Стадії документообігу

Обробка документів і даних, які вони містять в обліковому процесі, полягає в перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями, які можуть бути здійснені вручну або з застосування'м обчислювальних машин. У будь-якому разі поділ облікового процесу на частини залежить від масштабів робіт і наявності технічних засобів.

Найбільш суттєвими в технології облікового процесу є операції передавання (від одного виконавця іншому) й обробки (виконання різних технічних, логічних та інших процедур).

Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання (або одержання) документа (даних) іззовні: просування від місця складання (або одержання) до місця обробки; рух у процесі обробки; рух після обробки до місця зберігання — архіву.

В умовах використання комп'ютерів — це стадії складання машиночитаного документа або одержання документа ззовні; формування груп (порцій) машиночитаних документів і складання на машиночитальному носії супровідного ярлика; передавання даних з машиночитаних документів на ПК першого рівня по каналах зв'язку або разом із супровідним ярликом (у спеціальній упаковці); обробка первинних даних на ПК; передавання машиночитаних документів до архіву.

Кожний вид операції складається з кількох елементарних видів робіт, які провадяться окремим виконавцем за визначений заздалегідь час. Кількість таких елементарних робіт може бути різною залежно від складності тієї чи іншої операції, документа, тривалості його руху.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву в часі між здійсненням господарського факту (операції) та одержанням необхідних відомостей (даних) про нього органами управління; застосування найбільш сучасних способів і засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього планування й подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання.

Для поліпшення організації руху носіїв облікової інформації його (рух) розподіляють на окремі стадії.

Тема 4: Організація обліку власного Капіталу