Подготовка регламентированного отчета

Для ввода нового регламентированного отчета необходимо найти в справочнике Регламентированные отчеты строку с наимено­ванием нужного отчета и дважды щелкнуть по ней мышью или нажать кнопку Новый верхней командной панели справочника.

На экран будет выведено стартовое окно, в котором необходимо указать организацию, для которой будет составляться отчет, вы­брать периодичность представления отчета - ежемесячно или ежеквартально, и период составления отчета.

 Для отчетов, пред­ставляемых за полугодие или год, необходимо выбирать перио­дичность «Ежеквартально», и указывать в качестве отчетного пе­риода 2 квартал (полугодие) или 4 квартал (год) отчетного года.

После нажатия на кнопку ОК стартового окна будет открыта форма регламентированного отчета, содержащая бланк отчета и области диалога для управления заполнением и печатью отчета. Первоначально, в бланке отчета заполнены только сведения об организации и ответственных лицах организации. 

Для тех форм отчетности, для которых существует возможность автоматического заполнения по данным информационной базы, в верхней командной панели присутствует кнопка Заполнить (для отчетов, заполняемых без вызова стартовой формы, - кнопка Сформировать).

После ее нажатия будет выполнен расчет по данным, имеющимся в информационной базе, и заполнение бланка отчета. Нажатие на кнопку Очистить приводит к очистке отчета.

Заполненный отчет представляет собой таблицу, частично дос­тупную для редактирования. Доступность ячеек для редактирова­ния обозначается цветом фона.

Часть ячеек таблицы отчета окрашена в белый цвет - такие ячейки редактировать нельзя.

Ячейки, окрашенные в желтый цвет, предназначены для заполне­ния вручную: в такие ячейки пользователь может вводить допол­нительную информацию.

Ячейки зеленого цвета вычисляются автоматически на основе данных, введенных в другие ячейки.

Те ячейки отчета, которые заполняются автоматически по данным информационной базы, окрашены в светло-зеленый цвет.

Если отчет состоит из многих разделов (например, это почти все налоговые декларации), то его форма содержит соответствующие закладки, а в верхней командной панели присутствует кнопка Настройка.

По нажатию на эту кнопку вызывается диалог настройки, в кото­ром можно указать, какие разделы отчета следует показывать на экране и выводить на печать.

Регламентированные отчеты не обеспечивают ав­томатического формирования проводок. Поэтому в тех случаях, когда сформированные отчеты должны быть отражены в налого­вом и бухгалтерском учете (например, при формировании нало­говых деклараций по ряду налогов), соответствующие проводки следует вводить вручную.

Для форм отчетности, которые могут заполняться автоматически по данным информационной базы, существует возможность пока­зать алгоритм формирования ячеек отчета. Такой режим называ­ется Расшифровкой значения показателя отчета. Режим досту­пен не для всех форм отчетности: формальным признаком воз­можности расшифровки для конкретного регламентированного отчета является присутствие кнопки Расшифровка в верхней командной панели формы отчета.

Если для выделенной ячейки можно получить расшифровку, по­сле нажатия кнопки Расшифровка или клавиши F5 будет вы­дано окно, табличный документ, содержащий описание алгоритма заполнения ячейки.

Из окна, содержащего расшифровку, можно вызывать стандарт­ные отчеты для более детального раскрытия сумм отчета.

 Хранение регламентированных отчетов

Для работы с сохраненными регламентированными отчетами предназначен журнал отчетов. Чтобы открыть журнал, следует в справочнике Регламентированные отчеты выбрать любой отчет и нажать кнопку Журнал отчетов верхней командной панели.

С журналом регламентированных отчетов можно работать как с обычным журналом документов системы «1С: Предприятие 8.2». В журнале отображается список всех ранее сформированных и со­храненных отчетов, причем если в журнале хранится слишком большое количество отчетов, то для удобства просмотра при по­мощи управляющих элементов в верхней части окна журнала можно отфильтровать отчеты по организации, виду отчета, пе­риоду или коду налоговой инспекции.

Из журнала можно открыть любой ранее сформированный отчет, внести в него изменения и заново сохранить с уже внесенными изменениями. Необходимо иметь в виду, что если форма регла­ментированного отчета со временем была изменена, то отчет все равно будет открываться в форме, соответствующей периоду составления отчета. Можно повторно распечатать отчет, можно уда­лить старые или неправильно заполненные отчеты.

Сформированная отчетность по физическим лицам хранится в отдельном журнале.