2018-02-13
2587
Деловые отношения (заключение сделки между деловыми партнерами, отношения работодателя и работника, взаимоотношения между организациями и структурными подразделениями и т.д.) оформляются документально (в письменной форме).
В процессе делового общения его участники используют в своей деятельности различные виды документов: договоры, приказы, докладные записки, заявления, должностные инструкции, деловые письма.
Рассмотрим понятия документа, документирования и системы документации.
Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической силой (т.е. его применимостью в определенное время на определенной территории).
Документирование представляет собой регламентированный процесс записи информации на различных носителях, обеспечивающий ее юридическую силу.
Особенностью документирования является то, что запись информации всегда осуществляется по определенным правилам, которые устанавливаются правовыми нормативными актами. Носитель информации является материальным объектом; в качестве носителя могут использоваться различные материалы, что связано с техническими возможностями исторического периода (например, в древности – обожженные таблички из глины, береста, папирус, пергамент, затем их сменила бумага; в настоящее время – наряду с бумажными широко используются и новые носители –магнитные и оптические диски, флеш-накопители, позволяющие использовать для документирования технические, в том числе и автоматизированные средства.
|
|
|
Таким образом, документ будет представлять собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Документы являются носителями первичной информации, именно в них она фиксируется впервые, что и отличает документы от других источников информации – книг, газет, журналов и т.д., содержащих переработанную вторичную информацию.
Документы входят в систему документации в качестве ее элементов.
Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ее оформлению.
Классификация документов приведена на рисунке 8.
Рисунок 8 – Классификация документов
С точки зрения системы документации все документы подразделяют на:
1) документы личного происхождения (личная переписка, дневники, мемуары);
2) официальные документы – в зависимости от обслуживания ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, производственные, судебные и т.д.
Средства, используемые для создании документов:
|
|
|
1) простые инструменты (ручка, карандаш) – при их помощи создаются рукописные документы (информация фиксируется в тексте) и графические документы (информация представлена изображением);
2) механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника) – при их помощи создаются фото-документы, кино-документы, фоно-документы (звуковые).
3) средства автоматизации (компьютерная техника) – создаются письменные документы на бумажном или электронном носителях.
Среди функций документов в деловых коммуникациях выделяют:
1) информационную – определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации (каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» – количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации);
2) управленческую – документ является средством управления деятельностью;
3) правовую – документ является средством закрепления и изменения правовых отношений, устанавливает или упорядочивает действия их участников (законодательные и правовые нормативные акты)
Теперь рассмотрим общие правила оформления документов.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа.
Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Образец формуляра устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение устанавливаются на основе Государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации». Всего установлено 29 реквизитов. Но так как их употребление зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.
Установлен следующий состав реквизитов, представленный в таблице 14.
Таблица 14 – Реквизиты для управленческих документов
| Наименование реквизита | Описание |
| 1. Государственный герб Российской Федерации | Изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, высших органов управления и др. |
| 2. Герб субъекта Российской Федерации | Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. |
| 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива ния) | Это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. |
| 4. Код организации (по ОКПО) | Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. |
| 5. Код формы документа (по ОКУД) | Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа. |
| 6. Наименование организации | Указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например: Министерство финансов Российской Федерации Академия бюджета и казначейства Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. |
| 7. Справочные данные об организации | Указывают только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефона, факса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке. |
| 8. Наименование вида документа | Является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ. |
| 9. Дата | Один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 21 декабря 2011 года следует оформлять: 21.12.2011. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2011.12.21. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты. |
| 10. Регистрационный индекс документа | Это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Проставляют одновременно с датой. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе. |
|
|
|
|
|
|
| 11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа | Проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.2011. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма. |
| 12. Место составления или издания | Обязательно указывают в том случае, если затруднено определение документа по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург». |
| 13. Гриф ограничения доступа к документу | Проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т.д. В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна) и «Конфиденциально». |
| 14. Адресат | Проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Максимально этот реквизит может состоять из следующих составных частей: 1) наименования учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже); 2) наименования структурного подразделения (в именительном падеже); 3) указания должности получателя (в дательном падеже); 4) фамилии, инициалов (в дательном падеже); 5) почтового адреса. Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например: ООО «Ромашка» Отдел рекламы Начальнику отдела Иванову М.А. 117134 Москва ул. Строителей, 8. |
| 15. Гриф утверждения | Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. |
| Например: УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия подпись Е.А. Тихонова 12.07.2011 | |
