аналогично деловым письмам.

Телеграммы отличаются от писем способом передачи информации. Текст телеграммы составляется без союзов и предлогов, а знаки препинания пишутся словами.

Кадровая документация (приказы, характеристики, личные дела, заявления) – это документы, сообщающие о личном составе предприятия.

В кадровых документах преобладают два типа речи. Если нам нужно создать у адресата общее впечатление от предмета речи, представить предмет в его качественной определенности, перечислить его признаки, оценить предмет речи, в тексте будет преобладать описательный тип изложения. Признаки, свойства, особенности события перечисляются в последовательности, указывающей на степень их важности. Например, в характеристике сотрудника, составляемой для рекомендации его на новую должность, вначале говорится об уровне его профессиональной подготовки, умении самостоятельно принимать решения, инициативности. Увлечения сотрудника, его хобби в характеристике могут быть не учтены или названы в конце текста. В деловом описании не допускается употребление слов в переносном значении.

Если же адресату необходимо узнать о последовательности событий – что произошло вначале, как развивались события, была ли кульминация события (точка наивысшего напряжения) и как события закончились, каков итог чьих-либо действий, то удобнее использовать повествовательный тип изложения. Сообщая о последовательности событий, автор документа обычно строго соблюдает хронологический принцип. Типичный пример – автобиография. Принцип обратной хронологии выдерживается в резюме. В повествовании необходимо выделить главные события, наиболее важные детали. Отступление от хронологического принципа объясняется целью подчеркнуть зависимость внутренне связанных событий, разъединенных во времени. Отступления фиксируются оборотами: предвещая события; вспомним, что…

Характеристика – официальный документ о служебной и общественной деятельности сотрудника. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность. Вверху справа располагается реквизит «адресат», ниже по центру строки – название вида документа, на следующей строке слева – дата, ниже под словом характеристика указывается фамилия и инициалы сотрудника с предлогом на.

В последнее время получили распространение рекомендательные письма. В отличие от характеристики рекомендательное письмо не содержит реквизита «адресат», подписи предшествует формула вежливости.

Пример характеристики-рекомендации:

РЕКОМЕНДАЦИЯ

на Иванову Лидию Семеновну

1948 года рождения, образование высшее, в 1975 году окончила Ленинградский инженерно-строительный институт, инженер-строитель.

Иванова Лидия Семеновна после окончания института работала в г. Ленинграде в должности инженера.

С 1976 года проживала в г. Минске, работала в концерне «Минскстрой» и его подразделениях в должности инженера, старшего инженера.

За период работы в .... занималась вопросами проведения экспертизы инвестиционных проектов, совершенствования нормативно-правовой базы в инвестиционной деятельности, совершенствования методологии разработки бизнес-планов инвестиционных проектов, подготовки аналитических материалов.

За время своей трудовой деятельности Иванова Л. С. зарекомендовала себя квалифицированным специалистом. Постоянно повышает свой профессиональный уровень и квалификацию, инициативна, контактна, пользуется авторитетом у сотрудников министерства. Соответствует занимаемой должности.

Рекомендация предоставляется в связи с проведением аттестации.

Руководитель организации В.Ф. Ветров

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) и адресованный учреждению или должностному лицу, на бумаге формата А-4 (это формат листов личного дела, в которое подшивается заявление) или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии.

3аявление требует краткости, конкретности, не предполагает эмоциональных оценок.

3аявление относится к текстам, в которых строго регламентируется не только состав содержательных компонентов, но также их расположение, языковое оформление.

Основные элементы заявления:

адресат — наименование должности, фамилия, инициалы лица в дательном падеже (в верхней правой части листа);

автор документа — наименование должности, фамилия, имя, отчество заявителя в родительном падеже с предлогом или без него (в верхней правой части листа);

наименование вида документа (заявление);

основной текст - формулировка просьбы, жалобы, предложения;

дата составления документа (слева);

подпись заявителя (справа).

Адресат заявления — должностное лицо, полномочия которого позволяют выполнить просьбу автора. Наименование организации ставится в винительном падеже, наименование должностного лица – в дательном падеже.

Наименование вида документа обычно располагается на середине строки. После слова заявление ставится точка, если нет предлога от.

