Основные причины потерь рабочего времени и пути их снижения, делегирование полномочий

Основными причинами потерь времени являются:

– нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах;

– неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;

– неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

– отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

– нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.

Для сокращения потерь рабочего времени надо совершенствовать контроль за его использованием. Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль за своевременным началом и окончанием работы за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены). Этот контроль осуществляют руководители. Его объектами являются:

– своевременная явка рабочих и служащих на работу, выявление всех неявившихся и опоздавших;

– нахождение работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также своевременность их обеденного перерыва;

– своевременность ухода сотрудников с работы по окончании рабочего дня или смены;

– фактически отработанное ими время, время простоя и другие виды недоиспользования рабочего времени по разным причинам.

Дефицит рабочего времени руководителей и исполнителей – серьезная управленческая проблема. Он ведет к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов.

Обычно коэффициент занятости руководителя (соотношение фактической и нормативной занятости) равен 1,2-1,6. Полезно используется при этом 70-80 % времени.

Многие руководители испытывают дефицит рабочего времени по той причине, что пытаются все проблемы решить сами. Правильное делегирование полномочий – основа научной организации труда (определение и направления из курса ОТО знать) менеджера. Делегирование полномочий предполагает:

- вместе с ответственностью за поручаемый участок работы подчиненный должен получить и определенные полномочия, т.е. право принимать решения;

- в пределах его компетенции подчиненному должна быть предоставлена определенная свобода;

- выбор исполнителя должен быть продуман. Не всегда следует поручать реализовывать какую-идею тому, кто ее предложил, так как одно дело предложить и совсем другое – реализовать это на практике. Для этого могут требоваться определенные качества, опыт, интуиция, творческие способности и т.д.;

- за подчиненным должно быть призвнано право на ошибку, иначе его инициатива будет скована.

Иметь время для руководителя – это:

– выполнять все важные дела в течение 4-6 ч;

– выделять один час для собственной важной работы;

– твердо знать, что в данный момент нет срочных дел;

– иметь возможность за счет резерва всегда выполнить срочное дело;

– избегать стрессов.

Управление рабочим временем требует высокой самодисциплины, ломки старых привычек, формирования новых стереотипов, изменения поведения людей, с которыми приходится вступать в контакт. Для распределения времени надо знать приоритеты работы (ее главную цель, требуемые действия, ожидаемые результаты).

В организации  необходимо создание такой обстановки, попав в которую люди могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время.

Начав считать затраты личного времени, человек быстро понимает, что его потери напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления, что может быть подготовкой почвы для организационных преобразований, рационализации работы фирмы в целом. Это путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.

Для экономии времени необходимо следующее:

– составлять график рабочего дня и осуществлять постоянный текущий самоконтроль;

– не разбрасываться, а заниматься одним делом. Уметь отличать главное от второстепенного. Руководствоваться не тем, что хотелось бы сделать, а делать самое важное в данный момент. Действовать согласно намеченным приоритетам и делать работу сразу и до конца;

– не отвлекаться на возникающие проблемы, которые могут потребовать новых действий (их целесообразно зафиксировать и вернуться к ним позже), что позволит завершить начатое, а им – «отлежаться» и принять более зримые очертания. Фиксация материала полезна также на случай внезапных перерывов в работе, поскольку позволяет быстрее вернуться к ней;

– не совершать импульсивных поступков, ибо при работе урывками тратится больше времени;

– на рабочем столе не держать ничего лишнего. Это помогает сконцентрироваться;

– избегать ненужных встреч;

– не читать излишнюю информацию, но полезную записывать на карточку и переносить в память компьютера;

– предупредить людей о времени, когда вас нет и придерживаться этого расписания, попросить не отвлекать, объяснив причину; предложить встретиться в другое время; уйти «по делам»;

– сразу предупреждать посетителей о располагаемом времени;

– не отвлекать других (захват временнόго пространства ведет к конфликту).