Принципи організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу

Принцип цілісності передбачає розгляд системи як об'єкта, як єдності, якість котрої не зводиться до властивості будь-якої з окремих частин, що утворюють її. Цілісність обліку системи як об'єкта виявляється у двоїстому (подвійному, балансовому) уза­гальненні господарських фактів — явищ та процесів.

Цілісність контролю й аналізу господарської діяльності із сис­темного погляду виявляється в комплексному використанні всіх джерел економічної інформації. Орієнтація на окремі джерела (планові, нормативні, облікові тощо) призводить до порушення системного підходу.

Принцип усебічності передбачає врахування всіх внутрішніх зв'язків і відносин системи, усіх факторів, що впливають на її функціонування.

Складність процесу організації бухгалтерського обліку, конт­ролю й аналізу в управлінні господарством пов'язана з наявністю численних варіантів узгодження можливостей людей, техніки, природних умов та інших складових першого.

Принцип субординації передбачає необхідність побудови ієрархії елементів та відносин за чітко визначеними критеріями (мобільність, адекватність тощо).

Основним критерієм для системи бухгалтерського обліку, контролю й аналізу є адекватність організаційної та технологіч­ної структур господарства. Наприклад, облік матеріалів будуєть­ся адекватно організації складського господарства: за кожною матеріально відповідальною особою, місцем зберігання матеріа­лів; облік витрат на виробництво — за цехами, дільницями, бри­гадами, продукцією (виробами, роботами, послугами, групами виробів тощо); облік витрат на управління — за рівнями остан­нього, структурами, підрозділами.

Принцип динамічності встановлює, що всі характеристики системи слід розглядати не як постійні, а як такі, що змінюються до своєї протилежності.

Динамічність бухгалтерського обліку зумовлена постійним удосконаленням форм і методів його організації, розвитком форм виконання розрахунків, системи рахунків, застосуванням нових методів обліку ресурсів, затрат на виробництво й калькулювання собівартості продукції.

Принцип випереджувального відображення означає постійну наявність проблем, розв'язання яких продиктоване часом, а отже, потребує прогнозування найімовірнішого стану всіх систем у май­бутньому. Щодо системи бухгалтерського обліку це означає впро­вадження нормативного методу обліку витрат на виробництво.

Принцип системотвірних відносин потребує визначення са­ме тих зв'язків між частинами (елементами) системи, які забез­печують її цілісність, існування та розвиток. У цьому аспекті ці­лісність бухгалтерського обліку забезпечується прийомами дво­їстості (подвійності), тобто відображенням господарських фактів — явищ і процесів (балансовим узагальненням, бухгалтерською ко­респонденцією рахунків, проведенням), ієрархічною диференціа­цією рахунків (синтетичні, аналітичні, субрахунки різного порядку). Цілісність контролю й аналізу з цього боку забезпечується використанням усього арсеналу аналітичних методів, які розроб­лені теоретично та застосовуються на практиці.

Організація як спосіб упорядкування потребує додержання, крім названих, і таких принципів, як адаптивність, паралелізм, ритмічність, безперервність, прямоплинність, пропорційність.

Адаптивність щодо організації обліку, контролю та аналізу означає пристосування їх будови й функцій до конкретних умов управління.

Паралелізм в означеній діяльності тлумачиться як обов'язко­ва наявність систем (підсистем) бухгалтерського обліку, контро­лю й аналізу в усіх самостійних господарських підрозділах.

Ритмічність в організації обліку, контролю й аналізу означає рівномірне надходження даних і видавання вихідної інформації. Недодержання рівномірності призводить до порушення строків обробки такої інформації.

Безпосередність передбачає послідовність облікового, конт­рольного та аналітичного процесів під час розв'язування конкрет­них завдань.

Прямоплинність в організації бухгалтерського обліку, конт­ролю та аналізу означає забезпечення таких схем руху носіїв ін­формації щодо перебігу технологічного процесу, які максималь­но відповідають технологічним схемам, наприклад руху матері­альних цінностей у виробничому процесі або руху готових виро­бів під час їх продажу.

Пропорційність як принцип організації бухгалтерського об­ліку, контролю та аналізу вимагає правильного співвідношення між різними елементами й об'єктами організації, зокрема обчис­лювальної техніки, кваліфікаційного складу виконавців тощо. Пропорційність дає змогу збалансувати використання трудових і матеріальних ресурсів.

 

1.4. Основи організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу в умовах функціонування автоматизованої системи обробки інформації

Неодмінною умовою вдосконалення управління є докорінна реконструкція його технічної та інформаційної бази на основі ав­томатизованої системи обліку, контролю й аналізу з використан­ням автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ).

Одним з найважливіших завдань у цій справі є подальший розвиток і вдосконалення інформаційних систем підприємств із використанням нових засобів управління та сучасних технічних засобів. Відповідно до цього має змінитися роль бухгалтерсько­го обліку, а отже, методологічні й методичні його аспекти по­требуватимуть коригування. Бухгалтерський облік і бухгалтер­ська інформація в умовах автоматизованої системи обробки інформації використовуються значно ширше, ніж у разі ручної обробки даних.