| 16. Резолюция | В ней фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6 в следующем порядке: Фамилия И.О. исполнителя Содержание поручения Срок исполнения Подпись руководителя Дата резолюции Например: Васильеву К.А. Подготовить проект контракта к 26.01.2007 подпись 11.01.2007 Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. |
| 17. Заголовок к тексту | Обязателен для всех документов, должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?» Например: Приказ о приеме на работу Положение о бухгалтерии Протокол собрания акционеров Должностная инструкция менеджера по кадрам |
| 18. Отметка о контроле | Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа. |
| 19. Текст документа | Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательствами Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную |
| часть; письма, заявления – просьбу, без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующей на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступали, постановили). В письмах используют следующие формы изложения: 1) от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»); 2) от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»); 3) от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным»). | |
| 20. Отметка о наличии приложений | Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте. |
| 21. Подпись | Это один из основных способов удостоверения документов. Является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например: Генеральный директор подпись Т.И. Осипенко В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например: Зав. кафедрой финансов профессор, д-р экон. наук подпись Е.П. Якушкин На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Например: Директор ЗАО «Лана» подпись К.Ю. Смирнов Директор ОАО «Синтез» подпись М.Е. Аверин |
| Так же несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например: Председатель комиссии подпись И.К. Корнеев Члены комиссии подписи Г.Н. Иванов В.В. Малахов А.В. Пшенко Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. | ||
| 22. Гриф согласования. Визы. | Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа; оно может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования (он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом). Оформляется следующим образом: | |
| СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 14.05.2008 № 4 | СОГЛАСОВАНО Зам. председателя Госстандарта подпись П.В. Доронин 16.09.2011 | |
| Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись». Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например: Главный бухгалтер подпись И.Д. Луконина 12.07.2011 Виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата. | ||
| 23. Печать | Ставится на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются. | |
| 24. Отметка о заверении копии | Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например: Верно Инспектор личная подпись О.В. Белова 01.06.2011 | |
| 25. Отметка об исполнителе | Необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Петров Иван Васильевич тел. 924-45-67 |
| 26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | Проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа. Данный реквизит включает в себя слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. |
| 27. Отметка о поступлении документа в организацию | По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например: ЗАО «Эталон» Дата 27.06.2011 Вх. № 14 |
| 28. Отметка для автоматического поиска документа | Может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные. |
Следует отметить, что во всех видах деловых коммуникаций, в том числе и письменных (т.е. в служебной документации) следует соблюдать высокую культуру. Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания. Например, точность составления текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения; многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств.
При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг, км, руб., коп., и т.п.
На рисунке 9 представлены организационно-распорядительные документы, которые используются в деловых коммуникациях.
Рисунок 9 – Организационно-распорядительные документы
Деловые документы можно представить в виде комплекса систем, основными из которых являются:
- организационная документация (в т.ч. организационно-правовые документы)
- распорядительная документация (в т.ч. плановые, распорядительные и отчетные документы);
- информационно-справочная документация (в т.ч. справочно-информационные документы и справочно-аналитические документы).
Организационные (организационно-правовые) документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.
Эти документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций. Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. К организационным документам относятся: устав организации; положение об организации, положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание и должностные инструкции.
Рассмотрим составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов.
Устав
Это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации и учреждения.
В зависимости от деятельности организации текст устава может содержать следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Акционерный (уставной капитал);
3. Порядок деятельности;
4. Управление;
5. Учет и отчетность; распределение прибыли;
6. Прочие накопления;
7. Прекращение деятельности.
В Устав также быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.
В Уставе указываются: полное и сокращенное официальные названия организации, ее статус, почтовый адрес, наличие филиалов и дочерних фирм, предмет и цели деятельности; определяются размеры вкладов каждого учредителя в уставной капитал, условия увеличения (уменьшения) уставного фонда; устанавливаются цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности; регламентируется состав органов Управления и их полномочия; устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, а также порядок распределения прибыли; устанавливается порядок ликвидации организации и его реорганизации.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа («устав»), место составления документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.
Положение
Представляет собой вид организационно-правовых документов, на основании которого действуют государственные бюджетные организации.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовые положения, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Различаются Положения об организациях и Положения о структурных подразделениях (службах).
Текст Положения об организации включает разделы:
1. Общие положения;
2. Основные задачи;
3. Функции;
4. Права и обязанности;
5. Руководство;
6. Взаимоотношения и связи;
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности;
8. Реорганизация и ликвидация.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа («положение»), дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
