Перечни конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы (КД) должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении управленческих, производственных и иных действиях.

Установление состава издаваемых КД направлено не только на предотвращение необоснованного их издания, но и на исключение избыточной КИ в них, определение кол-ва их экземпляров, адресатов, к-м они должны направляться.

Такимрасчетом, чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления совсем д-ом лиц, имеющих доступ только к части содержания д-та.

Разработка перечня издаваемых документовов целесообразна только для тех из них, которые носят периодических и постоянный характер.

Перечень издаваемых КДв включает графы: порядковый №; наименование; основание для конф.; срок конф.; подразделения или должностные лица, согласующие д-нт; должностные лица, утверждающие д-нт; кол-во экземпляров; адресаты; периодичность издания д-та.

С перечнями под роспись должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать соответствующие КДы.

Гриф конфиденциальности перечней должен соответствовать совокупной степени конф. сведений, содержащихся в графах этих перечней.

                          

Система доступа к конфиденциальным документам.  

Требования при разработке системы доступа к конфиденциальным документам:

1. доступ к конфиденциальным документам может быть предоставлен только сотрудникам, письменно оформившим с организацией отношения о неразглашении ставших им известными конфиденциальных сведений
2. доступ к конфиденциальным документам должен быть обоснованным.
3. система доступа должны давать возможность обеспечивать исполнителей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами (но только с теми, которые действительно необходимы)
4. доступ к конфиденциальным документам должен быть санкционированным (с разрешения уполномоченного лица и только в отношении подведомственной этому лицу информации)
5. доступ должен оформляться письменно по каждому конфиденциальному документу.

Порядок разработки доступа к конфиденциальным документам регламентируется "положением о режиме коммерческой (служебной) тайны организации (предприятия)".

               

Учет носителей конфиденциальной информации.

Носителями документированной конфиденциальной информации могут быть:

1) Для традиционных текстовых документов – блокнот; Рабочая и стенографическая тетради;

2) Для чертежно-графических документов - листы ватмана, калька

3) Для машиночитаемых документов - маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты, карты и т.п.;

4) Для аудио- и видеодокументов - кассеты с магнитной пленкой, лазерные диски,

5) Для фотодокументов - кассеты с фотопленкой, фотобумага,

Основными задачами учета носителей конфиденциальной информации можно назвать следующие:

закрепление факта присвоения носителю категории конфиденциальности, ограниченного доступа;

присвоение носителю учетного номера и включение его в справочно-информационный банк для обеспечения контроля за использованием и проверки наличия;

документирование фактов перемещения носителя между руководителями и сотрудниками фирмы, закреплением персональной ответственности за его сохранность;

контроль работы исполнителя и своевременного уничтожения носителя или его частей, потерявших практическое значение.