В части «основной текст» может быть изложена краткая аргументация существа дела, то есть в связи с чем написано заявление, каковы основания для положительного решения вопроса, конкретные сроки и условия желательного варианта решения. Изложение просьбы составляет главный фрагмент в основной части текста. Просьба выражается глаголом прошу + инфинитив или прошу Вашего согласия на… Дополнительный содержательный компонент – мотивировка просьбы. Используются следующие конструкции для ввода аргументации: ввиду того, что…; в связи с тем, что…; на основании того, что… Например: В связи с вызовом на экзаменационную сессию прошу предоставить мне отпуск без сохранения содержания для сдачи экзаменов сроком с 15 по 30 января с.г.

Все прочие сведения, которые заявитель считает необходимыми, приводятся после просьбы. Например: Вызов прилагается.

Дата составления документа обычно обозначается цифрами, например: 30.06. 2004; возможно и полное наименование месяца: 30 июня 2004 г.

Пример личного заявления (от частного лица в организацию):

Президиум Минской областной

коллегии адвокатов

Батенина А.С.

Заявление.

Прошу принять меня в члены Минской областной коллегии адвокатов с 4 июня 2001 года.

23.05.01 А.С. Батенин

Пример 2:

ЗАЯВЛЕНИЕ Президиум Минской областной

№ коллегии адвокатов

Батенина Александра Семеновича,

Минск, Гусовского, 12, 86; 224-88-70

Прошу принять меня в члены Минской областной коллегии адвокатов с 4 июня 2001 года.

23.05.01 А.С. Батенин

Автобиография (от греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу) – прозаический жанр; как правило, последовательное описание автором собственной жизни.

Пример 1автобиографии

Михаил БУЛГАКОВ

АВТОБИОГРАФИЯ

Сын профессора Киевской духовной академии, родился 3 мая 1891 года в Киеве.

В 1909 году окончил Киевскую первую гимназию, а в 1916 году – Киевский университет по медицинскому факультету.

В 1916–1917 годах служил в качестве врача в земстве Смоленской губернии.

В 1918–1919 годах проживал в Киеве, начинал заниматься литературой одновременно с частной медицинской практикой.

В 1919 году окончательно бросил занятие медициной.

В 1921 году приехал в Москву на постоянное жительство.

В 1925 году был напечатан мой роман «Белая гвардия» и сборник рассказов «Дьяволиада».

В 1936 году, после снятия моей пьесы «Мольер» с репертуара, подал в отставку в МХАТ и был принят на службу в Государственный академический Большой театр Союза ССР в Москве на должность либреттиста и консультанта, в каковой должности нахожусь и в настоящее время...

Москва, 20 марта 1937 года

Пример 2 автобиографии

Автобиография

Я, Кирсанова Ольга Эдуардовна, родилась 2 февраля 1970г. в г. Челябинске (Российская Федерация).

В 1987г. окончила среднюю школу и поступила на работу на Челябинский тракторный завод в качестве лаборанта. С 1988г. училась в Челябинском педагогическом институте. Окончила институт в 1993г. с красным дипломом. С 1993г. по настоящее время работаю учителем русского языка и литературы в СШ № 9 г. Минска.

С 1993г. состою в браке с Кирсановым Игорем Алексеевичем, имею троих детей.

Мать – Ожейко Надежда Ивановна – пенсионерка, живет в с. Бреды (Российская Федерация). Отец – Ожейко Виталий Ильич умер в 1995г.

10 сентября 2005г. О.Э. Кирсанова

В настоящее время при приеме на работу часто просят составить резюме. Резюме – текст с краткой информацией о себе, составляемый ищущим работу для последующего предложения работодателю. Резюме пересылается почтой в ответ на объявление с предложением работы или предлагается лично. Резюме отличается от автобиографии тем, что сведения об образовании и трудовой деятельности излагаются в обратном хронологическом порядке.

Информация делится на четыре разновидности, соответственно строится последовательность композиционных частей текста.

Открывает текст справочная информация: полное имя, точный адрес, телефон. Далее сообщается о полученном соискателем работы образовании: указывается дата окончания учебного заведения, серия и номер документа, выданного по его окончании. Если образование прошло несколько ступеней, начинают с самой высокой (или ограничиваются самой высокой). Указав ученую степень кандидата наук, обычно сообщают о законченном вузе (престижность вуза повышает шансы соискателя).

Затем описывается опыт работы: указываются места работы, начиная с последнего, награды и поощрения. В графе «дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных работ, профессиональные навыки по другой специальности.

Заказать ✍️ написание учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Сейчас читают про: