Документация по учету денежных средств

Постановлением ГосКомСтата России №132 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных средств при осуществлении торговых операций с применением ККМ.

КМ-1 – Акт о переводе показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ. Данный акт заполняется при переводе данных ККМ на нули.

КМ-2 – Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче ККМ в ремонт или возвращении её в организацию.

КМ-3 – Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам – данный акт заполняется кассиром в случае возврата товара покупателем в аптеку. Данный акт заполняется, если покупатель не вышел из аптеки и осуществляет возврат ЛС. Подобный акт заполняется в случае возврата некачественного товара (заводские блистеры пустые).

КМ-4 – Журнал кассира-операциониста. Заводится на каждую ККМ (если в торговом зале 4 ККМ, то должно быть 4 Журнала кассира операциониста, а кассовая книга одна на всю организацию).

КМ-5 – Журнал регистрации показаний суммирующих и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира операциониста. Если торговая организация работает без кассира-операциониста (супермаркет «Магнит»), то ККТ установлена на прилавке магазина, а покупатели самостоятельно отбивают выбранный товар, также ведется «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» по форме № КМ-5. Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью организации (индивидуального предпринимателя - при наличии) и подписями руководителя организации (индивидуального предпринимателя), главного бухгалтера организации и налогового инспектора. Записи в журнале ведутся специалистом (продавцом, кассиром, кассиром-контролером), контролирующим работу данных ККТ ежедневно в хронологическом порядке шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя (индивидуального предпринимателя) и главного бухгалтера. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации (индивидуального предпринимателя) и специалиста, работающего на ККТ.

КМ-6 – Отчет кассира - операциониста. Составляется кассиром ежедневно в конце смены, подписывается кассиром и сдается в бухгалтерию.

КМ-7 – Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации.

КМ-8 – Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ.

КМ-9 – Акт о проверке наличных денежных средств кассы – заполняется при проведении ревизии в кассе.

Прием и выдача денег из кассы являются хозяйственными операциями. Документы, которыми оформляются эти операции, служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет в организации.

Операции с наличными средствами должны производиться только в день составления приходных и расходных кассовых ордеров.

В приходных и расходных кассовых ордерах должно быть указано основание для их составления, а также перечислены реквизиты (номера и даты) прилагаемых к ним документов.

Документальное оформление поступления и выдачи наличных денежных средств проводится с использованием типовых форм:

КО-1 – «Приходный кассовый ордер»;

КО-2 – «Расходный кассовый ордер»;

КО-3 – «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

КО-4 – «Кассовая книга»;

КО-5 – «Журнал регистрации принятых и выданных кассиром денежных средств».

При оформлении приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров должны соблюдаться определенные правила:

- наличие представленного в бухгалтерию, а после проверки - к приложенного к ордеру юридического основания, т. е. первичного документа;

- заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток, так как в кассовых документах исправления не допускаются;

- приходные и расходные кассовые ордера, подписанные глав­ным бухгалтером, а РКО еще и руководителем предприятия;

- ордера, имеющие номер (нумерация производится с начала года раздельно для приходных и расходных кассовых ордеров);

- регистрация при составлении ПКО и РКО бухгалтером в «Жур­нале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

- регистрация документов кассиром в «Кассовой книге» после при­нятия или выдачи денег;                                     

- приходные и расходные кассовые ордера действительны толь­ко в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их надлежаще оформленных документов кассир обя­зан проверить:

- наличие и подлинность на документах подписи главного бух­галтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной подписи руководителя предприя­тия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разреши­тельная надпись руководителя, его подпись на расходном кассо­вом ордере не обязательна;

- правильность оформления документов;

- наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов).

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кас­сир обязан вернуть документ в бухгалтерию для надлежащего оформления.

В случае правильного оформления приходного или расходного ордеров кассир после пересчета денег принимает их (согласно ПКО) или выдает (по РКО). Лицу, сдавшему деньги, на руки выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписан­ная бухгалтером (или лицом на это уполномоченным) и касси­ром. При выдаче денег кассир должен требовать предъявления пас­порта или другого документа, удостоверяющего личность получа­теля. Кассир записывает номер, серию, кем, когда выдан доку­мент и отбирает собственноручную расписку получателя (лицо, получающее деньги, расписывается в РКО с указанием прописью полуденной суммы).

Деньги выдаются только лицу, указанному в ордере, или по надлежаще оформленной доверенности.

Немедленно после получения или выдачи денег кассовый ор­дер подписывается кассиром, а прилагаемые к нему документы погашаются штампом «Оплачено» или «Получено» с указанием даты. Затем каждый приходный или расходный кассовый доку­мент должен быть отражен в Кассовой книге.

Приходный кассовый ордер (ПКО)- форма КО-1

Приходный кассовый ордер является документом, которым оформляется поступление наличных денежных средств в кассу предприятия.

ПКО состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции к нему.

Подписи главного бухгалтера (или лица, на то уполномоченного) и кассира должны стоять на ПКО и на квитанции к нему. Кроме того, квитанция заверяется печатью (штампом) кассира, которая проставляется в месте, обозначенном М.П.

После регистрации ПКО в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов квитанция отрезается от ордера (по линии отреза) и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а ПКО остается в кассе.

При наличии у организации филиалов, представительств или иных обособленных подразделений головная организация может присвоить им коды. При оприходовании денег в кассу подразделения в графе «Код структурного подразделения» указывается этот код.

Сумма полученных денежных средств указывается прописью в соответствующих строках приходного кассового ордера и квитанции к нему. Запись делается с начала строки с большой буквы.

Расходный кассовый ордер (РКО) - форма КО-2

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации.

По строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма КО-3

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов.

Кассовая книга - форма КО-4

Кассовая книга предназначена для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Все поступления и выдачи наличных денег предприятие учитывает в кассовой книге. Количество кассовых книг на каждом предприятии - 1, т.е. у юридического лица одна кассовая книга. Записи в кассовой книге делает бухгалтер. Каждая организация ведет только 1 кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной (мастичной) печатью. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано …….листов», которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копирку шариковой ручкой.

Каждый лист заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр листа остается в кассовой книге. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, при этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Второй экземпляр является отрывным. Он служит отчетом кассира, который под расписку в кассовой книге вместе с приходными и расходными кассовыми документами в конце рабочего дня передается в бухгалтерию.

Первому и второму экземпляру листов присваиваются одинаковые номера.

В кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.            

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги за день, рассчитывает остаток денег в кассе на конец дня, который является остатком на начало следующего дня.

Подчистки, неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а так же главного бухгалтера. Контроль за ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма КО-5

Книга учета ведется только теми организациями, которые имеют в штате нескольких кассиров.

Она применяется для учета денег, выданных старшим кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенным лицам (раздатчикам), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Перед началом рабочего дня старший кассир выдает другим кассирам необходимые им для осуществления расходных операций суммы наличных денег, за которые они расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим кассиром за деньги, полученные от него авансом и принятые в течение дня по приходным документам. За кассовые документы по произведенным операциям и остаток наличных денег, переданных кассирами старшему кассиру, они также расписываются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.