Должностная инструкция

Это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, и ответственности – должностную инструкцию.

Текст должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

3. Права;

4. Ответственность;

5. Взаимоотношения.

На основе должностной инструкции определяются: порядок назначения на должность и освобождения от нее, непосредственное подчинение работника, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); устанавливается конкретное содержание деятельности работника и его полномочия, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей, а именно право принимать определенные решения, самостоятельно подписывать документы в рамках его компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю и т.д. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Как показывает практика, расплывчатые формулировки должностных прав и обязанностей, а также элементарное незнание их работником часто служит предпосылкой конфликтных ситуаций в организации.

Задача должностных инструкций – максимальная конкретизация функций работников с учетом общего объема работы и оптимального распределения обязанностей между сотрудниками коллектива.

Методика составления должностных инструкций может быть различной, например следующей:

1) первый этап – беседа с персоналом организации, в ходе которой выясняются функции каждого сотрудника (как он себе их представляет);

2) второй этап – беседа менеджера с непосредственными руководителями о функциях;

3) третий этап – анализ полученных материалов каждого сотрудника. Возможен и другой вариант, когда вначале опрашивается руководитель подразделения, а затем – подчиненный.

На практике нередко руководитель сам составляет должностную инструкцию, учитывая индивидуальные способности работника. Если это не вакантная должность, целесообразно участие самого сотрудника в проектировании инструкции. С одной стороны, этого требует профессиональная этика, а с другой – непосредственный исполнитель обычно лучше, чем кто бы то ни был, знает в деталях содержание своей деятельности.

Должностная инструкция дает возможность получить статическую картину содержания труда работника. Однако не менее важно выяснить, как выглядят те или иные функции в действии, например, сколько рабочего времени занимает выполнение того или иного задания. Способом получения подобной информации является фотография рабочего дня. Результат подобных исследований представляет особый интерес для решения проблемы рационального распределения рабочего времени.

Фотография (или самофотография) рабочего времени – это последовательная регистрация в специальной карте затрат времени на все рабочие операции и перерывы. Хронометраж отдельных операций имеет важное значение для выработки оптимальных норм на их выполнение.

Теперь рассмотрим распорядительную документацию, в т.ч. плановые, распорядительные и отчетные документы.

Плановые документы

Любая деятельность, чтобы быть успешной, должна планироваться. Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы всегда составляются на какой-либо определенный срок (например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц, или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором).

Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, служб, в форме планов командировок и графиков отпусков. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

План – документ, устанавливающийперечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той, или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Графы таблицы – наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса, исполнитель, срок исполнения, отметка об исполнении.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа («план»), дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.