Форматирование текста

Форматирование данных

Электронные таблицы MS Excel. Форматирование данных. Операции с большими таблицами и листами

Лекция 20

Форматирование – это представление информации в удобной форме. Программа MS Excel самостоятельно определяет тип данных и форматирует их в соответствии с правилами стандарта, установленного для каждого типа данных. Следует помнить, что выбранные приемы форматирования закрепляются не за значением, а за ячейкой. Это следует понимать как то, что в ячейке могут помещаться различные значения, а форма их представления остается неизменной. И с другой стороны, одно и то же значение, записанное в различных ячейках, с различными форматами, будет представляться по–разному. Например, пусть ячейка отформатирована таким образом, что вещественные числа отображаются с одним знаком после запятой. Если в эту ячейку попытаться поместить число 0,25, то это не удастся. Вместо него будет размещено число 0,3. То есть число 0,25 будет округлено до 0,3. Несмотря на это в расчетах будет использоваться введенное число 0,25, а не отображенное число 0,3.

Обычно данные вводятся в общем формате, который используется для отображения как текстовых, так и числовых данных. Если такой формат не удовлетворяет пользователя, то его можно изменить на более удобный. Это означает, что для каждой ячейки таблицы можно устанавливать собственный формат данных.

Для установления необходимого формата данных следует выполнить следующие операции:

– выделить ячейку или группу ячеек, для которых предполагается установить новый формат;

– открыть окно Формат ячеек одной из следующих операций:

– нажать комбинацию клавиш Ctrl + 1;

– вызвать контекстное меню (щелчком правой клавиши мыши), где

выбрать пункт Формат ячеек;

– использовать главное меню Формат – Ячейки – Формат ячеек;

– в раскрывшемся диалоговом окне сделать необходимые установки.

Ранее отмечалось, что размер текстового значения (непрерывная последовательность букв, цифр, специальных знаков), размещаемого в ячейке, не должен превышать 255 символов. Если же в ячейку требуется ввести текст достаточно большого размера, то следует использовать режим переноса текста по словам. Для этого необходимо

– в диалоговом окне Формат ячеек раскрыть вкладку Выравнивание;

– установить флажок перед строкой Переносить по словам.

После выполнения этих операций текст будет размещаться в нескольких строках внутри одной ячейки.

В диалоговом окне Выравнивание можно установить и другие параметры по аналогии с форматированием абзацев в текстовом редакторе MS Word: выравнивание по горизонтали, выравнивание по вертикали, размер отступов. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. На этой же вкладке можно устанавливать различную ориентацию текста по предлагаемому образцу, то есть указать наклон в градусах.

На вкладках Граница и Вид окна Формат ячеек находятся элементы управления, с помощью которых для произвольной группы ячеек можно выбрать желаемый вариант обрамления и заливки.