2018-03-09
149
Ключевым документом, определяющим взаимодействие сторон при внедрении программных решений является техническое задание, в котором содержится совокупность требований к функциональности программного решения и критериев проверки и приемки. Основной вопрос, на который должно отвечать техническое задание: что должна делать будущая система? Процесс подготовки технического задания состоит из разработки, оформления, согласования и утверждения документа. Как правило, он представляет собой совместную работу специалистов организации-заказчика и организации-исполнителя. В этих работах принимают участие продуктовые ИТ - консультанты.
Техническое задание выдается организацией-заказчиком организации-исполнителю (системному интегратору) работ по внедрению программных решений, в его содержательную часть включаются разработанные ранее требования к ИС.
Методической поддержкой для подготовки технического задания является ГОСТ 34.602-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы", в котором определен перечень требований к содержанию документа и проведению испытаний.
В соответствии с указанным стандартом техническое задание включает следующие разделы, которые могут быть разделены на подразделы:
общие сведения;
назначение и цели создания (развития) системы;
характеристика объектов автоматизации;
требования к системе;
состав и содержание работ по созданию системы;
порядок контроля и приемки системы;
требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;
требования к документированию;
источники разработки.
Характеристика работ, выполняемых продуктовым ИТ-консультантом: Организация управления процессом внедрения на основе создания совместных рабочих групп.
Как и любой проект, проект по внедрению нуждается в собственной организационной структуре, в которой должны найти свое отражение объем и сложность задач по внедрению. В такой структуре должны быть объединены специальные знания сотрудников функциональных подразделений организации, знания по управлению проектами и методологии внедрения программного продукта.
При создании организационной структуры проекта внедрения разрабатываются квалификационные требования к участникам, оцениваются трудозатраты по каждому этапу внедрения и определяется необходимое число участников, проводится спецификация ролей и областей ответственности каждого члена команды, осуществляется отбор персонала и его обучение методологии внедрения и применяемому инструментарию.
Примером организационной структуры проекта внедрения ERP-системы на крупном промышленном предприятии может служить следующая организационная структура:
координационный комитет, в состав которого входят руководство предприятия и менеджеры высшего звена, в том числе главный менеджер проекта, а также назначенный управляющим директором ведущий консультант;
руководитель проекта и группа проекта внедрения, в состав которой входят техническая команда, представители ключевых пользователей, консультанты, представители высшего звена руководства.
Организационная структура проекта может включать в свой состав различные совместные рабочие группы, которым поручаются отдельные задачи внутри проекта. Это подразумевает назначение различных членов рабочих групп, назначение их руководителей и создание структуры отчетности для составления отчетов о результатах деятельности каждой рабочей группы, которые затем консолидируются в общий отчет о выполнении проекта.
Методологии внедрения ведущих разработчиков программных средств предусматривают определенные организационные структуры проектов внедрения и четкое распределение ролей с соответствующими требованиями к их навыкам и знаниям, закрепленное в документации. Примером является документация по методологии внедрения AcceleratedSAP, в которой подробно определены роли всех участников организационной структуры проекта, в т.ч. и консультанта по приложениям.
Следует отметить, что в состав организационной структуры проекта внедрения обязательно входят продуктовые ИТ- консультанты. Так, в организационную структуру проекта SAP включают лидеров по модулям (Module Leaders), которые несут ответственность за каждый из базовых модулей, планируемых к внедрению.
Продуктовые ИТ-консультанты участвуют в работах по разработке стратегии внедрения в составе основной организационной структуры, а также выполняют определенные задачи на отдельных этапах внедрения в составе совместных рабочих групп и выполняют следующие основные обязанности:
обучение членов рабочей группы методологии внедрения, применяемой в
данном проекте;
обучение пользователей работе с программным продуктом;
подготовка учебных материалов;
ответственность за соблюдением сроков внедрения конкретных модулей
программного продукта;
разработка необходимой документации;
помощь в процессе настройки программного продукта на
сформулированные требования;
разработка методики испытаний и управление рабочей группой во время
проведения испытаний;
мониторинг результатов внедрения и внесение необходимых
модификаций;
обсуждение замечаний пользователей и выявленных узких мест проекта;
консультации пользователей.
