Учёт расчётов с подотчётными лицами

-1-

 В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность выдачи наличных денег подотчёт на командировочные расходы, хозяйственные нужды и представительские расходы.

       Сумма аванса, выдаваемого подотчет на командировку, определяется по предварительному расчёту стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных. Перед отправлением работника в командировку необходимо по предприятию издать приказ, в котором указывается, какой работник и куда направляется в командировку, срок и цель командировки. Перед отъездом работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем и скрепленное печатью. В нём делаются отметки о датах выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы. Лица, убывающие в командировку, должны быть отмечены в Журнале регистрации работников, направляемых в командировку. В течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки работник должен составить отчёт о выполнении задания по командировке и авансовый отчёт. В авансовом отчёте указывается, сколько денег и на какие цели было израсходовано во время командировки. Каждая отражённая в нём сумма, за исключением суточных и расходов за пользование постелью, если поезд ночной, должна быть подтверждена документом. Все документы прилагаются к авансовому отчету. Оплата суточных производится по установленным нормам: многодневные командировки – 22 000 руб. за каждый день, однодневные -11 000 руб. за каждый день; если при оплате жилья не предоставлена квитанция, то по 6500 руб. за каждую ночь пребывания в командировке.

       Авансы на хозяйственные нужды выдаются на срок не более трёх рабочих дней, если расходы производятся в месте расположения предприятия и на срок не более 10-ти рабочих дней, если расходы производятся вне места предприятия. Аванс в размере одной базовой величины может быть выдан на срок до 30-ти рабочих дней. В начале года на предприятии руководителем должен быть издан приказ, в котором отражается список работников, имеющих право получать деньги подотчёт на хозяйственные нужды. В течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выдавался аванс, подотчётное лицо должно представить авансовый отчёт об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия. В качестве оправдательных документов к авансовому отчёту должны быть приложены различные чеки.

            Представительские расходы - расходы на приём и обслуживание иностранных делегаций. До приезда делегации необходимо издать приказ о приёме иностранной делегации, в котором указывается, цель визита, время пребывания делегации, количество членов, и назначается ответственный за организацию приёма делегации. Затем разрабатывается программа пребывания иностранной делегации. Составляется и руководителем утверждается смета расходов на приём делегации с указанием конкретных статей расходов и сумм, выделяемых на это по нормам. Утверждённая смета является основанием для выдачи подотчёт ответственному за приём денежных средств. По результатам приёма иностранной делегации подотчётное лицо в течение трёх рабочих дней должно представить авансовый отчёт с приложением всех оправдательных документов. После этого составляют смету фактических расходов и акт на списание расходов на приём и обслуживание делегации.

       Суммы, выданные подотчёт, разрешается расходовать подотчётным лицам только на те цели, на которые они выданы. Передавать аванс другому лицу запрещается. Новый аванс выдается только после полного отчёта по ранее выданному.

       Бухгалтер, получив авансовый отчёт, должен его обработать и произвести записи в журнале-ордере №7.

ТЕМА 3.

УЧЁТ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