Бухгалтерський облік доповнює інші інформаційні системи, причому основну час­тину вхідної інформації він дістає безпосередньо з останніх. Пе­ретворившись на одну з кількох таких підсистем, взаємозв'яза­них як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформа­ційної системи підприємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управління в разі застосування автоматизованих систем.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбуваєть­ся перехід від організації окремих елементів до впорядкування цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також нала­годження взаємозв'язків між окремими підсистемами й комплек­сами завдань.

Означений підхід в автоматизації бухгалтерського обліку в сучасних умовах має реалізовуватися у вирішенні сформульова­них далі завдань.

• Визначення ролі й місця бухгалтерського обліку в системі управління підприємством.

• Класифікування типів комплексів завдань, а також завдань інформаційної системи обліку, контролю та аналізу.

• Виокремлення ієрархічних рівнів, стосовно яких проводяться операції в інформаційній системі обліку, а також з'ясування характеру системотвірних зв'язків між ними, елементами, комплексами завдань і завданнями.

• Установлення умов і меж чинності інформаційної системи обліку.

• Контроль і аналіз.

• Побудова концептуальної моделі автоматизованої обробки облікової інформації.

• Створення інформаційної мови бухгалтера, яка дасть змогу користувачеві працювати в діалоговому режимі.

• Комплексний перегляд теоретичних і методологічних основ бухгалтерського обліку.

• Системне вирішення завдань обліку, контролю та аналізу.

• Використання засобів моделювання облікового, контрольного й аналітичного процесів.

• Організація автоматизованої системи дослідження; прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства.

• Розроблення сучасних засобів спілкування в діалоговому режимі з інформаційною системою обліку, контролю й аналізу.

• Створення на основі комплексного підходу автоматизованої системи прийняття управлінського рішення.

Розроблення облікової інформації — не кінцева мета, а лише частина облікової функції системи. Важливим завданням є ство­рення такого засобу передавання інформації конкретним корис­тувачам, що дає змогу їм правильно сприйняти останню й зрозу­міти її потенційну корисність.

В умовах автоматизованої обробки даних на організацію облі­ку істотно впливає теорія комунікації. Адже облік можна подати як інтегровану систему збирання, обробки, зберігання й переда­вання відповідної інформації, а основні принципи теорії комуні­кації дають змогу виробити найбільш оптимальні обсяги, терміни та напрями інформаційних потоків в обліку.

Як одиниця комунікації обліковець несе відповідальність за формування облікових показників і передавання їх користувачам. Для цього він має передусім визначити тип необхідних для реци­пієнтів блоків інформації, оскільки лише потреба в останній є, по суті, виправданням для встановлення комунікації. Як елемент ін­формаційної системи обліковець виконує водночас функції дже­рела інформації, передавача, користувача блоків, які забезпечу­ють «обіг» інформації за допомогою різноманітних механізмів зворотного зв'язку. Як комунікаційна одиниця користувач облі­кової інформації поєднує в собі всі частини комунікаційної сис­теми. Він виконує дві першочергові функції: інтерпретує обліко­ву інформацію й використовує її.

Задачі бухгалтерського обліку можна розподілити за певними ознаками залежно від практичних потреб, при цьому найважли­вішим критерієм є економічний зміст вихідних показників. Таке групування є базою для виокремлення основних типів АРМ бух­галтера, а саме:

1. АРМБ з обліку власності засновників.

2. АРМБ з обліку основних засобів.

3. АРМБ з обліку матеріальних цінностей.

4. АРМБ з обліку праці й заробітної плати.

5. АРМБ з обліку затрат на виробництво.

6. АРМБ з обліку продажу готової продукції, визначення доходів та фінансових результатів.

7. АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій.

8. АРМБ зведеного обліку та складання звітності. Кожному з названих АРМБ відповідає певний перелік задач.

Обліковий процес в умовах використання АРМБ характеризу­ється як ланцюжок взаємопов'язаних робочих місць — бухгалте­ра, а також працівників, дотичних до організації бухгалтерського обліку. Автоматизація послідовності розв'язування задач забезпечує чітку організацію технологічного процесу, дає змогу уник­нути повторного виконання окремих кроків. Важливим під час автоматизації бухгалтерського обліку є формування облікових функцій для певного переліку задач, розв'язуваних на АРМБ.

Лише за умови глибокого організаційного підходу вдається подолати консерватизм і негнучкість апарату бухгалтерії, нечіт­кий розподіл виконуваних обов'язків та дублювання в роботі, а отже, підвищити рівень організації праці бухгалтерів на підпри­ємствах. Саме організаційний принцип дає змогу виявити спосо­би вдосконалення обліку і в масштабі країни.