Учет издаваемых конфиденциальных документов

Печатание проектов КДв следует осуществлять в специально оборудованных помещениях подразделения КД или машинописного бюро.

В случае, если д-т печатается с черновика на первом листе черновика должны быть проставлены кол-во необходимых экземпляров проекта д-та и фамилия исполнителя.

Последовательность подготовки КДа: подготовка и учет носителей для разработки проекта; составление проекта; учет и печать проекта (уничтожение листов); проверка проекта, визирование подписание иначе исправление (уничтожение черновиков, лишних эл-ов); отправление с помещением послед.экз. в дело или перевод на ВХ или исполнение и помещение в дело.

После приема черновика ему присваивается учетный № по журналу учета изданных КДв, имеющих графы: учетный № и гриф конф.; дата; вид; фамилия инициалы исполнителя: учетный № черновика, кол-во листов; кол-во отпечатанных экз.; кол-во листов в каждом экз.; подпись за получение черновика, отпечатанных д-в и дата; отметка об уничтожении испорченных листов; отметка о получении и уничтожении черновика; подпись за возврат отпечатанного д-а дата; № эл-ов; куда отправлен; с каким д-и отправлен и дата; местонахождение (в ор-ии); местонахождение (ВХ).

За получение отдельных черновиков, типовых форм д-а или рабочей тетради, с к-х должен печататься проект, сотрудник подразделения КД дает расписку или делает отметку в реестре временно выдававших д-в, к-е имею графы: дата; вид; учетный № или гриф конф.; кол-во листов; подпись за получение и дата; подпись за возврат и дата.

При необходимости изготовления дополнительныхэкз-в проекта д-а в графе 6 журнала учета изданных д-в под ранее произведенной записью ч-з знак + проставляется кол-во дополнительных изготовленных экз-в.

После обработки проекта текстового д-а исполнитель должен проставить на экз-х д-а из номера, получить необходимые визы должностных лиц, подписать проект и соответствующего руководителя и передать все экз-ы д-а вместе с черновиком в подразделение КД.

Испорченные, не являющиеся черновиком листы спец. блокнота, если он предназначен для использования несколькими исполнителями, так же должны изыматься и уничтожаться.

Уничтожение черновиков должно производиться после проверки наличия КДв за истекший день, что позволяет в случае недостачи каких-л. д-в, проверить содержание папки на предмет случайного помещения в нее недостающих д-в.

Если изданный КДт подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным учетным №, на нем проставляется гриф конф., соответст. грифу конф. приложения, не зависимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конф. И.

Для обеспечения последовательности проставления номеров конф. распорядительных д-в могут вестись журналы учета по каждому их виду отдельно.

Журнал учета: №; дата; учетный № и гриф К.; заголовок; кол-вл экз.; кол-во листов в экз.; местонахождение

Получение конфиденциальных документов и их учет.

Если в организации вся входящая корреспонденция поступает в экспедицию, а так же при получении пакетов в нерабочее время дежурным, а передаются в подразделение КД в нераспечатанном виде под роспись.

Все док.и пакеты, поступающие из другой. организаций подлежат учету в подразделении КД: При нарушении оформления пакетов, не соответствие данных на пакете и в сопроводительном письме, повреждении упаковки составляется акт в 2х экземплярах, к-й подписывается сотрудниками, принимающими пакеты.

При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и в док.наименования отправителя и адресата грифа конф., номеров док, № экз-в.

При несоответствии на пакете и в д-е или на д-е и в приложении учетных №, несовпадение грифов К., недостачи или изменении листов и экз-в, а так же если д-т отправлен ошибочно, подразделением КД составляется акт в 2х экз, при этом 2 экз-р вместе с лицевой стороной пакета направляется отправителю.

Ошибочно присланные д-ы могут по согласованию с отправителем пересылаться по назначению, за его учетным № в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета отправителя.

На самом док. в правом нижнем углу 1 листа проставляется отметка о поступлении, которая содержит входящий №, присвоенный гриф К, дату поступления, кол-во листов.

При наличии приложений, кроме отметки о поступлении на 1 листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штампом или пишется «к входящему №».

Присланные машинные носители регистрируются в журнале учета поступивших д-в, а затем в журнале учета машинных носителей.

Если док.отправлялся или возвращен с сопроводительным письмом, то это письмо регистрируется за очередным № в журнале учета поступивших док.

Все поступившие документы подлежат учету.