Характеристика работ, выполняемых продуктовым ИТ-консультантом: Работы при определении границ проекта и плана внедрения. Управление процессом настройки программного продукта.
Работы при определении границ проекта и плана внедрения
Основой подготовки устава проекта является стандарт ANSI PMI PMBOK® 3-rd Edition (2004) - основной стандарт, описывающий все процессы управления проектами.
Устав проекта - первый официальный документ проекта, формально удостоверяющий существование проекта. Данный документ наделяет менеджера проекта правом задействовать ресурсы организации на операциях проекта.
Устав может включать в себя:
общее описание проекта (руководитель, начало проекта, завершение
проекта, краткое описание);
цель или обоснование проекта, задачи проекта;
границы проекта (основные выполняемые работы);
результаты проекта, систему мер (методы оценки результатов), состав и
структуру проектных отчетов;
организационную структуру проекта;
описание ролевых функций участников проекта;
описание процедур взаимодействия;
расписание контрольных событий (основные даты);
описание процедур управления изменениями, проблемами и рисками;
бюджет проекта.
В процессе подготовки Устава проекта и базового плана основными задачами продуктового ИТ-консультанта является определение рамок проекта внедрения, выбор стратегии внедрения и стратегии развертки (определяющей план разворачивания системы с пилотного участка на остальные, определенные рамками проекта внедрения), планирование проектной деятельности.
Для определения рамок проекта необходимо выделить те виды деятельности и подразделения, которых коснется автоматизация.
Определение границ проекта проводится на этапе предварительного обследования организации. В ходе предварительного обследования собирается вся макро-информация об организации: сведения об организационно- функциональной структуре, направления деятельности, выполняемые работы и услуги, масштаб организации. Границы проекта - это определенный перечень работ или бизнес-процессов, которые затрагивает автоматизация. Границы проекта являются базисом для определения сроков проекта и его стоимости, планирования проектных работ.
Исходя из информации, полученной в результате предварительного обследования, продуктовый ИТ-консультант формирует отчет, регламентирующий границы проекта. Очерченные границы проекта являются исходной информацией для разработки Устава проекта.
Стратегия внедрения определяет подход к внедрению программного продукта в организации. Существуют различные стратегии внедрения, используемые ведущими разработчиками программных продуктов. Например, при внедрении ERP-систем обычно применяют стратегии "Большого взрыва", "Шаг за шагом", пилотное внедрение.
Принцип "Большого взрыва" предполагает одновременное внедрение всех функциональных модулей программного продукта и замен старых систем.
При подходе "Шаг за шагом" внедрение функциональных модулей разносится во времени, когда по окончании одного внедрения начинается другое.
При пилотном внедрении в определенном подразделении предприятия реализуется прототип будущей системы, который в случае успеха распространяется на другие подразделения с учетом накопленного опыта. При этом сам прототип может внедряться по принципу "Большого взрыва" или "Шаг за шагом". После завершения пилотного проекта прототип системы переносится на остальные участки в соответствии со стратегией развертки. Как правило, при этом проводятся минимальные изменения, обусловленные спецификой участков.
Выбор подходящих стратегий внедрения и развертки является решающим фактором успеха проекта внедрения.
На основе принятых стратегий, с учетом поставленных целей проекта, выделенных ресурсов и финансов разрабатывается базовый план проекта внедрения.
Базовый план проекта (по стоимости, срокам) - официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта, и который используется для управления и контроля за исполнением проекта. В состав такого плана входит план освоения ресурсов и бюджета, календарный график, определяющий сроки прохождения различных рубежей проекта. Такой план не является статичным, он совершенствуется по мере выполнения проекта и прохождения различных этапов. Обычно базовый план проекта включает:
перечень этапов, подэтапов, задач и их взаимосвязь;
сроки выполнения этапов, подэтапов, задач, включая все виды
деятельности, которые включены в график реализации;
сроки предоставления результатов;
трудоемкость этапов;
планируемые ресурсы по этапам.
