Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. В умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особливо ПК, — технічні (відео- і машинограми, дискети тощо). Проте завжди господарські факти — явища та процеси — мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодавчими актами.
Під час організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу.
Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси та є простішими, не потребують складних процедур обробки.
Якщо типових або уніфікованих документів немає, їх розробляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструкцій та рекомендацій.
3.4.1. Організація носіїв облікової інформації первинного обліку
Основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.
|
|
На вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб — фінансистів, постачальників, плановиків.
Якщо типових або уніфікованих форм первинних документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючи з органами Міністерства статистики України.
Основним напрямом удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація та стандартизація.
3.4.2. Організація носіїв облікової інформації поточного обліку
Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облікових реєстрів, на цьому етапі формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тобто застосовують нові носії — розрахункові таблиці. У процесі поточного обліку складають також різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.
Таким чином, на етапі поточного обліку використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.
|
|
Значна частина розрахункових таблиць рекомендована в централізованому порядку. Разом з тим часто їх розробляють безпосередньо на підприємствах.
Значний вплив на форми поточного обліку мають показники звітності. Для того, щоб з даних поточного обліку без додаткової роботи можна було заповнити форми звітності, під час розроблення форм поточного обліку попередньо вибирають показники звітності.
3.4.3. Організація носіїв облікової інформації підсумкового обліку
На цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та розрахункові таблиці.
Звітні форми фінансової звітності розробляють на основі господарської діяльності (промисловість, сільське господарство, будівництво, торгівля тощо). Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.
В умовах використання ЕОМ облікові реєстри та звітні форми складають за заданою програмою і видають на технічних носіях.
Загальні питання методики та техніки складання форм звітності викладені в додатках до цих форм.
У робочих інструкціях конкретизуються служби, посадові особи, строки, методика формування та деякі інші питання. Робочі інструкції сприяють поліпшенню й упорядкуванню робіт зі складання звітних форм.
Організація забезпечення формами паперових носіїв інформації здійснюється:
а) централізовано;
б) через придбання бланків у магазинах;
в) способом виготовлення бланків на замовлення в друкарнях.
Для того, щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздалегідь спланувати необхідну кількість бланків на рік та своєчасно подати замовлення у відповідні організації, друкарні.
Для нормального функціонування бухгалтерії треба мати приблизно 5—6-місячний запас бланків.
За способом зберігання носії облікової інформації поділяються на звичайні і суворої звітності.
Звичайні паперові носії облікової інформації зберігаються і обліковуються як канцелярське приладдя. Документи суворої звітності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідальна особа.
Машиночитані бухгалтерські документи (на дискетах) разом з описом у людиночитаній формі передають у спеціальній упаковці, яка забезпечує захист їх від пошкодження та організацію доступу до них.